Aprenda Mokapen.

Guia de Orçamentos

A área de Orçamentos é a ferramenta comercial para formalizar uma oferta ao cliente: lista de artigos (produtos, serviços ou linhas livres), montantes, IVA, condições económicas e documento pronto para pré-visualização, download (PDF/Word) ou envio por email. Liga vendas e administração: partindo de uma oferta (deal) ou de contacto/empresa, gera um orçamento numerado (código do orçamento, ex. 3-2026) rastreável no CRM e, se necessário, transforma-o em pedido.

Aceda pelo menu Vendas → Orçamentos ou pela página Orçamentos. Funcionalidade disponível com plano Large e app Vendas ativa. Requer alíquotas fiscais configuradas na organização (Definições → Vendas → Impostos).

Papel no CRM e processos

Um orçamento no Mokapen centraliza:

• Oferta económica: linhas do catálogo Produtos / Serviços ou artigos genéricos; descontos de linha, desconto cliente, desconto manual do documento; totais líquidos/brutos.
• Documento comercial: layout de modelo, remetente/destinatário, condições económicas (texto livre), assinatura; saída PDF ou DOCX.
• Identificação: código do orçamento progressivo anual (ex. 3-2026) visível no cabeçalho e nos PDFs.
• Relações: ligação a contacto, empresa, oferta; separadores Conexões e Sincronização com ERP/faturação (ex. Fatture in Cloud).

Fluxo típico: Oferta → Orçamento → envio ao cliente → aceitação → Pedido → faturação externa.

Casos de uso

• Consultoria: linhas de serviço por hora/dia, condições de pagamento no bloco condições económicas, PDF com marca do modelo org.
• Revenda de produtos: artigos de catálogo com preço e IVA; desconto cliente automático se configurado na empresa.
• Proposta mista: mix produtos + serviços + linha de desconto percentual (item genérico (%)).
• Integração fiscal: sync para Fatture in Cloud para alinhar clientes, catálogo e pedidos rumo à fatura eletrónica.

Página de lista e Kanban

Os orçamentos são geridos em Kanban por fase de pipeline (Rascunho, Enviado, Aceite, Rejeitado… — configurável) e em Lista tabular. Barra superior:

• Pipeline / Estado: filtra por fase comercial do orçamento.
• Filtros (Premium): cliente, montante, datas, responsável, etiquetas.
• + Orçamento: abre o editor completo (página novo orçamento).
• Ações: arquivo orçamentos, lixo, exportar, modificar colunas (vista Lista).

Com seleção múltipla em Lista: Modificar, Clonar, Arquivar, Eliminar.

Painel do orçamento

Abra um orçamento do Kanban ou da Lista: abre-se o painel lateral (modal de coluna) com todos os blocos da oferta. Com Premium pode passar à página completa (ícone expandir) para trabalhar em documentos longos.

Cabeçalho:

• Código do orçamento (ex. #3-2026) — clique para edição manual se autorizado.
• Título — nome descritivo (ex. «Proposta manutenção 2026 — Cliente X»).
• Badge Arquivado se aplicável; banner lixo com Restaurar / Eliminar definitivamente.

Barra de ações do documento (canto superior direito):

• Pré-visualização — render do documento como o cliente verá.
• Download — menu: PDF ou Word (docx); o ficheiro usa remetente e código do orçamento no nome quando presentes.
• Enviar email — modal com destinatário, assunto, corpo; PDF gerado do orçamento atual como anexo.

Barra de ícones como outras entidades: Estado pipeline, Privacidade, Etiquetas, Cor, Anexos, Notas, Copiar link, Opções (Clonar, Arquivar, Eliminar), + Criar e conectar.

Código do orçamento

O código do orçamento identifica de forma única o orçamento na organização e aparece no cabeçalho (ex. #3-2026), em listas, conexões e nome do ficheiro PDF.

Geração automática: na criação ou ao guardar, se o código está vazio, Mokapen atribui o progressivo anual no formato NÚMERO-ANO (ex. 1-2026, 2-2026…). O contador reinicia cada ano civil e considera apenas códigos no formato padrão (códigos personalizados com sufixos extra não alteram a numeração).

Edição manual: clique no código no cabeçalho → campo editável → guardar painel. Útil para alinhar com numerações legacy ou ERP externo; evitar duplicados na mesma org.

Data do documento: se define uma data do orçamento diferente do ano atual, o sistema pode regenerar o código coerente com esse ano ao guardar.

Artigos (linhas de orçamento)

O bloco Artigos é o núcleo económico do orçamento. Cada linha tem quantidade, preço unitário, IVA, descontos e total de linha.

Adicionar um artigo — botão + Artigo:

1. Escolha o tipo: Serviço (catálogo serviços), Produto (catálogo produtos), Item genérico (texto e preço livres), Item genérico (%) (desconto ou majoração percentual no documento).
2. Para serviço/produto: selecione entrada do catálogo — preço, IVA e descrição são propostos do registo ligado (modificáveis na linha).
3. Preencha quantidade, preço, desconto de linha opcional; confirme.

Preços brutos/líquidos: interruptor «Usar preços brutos» — cálculo de IVA coerente em cada linha e totais do documento.

Desconto manual do documento: percentagem adicional sobre o orçamento completo (além de desconto cliente e descontos de linha).

Desconto cliente: se a empresa/contacto tem desconto predefinido no diretório, aplica-se automaticamente nas linhas.

Modifique ou elimine linhas na carta artigo; reordene se o layout permitir. Totais atualizados em tempo real no final do bloco.

Modelos e layout do documento

O aspeto do PDF/Word é definido pelo modelo escolhido no bloco Design.

• Modelos do sistema (Standard 1, Standard 2…): layouts Mokapen predefinidos com blocos remetente/destinatário, tabela artigos, condições económicas, assinatura.
• Modelos personalizados org: criados em Modelos (menu org) — tipo Orçamento; aparecem no menu deslizante com prefixo custom (c123).
• Modelo predefinido org: na lista de modelos pode marcar um modelo como predefinido — é proposto em novos orçamentos.

Cada layout define quais blocos mostrar (colunas tabela, tema tabela, posição logo, assinatura). Ao mudar modelo e guardar, pré-visualização e download usam o novo design.

Blocos ligados ao modelo no orçamento:

• Remetente / Destinatário — dados org e cliente (contacto/empresa ligados; campos fiscais se preenchidos).
• Condições económicas — editor rich text (CKEditor) para pagamento, validade oferta, cláusulas; herdadas do modelo predefinido se vazias na criação.
• Tabela artigos — gerada das linhas do bloco Artigos.

Pré-visualização, download e envio

Antes de enviar ao cliente, use sempre Pré-visualização: Mokapen compõe HTML/PDF do modelo + dados do formulário atual (incluindo textos CKEditor sincronizados).

Download:

• PDF — documento imprimível; nome de ficheiro típico: Remetente - código do orçamento.pdf.
• Word (docx) — para revisões offline ou envio por outros canais.

Enviar email: abre modal com destinatário (email contacto/empresa), assunto e corpo; anexa PDF gerado. O envio passa pela integração email configurada (SMTP/IMAP org). Após envio, rastreado no separador Atualizações se registado.

Guarde o orçamento antes de pré-visualização/download se modificou artigos ou textos — o documento reflete o estado guardado + campos do formulário abertos.

Sincronização e software de faturação

No separador Sincronização do painel orçamento (e nas Integrações org) gere a ligação com ERPs externos — principalmente Fatture in Cloud.

O que a integração permite (quando ativa e configurada):

• Alinhamento de empresas/clientes, produtos, serviços entre Mokapen e Fatture in Cloud (direção configurável: para FIC, para Mokapen, bidirecional).
• Sync de pedidos com artigos rumo ao fluxo fiscal (orçamento → pedido → fatura eletrónica no FIC).
• Mapping alíquotas IVA, filtros sobre quais diretórios sincronizar, antiduplicados NIF.
• Estado sync por registo: última operação bem-sucedida, erros, desconexão.

Configuração: Integrações → Fatture in Cloud — autorizar conta, escolher direção sync, ativar entidades (empresas, produtos/serviços, pedidos), mapear alíquotas. No orçamento/pedido individual o separador Sincronização mostra se o registo está alinhado ou em erro.

Mokapen não substitui o ERP fiscal: centraliza CRM, oferta e transferência de dados; a fatura eletrónica permanece no software conectado salvo integração diferente.

Secções relacionadas (comuns)

• Conexões — ofertas, pedidos, tarefas, tickets ligados ao orçamento.
• Anexos — cadernos de encargos, especificações técnicas no registo.
• Atualizações — histórico de alterações, envios, comentários.
• Etiquetas — classificação e filtros.

Criar um orçamento

1. Vá a Vendas → Orçamentos → + Orçamento (ou desde oferta/contacto com «Criar e conectar»).
2. Preencha título, cliente (contacto/empresa), pipeline/estado inicial, datas de validade.
3. Secção Design: escolha modelo.
4. Adicione artigos do catálogo ou genéricos.
5. Complete condições económicas e remetente/destinatário se necessário.
6. Guarde: o código do orçamento é atribuído se em falta.
7. Pré-visualização → Enviar email ou Download PDF ao cliente.

Modificar um orçamento

Modificação individual (painel)

1. Abra o painel do orçamento (clique do Kanban ou da Lista).
2. Modifique inline título, código do orçamento, campos de dados, linhas artigos e textos condições económicas (ícone lápis onde disponível).
3. Atualize estado pipeline, etiquetas, privacidade e anexos na barra de ações.
4. Guarde: automático campo por campo no painel lateral; pré-visualização e download requerem guardar se alterou artigos, modelo ou textos CKEditor.

Avançar no Kanban

Arraste a carta entre colunas Kanban: o estado pipeline atualiza automaticamente. Útil em reuniões comerciais e revisões de ofertas.

Modificação em massa (vista Lista, Premium)

1. Mude para vista Lista na página Orçamentos.
2. Selecione orçamentos com checkboxes.
3. Clique Modificar na barra de ações: responsável, estado, etiquetas, campos personalizados permitidos em massa.
4. Confirme para aplicar a todos os selecionados.

Barra de ações em massa também disponível: Clonar, Arquivar, Eliminar.

Eliminar um orçamento

Elimine orçamentos criados por erro ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se a oferta tem histórico útil (enviada, aceite, conexões com cliente ou oferta) e não quer perder o rasto no contacto ou empresa.

Eliminação individual

1. Abra o painel → Opções (três pontos) → Eliminar (item vermelho).
2. Confirme no modal.

Com Advanced Premium o orçamento vai ao lixo (página Orçamentos → Ações → Lixo orçamentos). De lá pode Restaurar ou Eliminar definitivamente. Se abre um orçamento já no lixo, aparece banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

No plano Free (sem Advanced Premium) a eliminação é em geral definitiva imediatamente após confirmação, sem lixo — verifique as permissões da organização.

Eliminação múltipla

1. Vista Lista → selecione → Eliminar (botão vermelho) → confirme.

Arquivar um orçamento

O arquivo oculta orçamentos concluídos (aceites, rejeitados, expirados ou não ativos) do Kanban e vistas operativas, sem eliminá-los: conexões, montantes e separador Atualizações permanecem consultáveis no contacto e empresa. Útil para pipeline limpa mantendo histórico comercial.

Arquivar um orçamento individual

1. Abra o painel → Opções → Arquivar (plano Medium) → confirme.

Arquivar vários orçamentos / consultar arquivo

• Múltiplo: vista Lista → selecione → Arquivar na barra de ações.
• Consultar: Orçamentos → Ações → Arquivo orçamentos.
• Restaurar: do arquivo ou Opções → Restaurar no painel.

Orçamentos arquivados não aparecem no Kanban operativo mas permanecem acessíveis do arquivo, conexões e relatórios históricos.

Clonar um orçamento

Duplique uma oferta tipo (mesmos artigos, anexos e condições) para variantes, renovações ou novas negociações com o mesmo cliente.

Clonagem individual

1. Painel → Opções → Clonar.
2. Modal: selecione artigos, anexos, conexões, comentários a copiar.
3. Confirme; atualize título, datas e código do orçamento no novo registo.

Clonagem múltipla

1. Lista → selecione → Clonar → opções → confirme.

De orçamento a pedido

Quando o cliente aceita, crie um pedido ligado: desde oferta ganha, desde orçamento (ação «Criar pedido» / preparação pedido do orçamento) ou manualmente ligando o mesmo cliente e artigos. O pedido recebe o seu próprio código do pedido (ver guia Pedidos). Mantenha o orçamento nas conexões para histórico comercial.

Vistas

• Kanban — por fase pipeline; arrastar e soltar.
• Lista — colunas configuráveis, ordenação, exportar, ações em massa.

Definições Orçamentos

Em Definições → Vendas → Orçamentos (admin): pipeline e estados, campos personalizados, layout painel, colunas lista, descontos. Em Modelos org: modelos de documento personalizados. Em Impostos org: alíquotas IVA usadas nos artigos.

Relatórios Orçamentos

Secção Relatórios Orçamentos (Premium): painel por estado, pipeline, montantes, margens, artigos mais orçamentados, clientes. Respeita permissões org — vê apenas registos autorizados. Para operação diária use Kanban/Lista; para análise periódica use relatórios e exportação.