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Guia de funções de utilizador

Cada utilizador no Mokapen pertence a uma ou mais organizações com uma função específica. A função define o que pode ver, criar e configurar: nem todos acedem às definições, nem todos convidam colegas, nem todos gerem faturação ou segurança. Este guia resume as seis funções principais e as permissões crescentes de Guest a Admin.

Visão geral das funções

O sistema prevê 6 funções principais, com permissões crescentes:

1. Guest (Convidado) — acesso mínimo
2. Limited User (Utilizador limitado) — acesso básico
3. User (Utilizador) — acesso padrão
4. Member (Membro) — acesso completo
5. Owner (Proprietário) — acesso administrativo
6. Admin (Administrador) — acesso superadministrativo

1. Guest (Convidado)

O que pode fazer

• Visualizar entidades a que foi explicitamente convidado (ex. tarefas, projetos)
• Ver informação limitada sobre atividades/projetos atribuídos
• Receber notificações relativas às atividades atribuídas

O que não pode fazer

• Criar novas entidades (contactos, tarefas, produtos, etc.)
• Modificar dados da organização
• Aceder às definições
• Visualizar a lista completa de utilizadores, contactos ou outras entidades
• Aceder a funcionalidades avançadas

Exemplos práticos

• Pode ver uma tarefa atribuída, mas não pode modificá-la
• Pode ver um projeto ao qual foi adicionado como stakeholder, mas não pode adicionar outros membros
• Não pode aceder ao menu «Definições» na barra lateral

2. Limited User (Utilizador limitado)

O que pode fazer

• Visualizar e gerir as suas próprias entidades (contactos, tarefas, produtos, etc.)
• Criar novas entidades (contactos, empresas, tarefas, produtos, encomendas, etc.)
• Visualizar a lista de utilizadores e equipas (apenas as de que faz parte)
• Aceder às funcionalidades básicas das apps ativas (Contatos, Vendas, Atividades, Tickets, etc.)
• Criar ligações entre entidades

O que não pode fazer

• Modificar as definições da organização
• Gerir utilizadores (convidar, remover, modificar funções)
• Criar ou modificar equipas
• Aceder às definições das apps (campos personalizados, colunas, etc.)
• Modificar as preferências da organização
• Gerir segurança e integrações

Exemplos práticos

• Pode criar um novo contacto e atribuí-lo a si próprio como owner
• Só pode ver as equipas de que faz parte na secção «Membros e equipas»
• Não pode modificar os campos personalizados na secção Definições
• Pode criar uma encomenda, mas não pode modificar as definições dos produtos

3. User (Utilizador)

O que pode fazer

• Tudo o que um Limited User pode fazer
• Convidar novos utilizadores para a organização
• Gerir utilizadores (visualizar, modificar, remover)
• Criar e gerir equipas
• Modificar a informação dos utilizadores

O que não pode fazer

• Aceder às definições gerais da organização
• Modificar as definições das apps (campos, colunas, etc.)
• Gerir segurança e integrações
• Modificar as preferências da organização
• Aceder às definições de faturação e planos premium

Exemplos práticos

• Pode convidar um novo colega e atribuir-lhe uma função
• Pode criar uma equipa «Vendas» e adicionar membros
• Pode modificar o perfil de um utilizador existente
• Não pode modificar os campos personalizados dos contactos nas definições
• Não pode aceder à secção «Segurança» na barra lateral

4. Member (Membro)

O que pode fazer

• Tudo o que um User pode fazer
• Aceder às definições das apps (campos personalizados, colunas, vistas, etc.)
• Modificar as definições de Contatos, Vendas, Atividades, Tickets, etc.
• Gerir a importação de dados
• Modificar a informação geral da organização
• Aceder às funcionalidades avançadas das apps

O que não pode fazer

• Gerir a segurança da organização (palavras-passe, autenticação de dois fatores, etc.)
• Modificar as preferências das aplicações (quais apps estão ativas)
• Gerir faturação e planos premium
• Gerir a exportação de dados
• Aceder a integrações avançadas
• Eliminar a organização

Exemplos práticos

• Pode personalizar os campos dos contactos (adicionar campos personalizados)
• Pode modificar as colunas visíveis na lista de produtos
• Pode importar um ficheiro CSV de contactos
• Pode modificar o nome e os detalhes da organização
• Não pode alterar o plano premium da organização
• Não pode modificar as definições de segurança

5. Owner (Proprietário)

O que pode fazer

• Tudo o que um Member pode fazer
• Gerir a segurança da organização
• Modificar as preferências das aplicações (ativar/desativar apps)
• Gerir faturação e planos premium
• Aceder às integrações
• Eliminar a organização
• Gerir o whitelabel (se disponível)

O que não pode fazer

• Aceder a funcionalidades reservadas aos Admin (se existirem)

Exemplos práticos

• Pode ativar ou desativar a app «Vendas» nas preferências
• Pode alterar o plano de Free para Premium
• Pode configurar a integração com Fatture in Cloud
• Pode modificar as definições de segurança (política de palavras-passe, 2FA, etc.)
• Pode eliminar a organização (com confirmação)

6. Admin (Administrador)

O que pode fazer

• Tudo o que um Owner pode fazer
• Acesso completo a todas as funcionalidades
• Gerir funcionalidades partner (se disponível)
• Acesso às funcionalidades Developer (se disponível e com plano Large ou superior)

Notas

No sistema seed, Admin e Owner têm as mesmas permissões. A diferença pode ser implementada ao nível da lógica de negócio ou para funcionalidades futuras.

Exemplos práticos

• Pode aceder à secção «Partner» (se a organização for partner)
• Pode aceder à secção «Developer» para API e webhooks (com plano Large ou superior)
• Tem acesso completo a todas as funcionalidades sem restrições

Comparação rápida por funcionalidade

Notas importantes

• As permissões podem variar consoante o plano Premium da organização (Free, Small, Medium, Large, Extra Large)
• Algumas funcionalidades requerem tanto a função adequada como o plano Premium necessário
• As permissões ao nível de Team podem limitar ainda mais o acesso a recursos específicos
• As apps devem estar ativadas nas preferências da organização para serem acessíveis

Perguntas frequentes

P: Um Limited User pode modificar um contacto criado por outro utilizador?

R: Depende das definições de privacidade e das permissões específicas. Geralmente só pode modificar as entidades de que é owner ou stakeholder.

P: Um Member pode eliminar a organização?

R: Não, apenas Owner e Admin podem eliminar a organização.

P: Um User pode ver todos os utilizadores da organização?

R: Sim, um User pode visualizar a lista completa de utilizadores, enquanto um Limited User vê apenas as equipas de que faz parte.

P: Qual é a diferença entre Owner e Admin?

R: No sistema base são equivalentes. Admin pode ter acesso a funcionalidades adicionais como Partner e Developer se estiverem configuradas.