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Papéis e permissões

O papel diz o que essa pessoa pode fazer na organização: convidar colegas, tocar nas definições, ver a faturação, entrar nas apps. Não diz que fichas vê. Uma ficha privada continua privada também para o Proprietário, se não for responsável, colaborador ou autor. Essa regra está no guia Visibilidade dos dados. Como se convida, como se suspende e como funcionam as equipas está no guia Utilizadores e equipas. Aqui escolhe-se o nível certo e percebe-se quando um nível mais alto não resolve o problema que tem.

Os níveis, do mais estreito ao mais amplo, são seis: Convidado, Utilizador limitado, Utilizador, Membro, Proprietário, Administrador. Não pode atribuir um papel mais alto do que o seu. Na ficha de utilizador o campo Papel em texto livre é o título de trabalho (consultor, responsável de vendas): não altera as permissões. As permissões são o menu Permissões.

Utilizador e Utilizador limitado exigem um plano Medium ou superior. Abaixo desse plano esses dois níveis não se podem atribuir no convite nem na edição. Os nomes dos planos no Mokapen são Gratuito, Small, Medium, Large, Extra Large.

Convidado

O convidado só entra onde o colocou. No convite deve indicar os projetos: todos, ou uma lista. O Mokapen adiciona-o como colaborador desses projetos. Vê tasks e progresso desses projetos. Não convida pessoas, não gere equipas, não abre as definições, não importa nem exporta, não vê a agenda completa nem a faturação.

É o papel do consultor externo no site de um cliente, ou do fornecedor que atualiza as tasks de uma obra. É o papel errado para um colega interno que amanhã terá de criar contactos ou oportunidades: cada ficha nova teria de ser partilhada à mão, e mais cedo ou mais tarde alguém o promove à pressa ao nível errado. Se tiver de trabalhar todos os dias na organização, é pelo menos um Utilizador limitado.

Utilizador limitado

É o papel operativo. Cria e atualiza as fichas das apps a que a organização lhe dá acesso (tasks, contactos, oportunidades, tickets, conforme as apps ligadas). Vê os utilizadores e as equipas para atribuir um responsável ou um colaborador, no perímetro do seu trabalho. Não convida, não cria equipas, não toca em definições, importação, exportação, segurança ou faturação.

É preciso o plano Medium. É a escolha certa para quem fatura, acompanha negociações ou responde a tickets e não deve administrar a organização. É a escolha errada se essa pessoa tiver de fazer entrar um colega novo: o convite parte de Utilizador para cima. Subi-lo a Membro só por um convite também lhe abre importação, exportação e definições das apps.

Utilizador

Faz tudo o que faz o Utilizador limitado, e além disso gere utilizadores e equipas: convida, altera papéis não superiores ao seu, cria e organiza as equipas. Não altera as definições gerais da organização, não importa nem exporta em massa, não toca em segurança e faturação.

É preciso o plano Medium. É o papel de um responsável de departamento que compõe a sua equipa e não deve decidir o plano ou os campos personalizados. Se precisar de adicionar um campo ou importar um CSV, isso é trabalho de Membro, não um motivo para o tornar Proprietário.

Membro

Tem acesso completo ao CRM e às definições das aplicações: campos, colunas, importação e exportação, preferências operativas das apps. Não gere a faturação, não altera o plano, não modifica a segurança (palavra-passe, autenticação de dois fatores, política das fichas novas) e não elimina a organização.

É o papel de quem configura o CRM para os outros. Um Membro pode personalizar os campos dos contactos, as colunas da lista de produtos, importar um ficheiro, renomear detalhes operativos. Não pode ativar ou desativar as apps da organização, nem abrir a página Segurança: isso fica para o Proprietário. Se o problema for «não vejo uma ficha privada», subir de papel não a faz aparecer.

Proprietário

Faz o que faz o Membro, e além disso gere a segurança, que aplicações estão ativas, a faturação e os planos, as integrações, o whitelabel eventual, e pode eliminar a organização. Também é o único que passa um utilizador de Ativo a Inativo e o contrário, dentro do limite de lugares do plano.

Mantenha poucos. Um Proprietário para o dia a dia é demais: cada pessoa com este papel pode alterar o plano, desligar uma app e tocar na política com que nascem as fichas novas. O Proprietário não vê automaticamente as fichas privadas dos outros. Para isso é preciso o cadeado ou o Team Master, não este papel.

Administrador

Tem as mesmas permissões que o Proprietário na organização, mais as áreas reservadas a este nível: a secção Partner, se a organização for partner, e a secção Developer (API e webhooks) quando o plano é Large ou superior. Se não usar Partner nem Developer, Administrador e Proprietário no dia a dia equivalem-se. Não atribua Administrador «para ter a certeza de que vê tudo»: a visibilidade das fichas não passa por aqui.

Comparação

A tabela é o lembrete. A regra que não cabe numa célula: o papel abre as funções, o cadeado e os colaboradores abrem as fichas.

Antes de subir um papel

• Se não vê uma ficha, verifique o cadeado e os colaboradores, depois o filtro utilizadores / equipas do kanban. O relatório mostra tudo o que pode abrir; o kanban mostra o seu trabalho. Não é uma permissão em falta.
• Se não pode convidar, precisa de Utilizador, não Proprietário.
• Se não pode importar um CSV ou adicionar um campo, precisa de Membro.
• Se não pode alterar o plano, desligar uma app ou abrir Segurança, precisa de Proprietário.
• Utilizador e Utilizador limitado num plano abaixo de Medium não se atribuem: o convite volta atrás ou o nível não aparece.
• Um utilizador Inativo não entra, seja qual for o papel. Um Proprietário reativa-o, se ainda houver um lugar no plano.

Perguntas frequentes

O Proprietário não vê uma negociação. É privada e ele não está na lista. Adicione-o como colaborador, adicione o Team Master se a política o prever, ou torne a ficha pública. O papel não tem nada a ver.

Pus Convidado e não encontra os contactos. É o esperado. O convidado não tem a agenda. Se tiver de trabalhar os contactos, é Utilizador limitado (plano Medium).

Posso dar-me um papel mais alto sozinho? Não. Quem já está nesse nível ou acima atribui-lho. No perfil, «Os meus papéis» atualiza o título de trabalho e o manager, não as permissões que o administrador lhe deu.

Administrador e Proprietário são iguais? Na organização sim, salvo Partner e Developer. Developer exige plano Large ou superior.