Mokapenin opas

Tarjoukset-opas

Tarjous on kirjallinen tarjouksesi asiakkaalle: ehdotus, jossa on hinnat, alennukset, ALV ja ehdot. Mokapenissa tarjous ei ole Word-tiedosto, jonka unohdat kansioon. Se on elävä asiakirja, joka on linkitetty yhteyshenkilöön ja yritykseen, jota seurataan CRM:ssä ja jonka voit lähettää sähköpostilla online-hyväksyntälinkillä ja muuttaa yhdellä napsautuksella tilaukseksi, kun asiakas sanoo kyllä.

Tämä opas käy läpi päivittäisen käytön: ammattimaisen tarjouksen valmistelu muutamassa minuutissa, lähettäminen asiakkaalle, hyväksynnän saaminen ilman puhelinjahtia ja jokaisen diilin tilanteen tunteminen. Löydät myös asetukset putkille, PDF-malleille ja automaatioille — ne ovat lopussa, mutta et tarvitse niitä aloittaaksesi: oletukset toimivat heti.

Tarjousalue on valikossa Sales → Quotes. Se vaatii paketin Large, aktiivisen Myynti-sovelluksen ja organisaatiotasolla määritetyt verokannat (kerran kohdassa Settings → Sales → Taxes).

Miten tarjoukset liittyvät muuhun työhön

Ennen teknisiä yksityiskohtia kannattaa ymmärtää, missä tarjous on myyntivirrassa — juuri se saa sinut käyttämään Mokapenia sen sijaan, että taistelet sitä vastaan.

Tyypillisessä polussa asiakas tulee yhteyshenkilönä (ehkä verkkosivulomakkeelta, messuilta tai suosituksesta). Kun konkreettinen myyntimahdollisuus syntyy — «he haluavat tietää vuosihuollon hinnan», «he pyytävät asennusta», «he arvioivat uusintaa» — avaat diilin seurataksesi kauppaa (arvioitu summa, todennäköisyys, milloin odotat sulkeutuvan). Jos diili tarvitsee muodollisen ehdotuksen hinnoilla, valmistat tarjouksen: listaat rivit, sovellat alennuksia ja määrittelet ehdot. Asiakas hyväksyy, ja tarjouksesta tulee tilaus — kohta, josta kirjanpitäjäsi tai ERP voi laskuttaa.

Voit ohittaa vaiheita: kaikki eivät käytä diilejä (pieni toimisto voi mennä suoraan tarjoukseen ensimmäisen yhteydenoton jälkeen). Oleellista on, että tarjous periytää ja syöttää kaikkea muuta: kun avaat sen hakemistossa jo olevan yrityksen tietueesta, vastaanottajan tiedot (osoite, ALV-numero, asiakaskohtainen alennus) täyttyvät automaattisesti; kun asiakas hyväksyy, järjestelmä voi ehdottaa linkitetyn tilauksen luontia ilman uudelleenkirjoitusta.

Käytännön etu: kun joku tiimissä avaa asiakkaan yhteyshenkilön kuuden kuukauden kuluttua, hän näkee koko kaupallisen historian — lähetetyt tarjoukset, mitkä hyväksyttiin ja mitkä eivät, mitä alennuksia käytettiin, mitkä nimikkeet olivat mukana. Ei jaettua Exceliä, ei «tarjoukset 2026» -kansiota.

Käyttötapaukset

• Konsultointi: palvelurivit tunti-/päivähinnoilla, maksuehdot taloudellisten ehtojen lohkossa, brändätty PDF organisaation mallilla.
• Tuotemyynti: katalogin nimikkeet hinnalla ja ALV:lla; automaattinen asiakasalennus, jos se on määritetty yritykselle.
• Sekatarjous: tuotteita + palveluja + prosenttialennusrivi (yleinen %-nimike).
• Verkkolaskutus: synkronointi Fatture in Cloudiin asiakkaiden, katalogin ja tilausten linjaamiseksi e-laskutukseen.

Tarjoukset-sivu: mistä aloitat joka päivä

Kun menet kohtaan Sales → Quotes, avautuu Kanban: taulu sarakkeisiin jaettuna, joissa jokainen sarake on myyntiprosessisi vaihe (Draft, Sent, In review, Accepted, Rejected, Expired). Jokainen tarjous on kortti nykyisen vaiheensa sarakkeessa. Yhdellä silmäyksellä näet, kuinka monta tarjousta odottaa vastausta, kuinka monta on neuvottelussa ja kuinka monta on suljettu.

Tämä on oikea näkymä päivittäiseen työhön: avaat Mokapenin aamulla, katsot «Sent»-saraketta — nämä ovat odottavat tarjoukset, ehkä seurannan arvoisia. Katsot «In review» — nämä ovat kuumat diilit, joita asiakas käsittelee aktiivisesti. «Accepted» näyttää voittosi kaudelta sarakkeen yläreunassa olevalla summalla.

Yläreunassa on kaksi usein käytettyä työkalua: putken valitsin (jos sinulla on eri myyntiprosesseja — esim. B2B vs B2C — kullakin on oma putki ja omat vaiheet) ja painike Filters. Suodattimet rajaavat näkymää: vain tietyn asiakkaan tarjoukset, tietyn summan yli, tietyn myyjän omistamat, tietyllä tunnisteella. Jos käytät usein samaa yhdistelmää (esimerkiksi: «vain omani, yli 10 000 €, viimeiset 30 päivää»), tallenna se tallennetuksi suodattimeksi ja kutsu se yhdellä napsautuksella.

Kun siirrät diilin seuraavaan vaiheeseen, sinun ei tarvitse avata tarjousta: vedä kortti «Sent»-sarakkeesta «In review» -sarakkeeseen, ja tila päivittyy. Se on nopea tapa työskennellä myyntipalavereissa: koko putki näkyvissä, siirrätte asioita yhdessä viikon tapahtumien mukaan.

Painike + Quote oikeassa yläkulmassa avaa editorin uuden tarjouksen luomiseen — katso myöhemmin osio «Tarjouksen luominen».

Sivut ja näkymät

Tarjoukset-sivulla on kaksi tapaa nähdä sama data eri työhetkiin. Suodattimet ja aktiivinen putki säilyvät vaihtaessa: jos Kanbanissa katsot vain Acmen tarjouksia, Listissä näet vain ne ilman uudelleensuodatusta.

Kanban-näkymä (oletus)

Taulu sarakkeisiin, joissa jokainen sarake on putken vaihe (Draft, Sent, In review, Accepted, Rejected, Expired) ja jokainen tarjous on kortti vaiheensa sarakkeessa. Yhdellä silmäyksellä näet odottavat, neuvottelussa olevat ja suljetut — sarakkeen yläreunassa olevalla summalla. Diilin edistämiseksi vedä kortti sarakkeesta toiseen: tila päivittyy avaamatta tarjousta.

List-näkymä

Klassinen taulukko: yksi rivi per tarjous, konfiguroitavat sarakkeet (koodi, asiakas, summa, tila, omistaja, päivä, tunnisteet ja muut). Järjestä napsauttamalla sarakkeen otsikkoa — hyödyllistä suurimpien tai vanhentumassa olevien löytämiseen — ja valitse useita rivejä valintaruuduilla massatoimiin: vaihda omistaja 20 tarjoukselle kerralla, arkistoi erä vuoden vaihteessa, vie CSV kirjanpitoon.

Kumpi milloin

Nyrkkisääntö: Kanban työskentelyyn (edistä diilejä, avaa, kommentoi, hallitse putkea myyntipalavereissa), List tarkistukseen ja korjaukseen (numerot, järjestys summalla, massamuokkaukset, vienti, analyysi). Vaihda oikean yläkulman valitsimella.

Tarjouksen tietue

Kun napsautat korttia Kanbanissa (tai riviä Listissä), tarjous avautuu. Premium-paketissa voit siirtyä koko sivulle yläreunan laajennuskuvakkeella — kätevää pitkissä tarjouksissa, joissa on paljon rivejä tai yksityiskohtaiset ehdot.

Yläreunassa on tarjouskoodi (esim. #3-2026) ja otsikko. Koodi on järjestysnumero, joka tunnistaa tarjouksen — katso oma osio. Otsikko on kuvaus, kuten «Huoltosopimus 2026 — asiakas Acme»: se auttaa tunnistamaan nopeasti, mutta ei näy PDF:llä sellaisenaan.

Otsikon alla on toimintopalkki: sieltä vaihdat putken tilaa, asetat yksityisyyden, lisäät tunnisteita, liität tiedostoja ja teet yksityisiä muistiinpanoja. On myös Copy link sisäiseen jakoon ja valikko Options (kolme pistettä): Clone, Archive, Delete.

Tärkein painike on + Create and connect: luot nopeasti linkitetyn tehtävän («soita perjantaina»), tapaamisen, tilauksen (kun asiakas hyväksyy) tai muun Mokapen-tietueen. Linkki syntyy automaattisesti — löydät kaiken yhdessä tarjouksesta ja asiakkaasta.

Loput tietueesta on lohkoina: vastaanottaja, lähettäjä, kaupalliset tiedot, rivit, summat, asiakirjan design, taloudelliset ehdot, yhteydet ja synkronointi ulkoiseen ohjelmistoon. Käymme ne läpi seuraavissa osioissa.

Tarjouskoodi: automaattinen numerointi (ja miten sitä muutetaan)

Jokaisella tarjouksella on uniikki koodi: se tunnistaa tarjouksen sisäisesti (Kanban, listat, yhteydet) ja näkyy asiakkaalle lähetettävässä PDF:ssä «tarjouksen viitteenä».

Mokapen luo koodin automaattisesti, kun tallennat tarjouksen ilman koodia: se ottaa kuluvan vuoden järjestysnumeron ja liittää vuoden muotoon NUMBER-YEAR. Vuoden 2026 ensimmäinen tarjous on 1-2026, toinen 2-2026 jne. Joka tammikuun 1. päivä laskuri nollautuu ykköseen.

Jos vaihdat tarjouksen päivän edelliseen vuoteen (esimerkiksi takautuva tarjous joulukuun lopussa kirjanpitoa varten), koodi regeneroituu päivän vuoden mukaan: päiväys 2025 → koodi N-2025.

Voit myös asettaa koodin käsin: napsauta koodia yläreunassa, kirjoita haluamasi, tallenna. Tyypilliset tapaukset: tuot vanhoja tarjouksia ja haluat säilyttää historiallisen numeroinnin; tai kirjanpitäjä / ERP vaatii etuliitteitä (kuten PREV-2026-005). Mokapen hyväksyy minkä tahansa muodon, mutta standardin (NUMBER-YEAR) ulkopuolisia koodeja ei lasketa automaattiseen sarjaan — jos syötät käsin PREV-2026-005, seuraava automaattinen tarjous ei ole PREV-2026-006 vaan jatkaa automaattista vapaata numeroa.

Varo kaksoisia: Mokapen ei estä kahta samaa koodia, jos pakotat sen käsin. Tiimissä on turvallisempaa jättää automaattinen numerointi ja puuttua vain tarvittaessa.

Vastaanottaja ja lähettäjä: kuka ostaa ja kuka myy

Tarjouksella on kaksi «kasvoa» PDF:n yläreunassa: lähettäjä (sinä, organisaatiosi) ja vastaanottaja (asiakas).

Lähettäjä täytetään organisaation asetuksista: nimi, osoite, ALV-numero, sähköposti, logo. Jos org-tiedot on määritetty oikein, jokaisella tarjouksella ne jo ovat. Voit silti muuttaa niitä yksittäisessä tarjouksessa erikoistapauksessa (toimipiste eri tiedoilla).

Vastaanottaja on se, jonka asetat, ja tässä tapahtuu taika, jos asiakas on jo hakemistossa. Valitsemalla yrityksen pudotusvalikosta Mokapen lataa nimen, osoitteen, ALV-numeron, pääsähköpostin ja puhelimen. Jos linkität myös tietyn yhteyshenkilön (ostaja, tekninen yhteyshenkilö), hänen nimensä ja sähköpostinsa tulevat tarjouksen henkilökohtaisiksi yhteystiedoiksi — hyödyllistä sähköpostilähetykseen ja online-hyväksyntään.

Jos asiakasta ei ole vielä hakemistossa, kirjoittamalla nimen yrityskenttään Mokapen tarjoaa luoda sen lennossa. Tietue syntyy vähimmäistiedoilla, jotka syötät tarjoukseen — voit täydentää myöhemmin hakemistosta.

Kaupallinen yksityiskohta: jos yrityksellä on asiakaskohtainen alennus tietueessaan (Directory → Company → Dedicated discount), linkittäessäsi sen tarjoukseen alennus latautuu ja sovelletaan kaikkiin riveihin. Sinun ei tarvitse muistaa sitä joka kerta.

Rivit: kaupallisen tarjouksen rakentaminen

Rivit ovat tarjouksen ydin: ne kertovat asiakkaalle, mitä ehdotat ja mitä se maksaa. Jokaisella rivillä on otsikko, määrä, yksikköhinta, ALV-kanta ja summa. Kaikki muu — alennukset, netto/brutto, kate, verot — lasketaan reaaliajassa.

Kun napsautat + Item, avautuu ikkuna, jossa valitset rivin tyypin. Vaihtoehtoja on viisi, ja ero ei ole kosmeettinen — se muuttaa, mitä rivi edustaa tarjouksessa.

Viisi rivin tyyppiä

• Service — hakee palvelukatalogista. Käytä, kun ehdotat jotain aineetonta (konsultointi, tilaus, päivätyö). Valitse palvelu, niin hinta, ALV, koodi ja kuvaus täyttyvät. Voit silti muuttaa niitä rivillä: katalogi ei muutu.
• Product — sama kuin Service, mutta tuotekatalogista: laitteisto, materiaalit, lisenssit, mikä tahansa SKU:lla.
• Generic item — vapaa rivi ilman katalogilinkkiä: kirjoitat otsikon, hinnan ja määrän. Sopii satunnaisiin riveihin («Matka Milanon», «Kertaluonteinen käyttöönotto»).
• Generic % item — laskettu rivi: syötät prosentin (plus tai miinus) ja Mokapen laskee summan aiempien rivien netosta. Klassinen käyttötapa on tilausalennus («Kanta-asiakas −10%») tai lisämaksu («Kiire +15%»). Luku päivittyy, jos lisäät rivin ylle tai muutat hintaa.
• Text-only % item — kuten edellinen ilman laskettua summaa: näyttää vain tekstin asiakirjassa. Käytä, kun haluat kertoa jotain vaikuttamatta summiin («Alennus jo hinnoissa»).

Mitä kirjoitat jokaiselle riville

• Title ja note — mitä asiakas lukee PDF:llä. Otsikko on päärivi, huomautus kuvaus alla. Katalogista valittaessa ne täyttyvät; geneerisessä kirjoitat itse.
• Quantity ja unit price — muodostavat rivin summan. Oletusmäärä on 1.
• VAT rate — valitaan organisaation verokannoista (Settings → Sales → Taxes). Ilman kantoja Mokapen varoittaa ennen rivien luontia.
• Line discount — alennusprosentti yhdelle riville (0–100%): eri asia kuin asiakas- ja asiakirja-alennus.
• Unit cost — sisäinen kenttä, ei näy asiakkaalle: kate ja markup. Ei pakollinen, mutta tiukoilla katteilla kannattaa täyttää.

Netto- tai bruttohinnat

Rivien yläpuolella on kytkin «Use gross prices». Se muuttaa, mitä hintakenttään kirjoittamasi luku tarkoittaa.

• Nettohinnat (oletus) — kirjoitat hinnan ilman ALV:ta. 100 € rivillä 22 % ALV → asiakas näkee 100 + 22 = 122 €. Tyypillinen B2B.
• Bruttohinnat — kirjoitat hinnan ALV mukaan lukien. 122 € rivillä 22 % → Mokapen jakaa 100 + 22. Tyypillinen B2C.

Kytkin koskee koko tarjousta: et voi sekoittaa netto- ja bruttorejä. Valitse asiakkaan mukaan.

Alennukset: miten kolme tasoa yhdistyvät

Mokapenin alennusjärjestelmä toimii kolmella päällekkäisellä tasolla ketjussa (ne eivät summaudu). Esimerkki: 1 000 € netto, asiakkaalla 10 % alennus, rivillä 5 % ja asiakirjassa 3 %.

1. Aloita 1 000 €.
2. Sovella 10 % asiakasalennus → 900 €.
3. Sovella 5 % rivinalennus → 855 €.
4. Sovella 3 % asiakirja-alennus → 829,35 €.
5. Laske ALV lopullisesta summasta.

Kolme alennusta eivät tee 18 %: ketjussa tulos on erilainen. Käytännössä harvoin käytät kaikkia yhdessä: asiakasalennus kanta-asiakkaille, rivinalennus taktisesti, asiakirja-alennus viimeisenä neuvotteluvalttina. Summalohko näyttää jokaisen tason erikseen. Asiakirja-alennus otetaan käyttöön «Add discount» -paneelista rivien alta.

Järjestys, muokkaus, poisto

Rivejä voi vetää uudelleenjärjestykseen: näkemäsi järjestys on PDF:n järjestys. Laita päärivit ensin, sitten lisät, sitten prosenttialennukset. Muokkaa kynäkuvakkeella, poista roskakorilla. Rivipoistolle ei kysytä vahvistusta — tallenna tärkeässä tarjouksessa säännöllisesti.

Summat: mitä asiakas näkee ja mitä vain sinä

• Net total — rivien veroton summa.
• Discounts — sovelletut alennukset tyyppeittäin.
• Taxes — eroteltuna ALV-kannan mukaan.
• Gross total — loppusumma, jonka asiakas näkee.

Sisäisesti (ei PDF:llä), jos täytit unit cost -kentän: Margin, Margin %, Markup % — kannattavuus, kun päätät voitko vielä laskea hintaa.

Asiakirjan design: PDF-mallit ja räätälöinti

Asiakkaan vastaanottama PDF ei synny tyhjästä: se lähtee mallista, joka määrittää asettelun, värit, logon paikan, rivitaulukon ja allekirjoituksen. Tarjouksen tietueessa on lohko Design pudotusvalikolla.

Järjestelmän mallit (valmiina)

Mokapenissa on neljä oletusmallia — Standard 1–4 — eri asetteluilla (logo vasemmalla/keskellä/oikealla, taulukon tyyli, lähettäjä/vastaanottaja, allekirjoitus). Ne käyttävät organisaatiosi tietoja. Jos et ehdi räätälöidä, kokeile neljää samaan tarjoukseen (vaihda malli ja Preview) ja valitse.

Organisaation omat mallit

Erityistarpeisiin (brändivärit, alan layout, takuuehdot) luot mukautettuja malleja organisaation Templates-alueella. Jokainen malli on tyyppiä Quote, Order, Invoice… ja määrittää lohkot.

• Valitse näytettävät lohkot ja sijainti.
• Aseta värit, fontit ja taulukon tyyli.
• Esitäytä taloudelliset ehdot: uudessa tarjouksessa teksti täyttyy valmiilla lausekkeilla.

Voit merkitä mallin defaultiksi: se ehdotetaan kaikille uusille tarjouksille. Jos vaihdat olemassa olevan tarjouksen mallia ja tallennat, Preview ja Download käyttävät uutta designia koskematta riveihin tai ehtoihin.

Taloudelliset ehdot: vapaa teksti

Lohkossa Document on economic conditions -editori (lihavointi, listat, linkit, taulukot): maksuehdot, voimassaolo, luottamuksellisuus, toimitusajat, takuut, sanktiot. Jos mallissa on esitäytetyt ehdot, editori täyttyy luonnissa. Teksti näkyy PDF:llä rivitaulukon alla ennen allekirjoitusta.

Preview, Download ja lähetys asiakkaalle

Kun tarjous on valmis — rivit, ehdot, asiakas — on aika toimittaa. Mokapenissa on kolme polkua.

Preview: tarkista ennen lähetystä

Preview oikeassa yläkulmassa näyttää PDF:n sellaisena kuin asiakas sen näkee, selaimessa A4-muodossa. Se ei lataa tiedostoa: se on lennossa renderöity nykyisillä tiedoilla. Käytä aina ennen lähetystä. Preview näyttää tallennetun tilan: tallenna ensin, jos juuri muokkasit.

Download: PDF tai Word

Download avaa valikon: PDF ja Word (docx). PDF on vakio — ei muokattavissa asiakkaan puolella. Tiedostonimi on LähettäjäNimi - TarjousKoodi.pdf. Word on käsinräätälöintiin tai jos asiakas pyytää muokattavaa muotoa; muutokset Wordissa eivät palaa Mokapeniin.

Sähköpostilähetys

Send email avaa ikkunan: lähetät tarjouksen poistumatta Mokapenista, PDF liitteenä ja valinnaisesti online-hyväksyntälinkillä. Vastaanottaja täytetään linkitetyn yhteyshenkilön tai yrityksen sähköpostilla; voit lisätä useita ;-eroteltuna. From ehdottaa SMTP-osoitteita; ilman niitä Mokapen käyttää järjestelmäosoitetta. Aihe on «Quote {code}»; runkoa voit muokata.

• Attach PDF document (oletus päällä) — liittää PDF:n.
• Receive BCC copy — piilokopio itsellesi.

Lähetyksen jälkeen tapahtuma kirjataan tarjouksen aikajanalle (päivä, aika, vastaanottajat).

Online-hyväksyntä OTP:llä: kyllä turvallisesti

Klassinen heikko kohta on hyväksyntä. Asiakas kirjoittaa «ok jatketaan» ja sinulle jää geneerinen sähköposti ilman sopimusarvoa. Mokapen ratkaisee tämän online-hyväksynnällä OTP:llä: asiakas saa linkin, avaa tarjouksen sivulla, saa vahvistuskoodin sähköpostiin ja hyväksyy yhdellä napsautuksella. Kaikki kirjataan: päivä, aika, IP, mitkä rivit hyväksyttiin.

Hyväksynnän aktivointi lähetyksessä

Lähetysikkunassa on lohko «Public link with acceptance». Kaksi kytkintä:

• Require acceptance — sähköpostissa on linkki julkiselle sivulle, jossa asiakas voi napsauttaa «Accept this offer». Ilman tätä linkki on vain katseluun.
• Partial acceptance — asiakas voi hyväksyä vain osan riveistä. Hyödyllinen modulaarisissa tarjouksissa; pois päältä asiakas hyväksyy kaiken tai ei mitään.

Mitä asiakas kokee

Asiakas saa sähköpostin PDF:llä ja linkillä. Linkki avaa julkisen sivun A4-näkymällä, Download-painikkeella ja (jos aktivoitu) «Accept this offer» -painikkeella. Hyväksynnässä Mokapen lähettää kuusinumeroisen koodin samaan sähköpostiin; koodi on voimassa tunnin. Osittaisessa hyväksynnässä rivit näkyvät valintaruuduilla; prosenttirivit ohitetaan. Asiakkaan ei tarvitse rekisteröityä Mokapeniin.

Mitä tapahtuu Mokapenissa hyväksynnän jälkeen

Hyväksytyt rivit saavat vihreän kuvakkeen päivämäärällä. Aikajanalle tulee «Accepted by customer» sähköpostilla ja IP:llä. Jos putken automaatio on päällä, tila siirtyy «Accepted»-tilaan. Jos «Create order on close» on päällä, Mokapen ehdottaa linkitetyn tilauksen luontia samoilla riveillä ja summilla.

Erikoistapaukset

• Tarjous ilman vastaanottajan sähköpostia — online-hyväksyntä ei ole käytettävissä (OTP:lle ei ole osoitetta). Julkinen linkki toimii katseluun.
• Vanhentunut OTP — asiakas voi pyytää uuden sivulta; vanhat mitätöidään.
• Hyväksyntä Mokapenin ulkopuolella — voit merkitä rivit hyväksytyiksi käsin rivin muokkauksessa («Accepted by customer»).

Tarjouksen luominen

Aloitustapoja on kaksi, ja valinta muuttaa työmäärää.

• Suora tapa — Tarjoukset-sivulla + Quote oikeassa yläkulmassa avaa koko sivun editorin. Sopii, kun asiakasta ei ole vielä linkitetty diiliin tai yhteyshenkilöön.
• Kontekstuaalinen tapa (suositus) — avaa diilin, yhteyshenkilön tai yrityksen tietue ja käytä + Create and connect → Quote. Tarjous syntyy jo linkitettynä, vastaanottaja, yhteyshenkilö ja mahdollinen asiakasalennus täytettyinä.

Molemmissa toimintajärjestys on sama:

1. Anna selkeä otsikko («Huoltosopimus 2026 — Acme Ltd» on parempi kuin «Acme»).
2. Tarkista vastaanottaja ja lähettäjä.
3. Valitse asiakirjan malli tai jätä organisaation oletus.
4. Lisää rivit yksi kerrallaan: päärivit, sitten lisät, sitten prosenttialennukset.
5. Kirjoita taloudelliset ehdot tai korjaa mallin esitäyttö.
6. Aseta omistaja, päivä ja sulkemistodennäköisyys, jos tiedät.
7. Tallenna. Mokapen antaa järjestysnumeron, laskee summat ja tarjous on valmis lähetykseen.

Avaa Preview viimeiseen tarkistukseen, sitten Send email tai Download PDF. Kaiken ei tarvitse olla täydellistä ensimmäisellä tallennuksella: voit palata muokkaamaan. Vain lähetys on «lopullinen» siinä mielessä, että asiakkaalla on versio — jos muutat jälkeenpäin, lähetä uudelleen.

Tarjouksen muokkaus

Muokkaus tapahtuu kolmella tavalla tarpeen mukaan.

Suora muokkaus tietueessa

Avaa tarjous (Kanban tai List) ja muokkaa: napsauta otsikkoa, kynää kenttien vieressä, lisää/poista rivejä, kirjoita ehdot uudelleen. Sivupaneelissa kentät tallentuvat fokus poistuttaessa; koko sivulla napsauta Save lohkon jälkeen. Jos muokkaat rivejä tai ehtoja, tallenna ensin ennen Preview’ta tai lähetystä.

Tilan edistäminen Kanbanista

Jos vaihdat vain vaihetta, vedä kortti sarakkeesta toiseen. «Päätöstilat» — 100 % (Accepted) tai 0 % (Rejected, Expired) — voi siirtää muihin tiloihin vain organisaation member-roolilla: suojaa jo suljettujen diilien uudelleenavaamiselta.

Massamuokkaus Lististä

Kun muutat monta tarjousta kerralla — uudelleenosoitus, tunniste erälle, tilan siirto — vaihda List-näkymään, suodata, valitse valintaruuduilla ja napsauta Edit yläpalkissa. Massamuokkaus näyttää vain järkevät kentät: omistaja, tila, tunnisteet, yksinkertaiset mukautetut kentät — ei rivejä tai tekstejä. Samassa palkissa myös Clone, Archive ja Delete.

Tarjouksen kloonaus

Jos sinulla on mallitarjous, jota käytät usein — sama rivirakenne pienillä muutoksilla eri asiakkaalle — kloonaa äläkä luo tyhjästä. Klooni säilyttää rivit, ehdot, mallin ja valitut liitteet; vaihdat vastaanottajan ja säädät hintoja.

Yksittäinen kloonaus

1. Avaa tietue → Options → Clone.
2. Valitse mitä kopioidaan: rivit (aina), valinnaisesti liitteet, yhteydet, kommentit, aikajana. Usealla organisaatiolla voit kloonata toiseen organisaatioon.
3. Vahvista.

Mokapen luo uuden tarjouksen otsikkoliitteellä, uudella koodilla (kuluvan vuoden sarja) ilman alkuperäistä asiakasta — asetat oikean vastaanottajan. Alkuperäinen säilyy.

Massakloonaus

1. List → valitse → Clone massapalkissa → valitse vaihtoehdot kerran → vahvista.

Tarjouksen arkistointi

Tarjous ei «valmistu» ja katoa kuten tehtävä. Vaikka diili on ohi — voitettu, hävitty, vanhentunut — tietue on asiakkaan kaupallinen historia. Archive siirtää tarjouksen pois aktiivisista näkymistä (Kanban ja List eivät näytä sitä) mutta säilyttää sen. Se näkyy edelleen asiakkaan tietueessa ja historiaraporteissa, ja löydät sen kohdasta Quotes → Actions → Quote archive.

Yksittäinen arkistointi

1. Avaa tietue → Options → Archive.
2. Vahvista.

Palautus: löydä arkistosta, avaa, Options → Restore — palaa aktiiviseen Kanbaniin aiempaan tilaan.

Massa-arkistointi

1. List → valitse → Archive → vahvista.

Milloin arkistoida ja milloin poistaa? Arkistoi, jos tarjous oikeasti tapahtui (lähetetty, keskusteltu, historiallista arvoa), poista jos se on virhe (vahinko, kaksoiskappale, testi). Älä arkistoi «siivoukseksi»: suodattimet riittävät, ja vanhat hyvät tarjoukset ovat arvoa asiakkaan tietueessa.

Tarjouksen poisto

Poista vahingossa luodut tai testikaksoiset. Suosi Archive, jos tarjouksella on hyödyllistä historiaa.

Yksittäinen poisto

1. Avaa tietue → Options → Delete (punainen).
2. Vahvista.

Extra Large / Advanced Premium -paketissa tarjous menee roskakoriin (Quotes → Actions → Quote trash): sieltä Restore tai Delete permanently. Ilmainen-paketissa (ilman Advanced Premiumia) poisto on yleensä lopullinen heti vahvistuksen jälkeen.

Massapoisto

1. List → valitse → Delete → vahvista.

Tarjouksesta tilaukseksi

Tarjous on ehdotus, tilaus on toimeenpaneva vahvistus: asiakkaan ostositoumus ja — alavirtaan — laskutuksen lähtökohta. Mokapenissa siirtymä on luonnollinen ja usein automaattinen.

• Automaatio sulkemisessa (suositus) — jos oletusputken «Create order on close» on päällä (Settings → Sales → Quotes), kun siirrät tarjouksen 100 % -tilaan (esim. Accepted), Mokapen ehdottaa linkitetyn tilauksen luontia samoilla riveillä, asiakkaalla ja summilla.
• Online-hyväksynnän käynnistämä — OTP-hyväksynnässä tarjous siirtyy Accepted-tilaan ja sama tilausehdotus avautuu.
• Käsin — tarjouksesta + Create and connect → Order, kun automaatio ei laukea tai haluat osittaisen tilauksen.

Alkuperäinen tarjous säilyy ja linkittyy tilaukseen Connections-välilehdellä. Tilauksen hallintaan katso tilausten opas.

Putki ja tilat: myyntiprosessin mallintaminen

Putki on polku, jonka tarjous kulkee alusta loppuun — vaiheet (statukset) kullekin myynnille merkityksellä. Mokapen sisältää oletuksen, joka riittää 90 %:lle tapauksista; voit räätälöidä tai luoda useita.

Oletusputki

• Draft (10 %) — valmistellaan, vielä sisäinen.
• Sent (20 %) — lähetetty, odotat.
• In review (60 %) — asiakas arvioi, ehkä neuvottelee.
• Accepted (100 %) — diili voitettu.
• Rejected (0 %) — diili hävitty.
• Expired (0 %) — tarjous vanhentui ilman vastausta.

Prosentit («progress») vaikuttavat Kanban-korttien palkkiin ja siihen, mitkä tilat ovat «voitettu» (100 %) tai «hävitty/suljettu» (0 %). Automaatiot kytkeytyvät näihin: 100 %:ssa tilausehdotus laukeaa.

Tilojen räätälöinti

Jos standardi ei sovi — julkiset tarjouskilpailut, «Technical approval» ennen kaupallista hyväksyntää — muokkaa tiloja kohdassa Settings → Sales → Quotes → Pipeline and statuses: lisää, nimeä uudelleen, järjestä (järjestys = Kanban-sarakkeet), aseta progress 0–100 %. Käytä 100 % vain varmalle voitolle, 0 % vain lopulliselle sululle.

Useita putkia

Eri kanaville (pitkä B2B, nopea B2C, tarjouskilpailut) luot erillisiä putkia omilla tiloillaan. Kanbanin ylävalikosta valitset näytettävän. Uusi putki: Settings → Sales → Quotes → Pipeline and statuses tai Kanbanin «New pipeline». Putket voidaan rajata tiimeille.

Putken automaatiot

• Create order on close (oletus päällä) — 100 % -tilassa ehdottaa tilausta. Voit poistaa käytöstä, jos hallitset tilauksia ulkoisessa ERP:ssä.
• Move status after customer acceptance (oletus päällä) — OTP-hyväksynnässä siirtää «voitettu»-tilaan (oletuksena ensimmäinen 100 % -tila); voit valita toisen, esim. «Accepted pending contract».

Synkronointi laskutusohjelmistoon

Mokapen on CRM ja kaupallinen tarjoustyökalu, ei laskutusohjelmisto: e-laskutus ja kirjanpito kuuluvat ERP:lle (Fatture in Cloud, kirjanpitäjän ohjelmisto). Jotta et syötä dataa kahdesti, tarjouksen tietueessa ja Integraatioissa on Sync.

Kypsin integraatio on Fatture in Cloud: yksityiskohdat Fatture in Cloud -oppaassa. Lyhyesti: yhdistettynä FIC-tiliin asiakkaat, katalogi, palvelut ja tilaukset (riveineen) virtaavat Mokapenista Fatture in Cloudiin — jossa niistä tulee e-laskuja. Suunta on konfiguroitavissa.

Yksittäisessä tarjouksessa Sync näyttää tilan suhteessa integraatioon. Jos tarjouksesta tuli tilaus, synkronointi koskee pääosin tilausta. Asiakastietueet täsmäytetään ALV-numerolla ja verotunnuksella, jotta samoja ei kahdenneta.

Liittyvät osiot

• Yhteydet — linkitä tarjous diileihin, tilauksiin, seurantatehtäviin, tiketteihin. Yhteydet ovat kaksisuuntaisia.
• Liitteet — tekniset spesifikaatiot, sopimusluonnokset, asiakkaan lähettämät kuvakaappaukset.
• Päivitykset — aikajana: luonti, muutokset, lähetetyt sähköpostit, hyväksynnät IP:llä ja päivällä.
• Tunnisteet — vapaa luokittelu suodatukseen: «Enterprise», «Renewal», «To relaunch»…

Tarjousten asetukset

Asetukset ovat ylläpitäjille ja ownereille kohdassa Settings → Sales → Quotes:

• Pipeline and statuses — vaiheet, progress, automaatiot.
• Field configuration — mitkä kentät näkyvät, järjestys, pakollisuus; voit lisätä mukautettuja kenttiä.
• List column configuration — List-näkymän sarakkeet; voit muuttaa myös Lististä Actions → Edit columns.

• Tax rates (Settings → Sales → Taxes) — ilman vähintään yhtä et voi luoda rivejä.
• Document templates (organisaation Templates) — PDF-mallien räätälöinti.

Tarjousraportit

Kanban ja List ovat yksittäisten tarjousten työhön; kokonaissuorituskykyyn — kuinka monta tarjousta kvartaalissa, kuka myyjä on vahvin, mitkä tuotteet päätyvät tarjouksiin, tarjous→tilaus -konversio — on omat raportit sivulla Quote Reports (vaatii Premium-paketin).

• Jakauma tiloittain — pullonkaulojen tunnistus.
• Jakauma putkittain — jos käytät useita.
• Suoritus ownerittain — määrä ja volyymi myyjittäin.
• Eniten tarjotut nimikkeet — mitä markkina oikeasti kysyy.
• Tarjoukset asiakkaittain — kenelle ja millä arvolla.
• Volyymit kausittain — kuukausi-, kvartaali-, vuositrendit.
• Kate ja markup — toimii vain, jos unit cost on täytetty riveillä.

Kuten kaikkialla Mokapenissa, raportit noudattavat oikeuksia: kukin käyttäjä näkee vain tietueet, joihin hänen roolinsa antaa pääsyn. Myyjä ei automaattisesti näe kollegoiden tarjouksia, ellei oikeudet salli.