Mokapenguiden

Roller och behörigheter

Rollen säger vad den personen kan göra i organisationen: bjuda in kollegor, röra inställningar, se fakturering, gå in i appar. Den säger inte vilka kort de ser. Ett privat kort förblir privat även för Ägaren, om de inte är ansvarig, medarbetare eller författare. Den regeln finns i guiden Datasynlighet. Hur man bjuder in, hur man pausar och hur team fungerar finns i guiden Användare och team. Här väljer du rätt nivå och förstår när en högre nivå inte löser problemet.

Nivåerna, från snävast till bredast, är sex: Gäst, Begränsad användare, Användare, Medlem, Ägare, Administratör. Du kan inte tilldela en roll högre än din. På användarkortet är fältet Roll i fritext jobbtiteln (konsult, försäljningsansvarig): det ändrar inte behörigheterna. Behörigheterna är menyn Behörigheter.

Användare och Begränsad användare kräver plan Medium eller högre. Under den planen kan de två nivåerna inte tilldelas vid inbjudan eller redigering. Plannamnen i Mokapen är Gratis, Small, Medium, Large, Extra Large.

Gäst

Gästen går bara in där du placerat dem. Vid inbjudan måste du ange projekten: alla, eller en lista. Mokapen lägger till dem som medarbetare på de projekten. De ser tasks och framsteg för de projekten. De bjuder inte in personer, hanterar inte team, öppnar inte inställningar, importerar och exporterar inte, ser inte hela adressboken eller faktureringen.

Det är rollen för den externa konsulten på en kunds webbplats, eller leverantören som uppdaterar tasks på ett uppdrag. Det är fel roll för en intern kollega som i morgon ska skapa kontakter eller affärer: varje nytt kort skulle behöva delas manuellt, och förr eller senare höjer någon dem i hast till fel nivå. Om de ska arbeta varje dag på organisationen är de minst Begränsad användare.

Begränsad användare

Det är den operativa rollen. Skapar och uppdaterar kort i apparna organisationen ger dem tillgång till (tasks, kontakter, affärer, ärenden enligt påslagna appar). Ser användare och team för att tilldela ansvarig eller medarbetare, inom sitt arbetsområde. Bjuder inte in, skapar inte team, rör inte inställningar, import, export, säkerhet eller fakturering.

Kräver plan Medium. Det är rätt val för den som redovisar, följer förhandlingar eller svarar på ärenden och inte ska administrera organisationen. Det är fel val om den personen ska släppa in en ny kollega: inbjudan börjar från Användare och uppåt. Att höja dem till Medlem bara för en inbjudan öppnar också import, export och appinställningar.

Användare

Gör allt Begränsad användare gör, och hanterar dessutom användare och team: bjuder in, ändrar roller inte högre än sin egen, skapar och ordnar team. Ändrar inte organisationens allmänna inställningar, importerar eller exporterar inte i bulk, rör inte säkerhet och fakturering.

Kräver plan Medium. Det är rollen för en avdelningsansvarig som sätter ihop sitt team och inte ska bestämma plan eller egna fält. Om de behöver lägga till ett fält eller importera en CSV är det Medlemsarbete, inte skäl att göra dem till Ägare.

Medlem

Har full åtkomst till CRM och appinställningar: fält, kolumner, import och export, operativa apppreferenser. Hanterar inte fakturering, ändrar inte planen, ändrar inte säkerhet (lösenord, tvåfaktorsautentisering, policy för nya kort) och raderar inte organisationen.

Det är rollen för den som konfigurerar CRM för andra. En Medlem kan anpassa kontaktfält, produktlistans kolumner, importera en fil, byta namn på operativa detaljer. De kan inte aktivera eller inaktivera organisationens appar eller öppna sidan Säkerhet: det stannar hos Ägaren. Om problemet är «jag ser inte ett privat kort» får en höjd roll det inte att synas.

Ägare

Gör det Medlemmen gör, och hanterar dessutom säkerhet, vilka appar som är aktiva, fakturering och planer, integrationer, eventuell whitelabel, och kan radera organisationen. Det är också den enda som växlar en användare från Aktiv till Inaktiv och tillbaka, inom planens platsgräns.

Håll dem få. En Ägare för daglig drift är för mycket: varje person med den här rollen kan byta plan, stänga av en app och röra policyn för hur nya kort skapas. Ägaren ser inte automatiskt andras privata kort. För det behövs låset eller Team Master, inte den här rollen.

Administratör

Har samma behörigheter som Ägaren på organisationen, plus områden reserverade för den här nivån: avsnittet Partner om organisationen är partner, och avsnittet Developer (API och webhook) när planen är Large eller högre. Om du varken använder Partner eller Developer är Administratör och Ägare likvärdiga en vanlig dag. Tilldela inte Administratör «för att vara säker på att de ser allt»: kortens synlighet går inte den vägen.

Jämförelse

Tabellen är påminnelsen. Regeln som inte ryms i en cell: rollen öppnar funktionerna, låset och medarbetarna öppnar korten.

Innan du höjer en roll

• Om de inte ser ett kort, kontrollera låset och medarbetarna, sedan kanban-filtret användare / team. Rapporten visar allt de kan öppna; kanban visar deras arbete. Det är ingen saknad behörighet.
• Om de inte kan bjuda in behöver de Användare, inte Ägare.
• Om de inte kan importera en CSV eller lägga till ett fält behöver de Medlem.
• Om de inte kan byta plan, stänga av en app eller öppna Säkerhet behöver de Ägare.
• Användare och Begränsad användare på en plan under Medium tilldelas inte: inbjudan går tillbaka eller nivån syns inte.
• En Inaktiv användare kommer inte in, oavsett roll. En Ägare aktiverar dem igen om det fortfarande finns plats i planen.

Vanliga frågor

Ägaren ser inte en förhandling. Den är privat och de är inte på listan. Lägg till dem som medarbetare, lägg till Team Master om policyn kräver det, eller gör kortet offentligt. Rollen spelar ingen roll.

Jag satte Gäst och de hittar inte kontakterna. Det är förväntat. Gästen har ingen adressbok. Om de ska arbeta med kontakter är det Begränsad användare (plan Medium).

Kan jag ge mig själv en högre roll? Nej. Den tilldelas av den som redan är på den nivån eller högre. Från profilen uppdaterar «Mina roller» jobbtitel och chef, inte behörigheterna administratören gett dig.

Är Administratör och Ägare lika? På organisationen ja, utom Partner och Developer. Developer kräver plan Large eller högre.