Mokapenin opas

Tilaukset-opas

Tilaus on asiakkaan kaupallinen vahvistus: asiakirja, jossa on hinnasto, alennukset, ALV ja ehdot ja joka vahvistaa osto- tai toimitussitoumuksen. Mokapenissa tilaus ei ole PDF jaetussa kansiossa. Se on elävä CRM-tietue, joka on linkitetty yhteyshenkilöön ja yritykseen, seurataan aikajanalla, voidaan synkronoida laskutusohjelmistoon ja on valmis sähköiseksi laskuksi ilman, että rivejä syötetään uudelleen.

Tämä opas käy läpi päivittäisen käytön: tilauksen luomisen tai muodostamisen hyväksytystä tarjouksesta, toimituksen hallinnan operatiivisessa putkessa, asiakirjan lähettämisen asiakkaalle, synkronoinnin Fatture in Cloudin kanssa ja sen, missä kukin työ on milloinkin. Automaattisilla säännöillä alennuksille ja toimitukselle on omat oppaansa; putki ja mallit jäävät lopun osioihin.

Tilaukset ovat valikossa Myynti → Tilaukset. Tarvitaan sopiva Premium-paketti, Sales-sovellus käytössä ja verokannat määritettynä organisaatiotasolla (kerran kohdassa Settings → Sales → Verot).

Miten tilaukset sopivat muuhun työhön

Ennen teknisiä yksityiskohtia kannattaa nähdä, missä tilaus istuu myyntivirrassa. Siksi Mokapen auttaa sen sijaan, että taistelisit sitä vastaan.

Tyypillisessä polussa asiakas tulee sisään yhteyshenkilönä (verkkosivu, messut, suositus). Kun oikea mahdollisuus syntyy, avaat diilin neuvottelun seurantaan. Jos tarvitaan virallinen ehdotus, teet tarjouksen; kun asiakas hyväksyy, tarjouksesta tulee tilaus — siinä taloudellinen sitoumus on lopullinen ja toimitus, tuotanto ja laskutus alkavat. Voit luoda tilauksen myös suoraan (jo sovittu myynti, sopimuksen uusinta, toistuva tilaus) ilman tarjousta.

Tilaus perii ja syöttää kaiken muun: jos se tulee hyväksytystä tarjouksesta, rivit, asiakas, alennukset ja ehdot kopioituvat ilman uudelleensyöttöä; jos avaat sen yrityskortilta, vastaanottaja ja erillinen alennus täyttyvät automaattisesti. Kun tilaus on tehty, se linkittyy projekteihin, toimitustehtäviin, tukitiketteihin ja synkronoinnin kautta kirjanpitoon laskutusta varten.

Käytännön hyöty: puolen vuoden päästä, kun joku tiimistä avaa asiakkaan yhteystiedon, hän näkee koko historian — lähetetyt tarjoukset, tehdyt tilaukset, mitkä on toimitettu tai laskutettu, millä summilla ja riveillä. Ei jaettua Exceliä eikä «tilaukset 2026» -kansiota, josta etsitään.

Käyttötapaukset

• Allekirjoitettu B2B-sopimus: tilaus, jossa on toistuvia palvelurivejä, maksuehdot taloudellisissa ehdoissa ja brändätty PDF organisaation mallilla.
• Myynti hyväksytystä tarjouksesta: tilaus syntyy tarjouksesta, rivit, summat ja asiakas ovat jo kohdallaan — yksi napsautus ja olet valmis toimitukseen tai laskutukseen.
• Toiminta ja toimitus: tilaus on linkitetty projektiin ja toimitustehtäviin; yhteydet jälkimyynnin tiketteihin kattavat koko ketjun.
• Verotusintegraatio: synkronointi Fatture in Cloudiin — tilaus riveineen on sähköisen laskun pohja ilman uudelleensyöttöä kirjanpidossa.

Tilausten sivu: mistä aloitat joka päivä

Kun menet kohtaan Myynti → Tilaukset, näet Kanban-taulun: sarakkeet ovat operatiivisia vaiheita (New Order, Taken in charge, To be invoiced, Invoiced, Fulfilled, Standby, Cancelled — muokattavissa). Jokainen tilaus on kortti oman tilansa sarakkeessa. Yhdellä silmäyksellä näet, kuinka monta tilausta odottaa toimitusta, kuinka monta on laskutuksessa ja kuinka monta on suljettu.

Tämä on oikea näkymä päivittäiseen työhön: avaa Mokapen aamulla ja katso «Taken in charge» — tämän päivän työt. Katso «To be invoiced» — ne, jotka siirtyvät kirjanpitoon. «Fulfilled»-sarake näyttää kauden suljetut työt, ja sarakkeen yläreunassa on kokonaissumma.

Ylhäällä on kaksi työkalua, joita käytät usein: putken valitsin (jos prosesseja on useita — esimerkiksi tuotteet ja palvelut — kullakin on oma putki ja vaiheet) ja Filters-painike. Suodattimet rajaavat näkymän: vain tietyn asiakkaan tilaukset, tietyn summan yli, tietty omistaja, tietty tunniste. Jos käytät samaa yhdistelmää usein, tallenna se tallennetuksi suodattimeksi ja palauta yhdellä napsautuksella.

Vaiheen siirtämiseen tilausta ei tarvitse avata: vedä kortti kohdasta «Taken in charge» kohtaan «To be invoiced», niin tila päivittyy. Nopeaa operatiivisissa palavereissa tai aamukierroksella.

Oikean yläkulman + Order -painike avaa editorin uutta tilausta varten — katso myöhemmin «Tilauksen luominen».

Kanban-näkymä (oletus)

Taulu on jaettu putken vaiheisiin; jokainen tilaus on kortti. Kunkin sarakkeen yläreunan kokonaissumma kertoo taloudellisen volyymin tilan mukaan. Edetäksesi vedä korttia: tila päivittyy avaamatta tilausta.

Listanäkymä

Tavallinen taulukko: yksi rivi tilausta kohti, muokattavat sarakkeet (koodi, asiakas, summa, tila, omistaja, päivämäärä, tunnisteet). Lajittele otsikoita napsauttamalla ja valitse useita rivejä valintaruuduilla massatoimintoihin: vaihda omistaja, arkistoi vuoden lopun erä, vie CSV kirjanpitoon.

Kumpi, miten ja milloin

Nyrkkisääntö: Kanban työhön (etene tilauksissa, avaa, kommentoi, hallitse toimitusta), List tarkistukseen ja korjaukseen (tarkista luvut, lajittele summan mukaan, massamuokkaukset, vienti, analyysi). Vaihda oikean yläkulman valitsimella. Suodattimet ja aktiivinen putki pysyvät samoina.

Tilauskortti

Kun napsautat korttia Kanbanissa (tai riviä Listissä), tilaus avautuu. Premium-paketilla voit siirtyä kokonäyttöön yläreunan laajennuskuvakkeella — kätevää, kun tilauksessa on paljon rivejä tai pitkät ehdot.

Ylhäällä ovat tilauskoodi (esim. #ORD-3-2026) ja otsikko. Koodi yksilöi tilauksen — katso oma osio. Otsikko on antamasi kuvaus, esimerkiksi «2026 tehtaan huoltotilaus — Acme-asiakas»: se auttaa tunnistamaan tilauksen, mutta ei näy sellaisenaan PDF:ssä.

Otsikon alla on toimintopalkki: putken tila, yksityisyys, tunnisteet, liitteet, muistiinpanot, Copy link, Options-valikko (Clone, Archive, Delete). Painike + Create and connect linkittää tehtäviä, tapaamisia, projekteja ja tikettejä — linkki on automaattinen ja kaksisuuntainen.

Oikealla ylhäällä on asiakirjapalkki: Preview, Download (PDF/Word), Send email — katso oma osio.

Muu tietue on lohkoissa: lähettäjä ja vastaanottaja, kaupalliset tiedot, rivit, summat, asiakirjan ulkoasu, taloudelliset ehdot, yhteydet ja synkronointi.

Lähettäjä täyttyy organisaation asetuksista (nimi, osoite, ALV-numero, logo). Vastaanottajan asetat valitsemalla hakemistosta yrityksen ja yhteyshenkilön: nimi, osoite, ALV-numero, sähköposti ja puhelin latautuvat automaattisesti. Jos yrityksellä on tietueessa erillinen alennus, se koskee kaikkia rivejä. Jos asiakasta ei vielä ole, voit luoda hänet lennossa kirjoittamalla nimen.

Toimitus: kulut ja toimitusosoite

Tilauksen kokonäyttösivulla (ei tiiviissä sivupaneelissa) on kokoontaitettava Shipping-lohko (kuorma-autokuvake). Siinä hallitset fyysistä toimitusta: toimituskulu, kohdemaa, toimitusosoite ja tavaran vastaanottajan tiedot (nimi, osoite, postinumero, kaupunki, maakunta, puhelin, sähköposti).

Voit syöttää toimituskulun käsin tai antaa Mokapenin laskea sen automaattisestimaantieteellisten vyöhykkeiden mukaan (Settings → Sales → Orders → Shipping). Automaattinen laskenta huomioi kohdemaan ja, jos vyöhyke on «painon mukaan», rivien tuotteiden painon (määrä × katalogipaino). Kun lisäät tai poistat tuoterivejä tai vaihdat maata, järjestelmä voi laskea kulun uudelleen ja päivittää summat.

Jos tilauksen summa ylittää vyöhykkeen ilmaisen toimituksen rajan, Mokapen nollaa kulun. Toimitussumma lisätään tilauksen summiin (rivien jälkeen), ja Fatture in Cloud -synkronoinnissa siitä voi tulla oma rivi. Vyöhykkeiden asetukset ovat toimitusoppaassa.

Tilauskoodi: automaattinen numerointi (ja miten sitä muutetaan)

Jokaisella tilauksella on yksilöllinen koodi, joka tunnistaa asiakirjan sisäisesti (Kanban, listat, yhteydet) ja näkyy PDF:ssä tilauksen viitteenä.

Mokapen luo koodin automaattisesti tallennuksessa, jos se on tyhjä: vuosittainen juokseva numero muodossa ORD-NUMBER-YEAR (esim. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Joka tammikuun 1. päivä laskuri nollautuu. Jos vaihdat tilauspäivän toiseen vuoteen, koodi luodaan uudelleen kyseiselle vuodelle.

Voit asettaa koodin käsin: napsauta koodia otsikossa, kirjoita haluamasi ja tallenna. Hyödyllistä, kun numerointi pitää sovittaa ERP:hen tai ulkoiseen kirjanpitoon. Vakiomuodosta poikkeavat koodit eivät vaikuta automaattiseen sarjaan. Varo kaksoiskappaleita: jätä automaattinen numerointi ja puutu vain tarvittaessa.

PDF:issä ja sähköposteissa tiedostonimi voi olla Lähettäjä - ORD-3-2026.pdf.

Rivit: tilauksen kaupallisen asiakirjan rakentaminen

Rivit ovat tilauksen ydin: ne kuvaavat asiakkaalle, mitä myyt tai toimitat ja mihin hintaan. Jokaisella rivillä on otsikko, määrä, yksikköhinta, ALV-kanta ja summa. Kaikki muu — alennukset, netto/brutto, kate, verot — lasketaan reaaliajassa työskennellessäsi.

Kun napsautat + Item, avautuu ikkuna, jossa valitset ensin rivin tyypin. Vaihtoehtoja on viisi, eikä ero ole kosmeettinen: se muuttaa, mitä rivi tilauksessa tarkoittaa.

Uusi rivi tai linkitetystä tarjouksesta

Tilauksessa, joka on linkitetty yhteen tai useampaan tarjoukseen (Connections-välilehti), painike + Item muuttuu valikoksi, jossa on kaksi vaihtoehtoa: New (tavallinen ikkuna, kuten tarjouksissa) ja From connected quote. Jälkimmäinen näkyy vain, jos tilaukseen on linkitetty vähintään yksi tarjous — hyödyllistä, kun tilaus alkaa osittaisena tai lisäät rivejä myöhemmin syöttämättä hintoja ja ALV:tä uudelleen.

Valinta From connected quote avaa ikkunan: valitset tarjouksen (jos linkitettyjä on useita), Mokapen lataa sen rivit otsikkoineen, määrineen ja hintoineen. Merkitse tuotavat — vaikka vain osa — ja vahvista Add. Valitut rivit lisätään tilaukseen samoilla tiedoilla kuin tarjouksessa (tuote/palvelu, määrä, hinta, rivin alennus, ALV). Sen jälkeen voit muokata niitä erikseen kuten muitakin rivejä.

Viisi rivityyppiä

Jokainen rivi voi olla yksi näistä viidestä tyypistä, ja valinta muuttaa, mitä rivi tilauksessa edustaa:

• Service — tulee palvelukatalogista. Käytä aineettomaan (konsultointi, tilaus, päivähintainen työ). Valitse palvelu valikosta, niin hinta, ALV, koodi ja kuvaus täyttyvät katalogista. Voit silti muuttaa niitä rivillä, jos tälle asiakkaalle on eri hinta: katalogi pysyy ennallaan.
• Product — toimii kuten Service, mutta tulee tuotekatalogista: laitteet, materiaalit, ohjelmistolisenssit, kaikki konkreettinen tai SKU:lla varustettu.
• Generic item — vapaa rivi: ei katalogilinkkiä, kirjoitat otsikon, hinnan ja määrän käsin. Sopii satunnaisiin eriin, jotka eivät kuulu katalogiin («Milanon matka», «Kertaluonteinen käyttöönotto», «Logon graafinen muokkaus»).
• Generic % item — laskettava rivi: syötä prosentti (positiivinen tai negatiivinen), ja Mokapen laskee summan edellisten rivien netosta. Tyypillinen käyttö: tilausalennus («Kanta-asiakasalennus −10%» kaikkien rivien jälkeen) tai lisä («Kiireellinen palvelu +15%»). Luku lasketaan uudelleen, jos lisäät rivin ylle tai muutat hintaa.
• Text-only % item — kuten edellinen, mutta ilman laskettua summaa: asiakirjassa näkyy vain teksti. Käytä, kun haluat kertoa asiakkaalle jotain muuttamatta summia («Alennus sisältyy jo hintoihin», «Alennettu ALV joillakin riveillä»).

Mitä kirjoitat kullekin riville

Tyypistä riippumatta jokaisella rivillä on samat kentät (prosenttityypeillä pienin eroin):

• Otsikko ja huomautus — mitä asiakas lukee PDF:ssä. Otsikko on päärivi («Palvelimen määräaikaishuolto»), huomautus on kuvaus sen alla («Sisältää kaksi neljännesvuosikäyntiä, tikettien käsittelyn, tietoturvapäivitykset»). Täyttyy katalogista, jos valitsit sen; geneeriselle riville kirjoitat sen itse.
• Määrä ja yksikköhinta — muodostavat rivin summan. Oletusmäärä on 1, joten kertaluonteiselle palvelulle riittää hinta. Kulutukseen perustuville riveille (tunnit, päivät, lisenssit) syötä todellinen määrä.
• ALV-kanta — valitaan organisaatioon määritetyistä (Settings → Sales → Taxes). Jos kantoja ei ole vielä, Mokapen varoittaa ennen rivien luontia. Järjestelmä käyttää oletuksena tuote- tai palvelukatalogin kantaa tai maasi vakiokantaa geneerisille riveille.
• Rivialennus — prosenttialennus yhdelle riville (0–100 %): hyödyllinen erikoishintaan yhdellä rivillä koskematta muihin. Eri asia kuin asiakasalennus ja asiakirja-alennus — katso alla.
• Yksikkökustannus — sisäinen kenttä, ei näy asiakkaalle: käytetään katteeseen ja markupiin. Jos täytät sen, tilaus näyttää, paljonko rivillä ansaitset. Ei pakollinen, mutta tiukoilla katteilla tai tilauksen kannattavuuden vuoksi se kannattaa syöttää ainakin pääriveille.

Netto- vai bruttohinnat: mitä valita

Rivilistan yläpuolella on kytkin «Use gross prices». Se ei ole tekninen yksityiskohta: se muuttaa, mitä hintakentän luku tarkoittaa.

• Nettohinnat (oletus) — syötät hinnan ilman ALV:tä. Jos kirjoitat 100 € riville, jonka ALV on 22 %, asiakas näkee 100 € netto + 22 € ALV = 122 € yhteensä. B2B:n standardi: yhteyshenkilö ajattelee nettona, koska vähentää ALV:n.
• Bruttohinnat — syötät hinnan ALV mukaan lukien. Jos kirjoitat 122 € riville, jonka ALV on 22 %, Mokapen jakaa: 100 € netto, 22 € ALV. Luontevaa B2C:ssä: yksityisasiakas haluaa tietää, mitä maksaa kassalla, ei jakoa.

Kytkin koskee koko tilausta: netto- ja brutto-rivejä ei voi sekoittaa. Valitse asiakkaan mukaan: yritys lähes aina netto; kuluttaja lähes aina brutto.

Alennukset: täysi kaskadi (enintään viisi tasoa)

Alennukset lasketaan kaskadina jäljellä olevalle pohjalle (prosentteja ei lasketa yhteen). Asiakas-, rivi- ja käsin syötetyn alennuksen lisäksi tilauksissa voi olla organisaation säännöt määrälle ja neton kokonaissummalle. Täysi asetus on alennusoppaassa.

Tyypillinen järjestys 1 000 € nettorivillä:

1. Aloita 1 000 €.
2. Asiakasalennus (yrityksen tietue), esim. 10 % → 900 €.
3. Rivi- tai kiinteän erän alennus, esim. 5 % → 855 €.
4. Määräalennus (Settings → Orders → Discount), jos ehto täyttyy → pohja pienenee edelleen.
5. Neton kokonaissumman alennus (samat asetukset), jos volyymiporras saavutetaan.
6. Käsin syötetty asiakirja-alennus («Add discount» rivien alla) — viimeinen neuvotteluvipu.
7. Laske ALV alennusten jälkeisestä netosta. Lisää sitten mahdollinen toimituskulu.

Käytännössä kaikkia tasoja käytetään harvoin yhdessä. Yleiset kuviot:

• Asiakasalennus — kanta-asiakkuus yrityksen tietueessa.
• Rivialennus — erikoishinta yhdelle riville.
• Määrä / volyymi — automaattiset tukkuhintasäännöt (alennusopas).
• Käsin syötetty asiakirja — kaupan sulkeminen juuri tällä tilauksella.

Summalohko näyttää jokaisen arvotetun tason erikseen. Kunnes otat käsin syötetyn alennuksen käyttöön, asiakas-, rivi- ja (jos määritetty) automaattiset säännöt pysyvät.

Jos tilaus tulee hyväksytystä tarjouksesta tai voitetusta diilistä, Mokapen voi esitäyttää rivit — tarkista ja säädä ennen lähettämistä asiakkaalle tai synkronointia kirjanpitoon.

Järjestä, muokkaa, poista rivejä

Rivejä voi vetää uuteen järjestykseen: näytön järjestys on se, jonka asiakas näkee PDF:ssä. Laita päärivit ensin, sitten lisätarvikkeet, sitten mahdolliset prosenttialennukset — niin tilaus lukee hyvin.

Rivin muokkaus: napsauta muokkauskuvaketta, sama luonti-ikkuna avautuu. Poisto on roskakori-kuvake. Mokapen ei kysy vahvistusta rivin poistolle (uudelleenluonti kestää sekunteja), mutta tärkeissä tilauksissa kannattaa tallentaa ajoittain.

Summat: mitä asiakas näkee ja mitä vain sinä näet

Riviosion alareunan summalohko näyttää tilauksen koko laskennan. PDF:ssä asiakkaalle näkyvät:

• Netto yhteensä — rivien verollisten pohjien summa.
• Alennukset — yksi kerrallaan, jos tyyppejä on useita.
• Verot — erikseen ALV-kannan mukaan.
• Brutto yhteensä — lopullinen luku, jonka asiakas näkee.

Kolme kohtaa näkyy vain sisäisesti eikä koskaan PDF:ssä. Ne näkyvät vain, jos olet täyttänyt rivien yksikkökustannuksen:

• Kate — nettohinnan ja kokonaiskustannuksen erotus.
• Kate % — kate suhteessa myyntihintaan.
• Markup % — kate suhteessa kustannukseen.

Nämä ovat sisäisiä kannattavuuslukuja. Niiden avulla päätät, voitko vielä laskea hintaa kaupan sulkemiseksi.

Asiakirjan ulkoasu: PDF-mallit ja mukautus

Asiakkaan saama PDF ei koostu joka kerta tyhjästä: se lähtee mallista, joka määrittää asettelun, värit, logon paikan, rivitaulukon rakenteen ja allekirjoituksen paikan. Tilauskortilla on Design-lohko ja pudotusvalikko, josta valitset mallin.

Järjestelmämallit (valmiina käyttöön)

Mokapenissa on neljä oletusmallia — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — eri asetteluilla. Ne eroavat logon paikassa (ylävasen, keskellä, oikea), rivitaulukon tyylissä (vuorottelevat rivit tai ei, reunat tai vain erottimet), lähettäjä- ja vastaanottajalohkon asettelussa ja allekirjoituslohkon paikassa. Ne on jo määritetty ja käyttävät automaattisesti organisaatiosi tietoja (logo, värit, verotiedot).

Jos olet vasta aloittamassa etkä ehdi mukauttaa, kokeile neljää vakiomallia samalla tilauksella (vaihda malli ja napsauta Preview) ja valitse miellyttävin. Monet käyttävät vakiomalleja vuosia ilman ongelmia.

Organisaatiosi omat mallit

Jos tarvitset tarkat brändivärit, alan vaatiman asettelun tai lisälohkoja kuten takuuehdot tai digitaalisen allekirjoituksen, voit luoda omia malleja organisaation Templates-alueella (sivupalkki). Jokaisella mallilla on tyyppi (Order, Quote, Invoice...) ja rakenne muokattavista lohkoista.

Oma malli antaa sinun:

• Määrittää, mitkä lohkot näytetään ja missä (ylätunniste, lähettäjä, vastaanottaja, rivitaulukko, ehdot, allekirjoitus, lakitekstit).
• Asettaa värit, fontit ja taulukon tyylin brändin mukaan.
• Esiladata vakioteksti taloudellisiin ehtoihin: kun luot uuden tilauksen sillä mallilla, ehtoteksti täyttyy valmiiksi (voimassaolo, maksuehdot, säädösviitteet).

Organisaation mallilistassa voit merkitä mallin oletukseksi: sitä ehdotetaan automaattisesti kaikille uusille tilauksille. Hyödyllistä, kun koko myyntitiimin pitää käyttää samaa asettelua miettimättä.

Jos vaihdat olemassa olevan tilauksen mallin (esimerkiksi koska asiakas vaatii eri asettelun) ja tallennat, esikatselu ja lataus käyttävät uutta ulkoasua — rivejä, hintoja tai jo kirjoitettuja ehtoja ei kosketa.

Taloudelliset ehdot: tilauksen vapaa teksti

Document-lohkossa on taloudellisten ehtojen editori: muotoiltu tekstialue (lihavointi, kursivointi, luettelot, linkit, taulukot), johon kirjoitat kaiken rivien ja lukujen ympärille. Maksuehdot («30 päivää laskun päivästä»), voimassaolo («voimassa 31.3.2026 asti»), salassapito, toimitusajat, takuut, sopimussakot, säädösviitteet.

Jos asetat mallin, jossa ehdot on esiladattu, editori täyttyy automaattisesti tilausta luotaessa — muutat vain tapauskohtaisen. Jos mallissa ei ole esiladattuja ehtoja, aloitat tyhjästä.

Ehtoteksti näkyy PDF:ssä rivitaulukon alla, ennen allekirjoituslohkoa. Mokapen ei indeksoi eikä analysoi sitä: se on puhdasta asiakirjasisältöä, ja editorissa näkemäsi muotoilu on se, jonka asiakas näkee.

Esikatselu, lataus ja lähetys asiakkaalle

Kun tilaus on valmis — rivit syötetty, ehdot kirjoitettu, asiakas linkitetty — on aika toimittaa se. Mokapen antaa kolme polkua, yksinkertaisimmasta ammattimaisimpaan.

Preview: tarkista ennen lähettämistä

Tietueen oikean yläkulman Preview-painike näyttää PDF:n juuri niin kuin asiakas sen näkee, selaimessa A4-muodossa. Se ei luo ladattavaa tiedostoa: se on ajonaikainen renderöinti nykyisillä tiedoilla ja mallilla.

Käytä sitä aina ennen lähettämistä. Kahdessa sekunnissa näet, mitä tietueelta jää huomaamatta: liian pitkä rivin otsikko katkeaa, huomautus rivittyy huonosti, logo istuu huonosti tähän malliin, väärä ALV-kanta rivillä. Muokkaa, tallenna, avaa esikatselu uudelleen — toista, kunnes olet tyytyväinen.

Tärkeää: esikatselu vastaa tilauksen tallennettua tilaa. Jos muutit juuri rivejä tai ehtoja etkä ole tallentanut, esikatselu ei välttämättä näytä viimeisimpiä muutoksia. Tallenna ja yritä uudelleen.

Download: PDF tai Word

Download-painike avaa valikon, jossa on kaksi vaihtoehtoa: PDF ja Word (docx). PDF on vakiotoimitusmuoto — asiakas ei voi muokata sitä, se on ammattimainen ja yleinen. Tiedostonimi muodostuu automaattisesti muotoon LähettäjänNimi - Tilauskoodi.pdf (esimerkki: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), joten asiakas löytää sen jo tunnistettuna.

Word palvelee kahta tapausta: kun haluat muokata asiakirjaa käsin ennen lähettämistä (lisätä kappaleen, jota et halua järjestelmään), tai kun asiakas pyytää muokattavaa muotoa suurempaan asiakirjaan. Huomaa: viety Word on tilauksen tilannekuva — siellä tehdyt muutokset eivät palaa Mokapeniin.

Send email: toimita suoraan tilauksesta

Send email -painike avaa ikkunan, jolla lähetät tilauksen asiakkaalle poistumatta Mokapenista, PDF liitteenä.

Vastaanottaja on esitäytetty linkitetyn yhteyshenkilön tai yrityksen sähköpostilla. Voit lisätä vastaanottajia puolipisteellä erotettuna — hyödyllistä, kun yhteyshenkilö haluaa kopion ostoon tai kirjanpitäjälleen. From-kenttä ehdottaa organisaatioon SMTP-yhteyksiksi määritettyjä osoitteita: jos niitä ei ole, Mokapen käyttää järjestelmäosoitettaan (viesti saapuu silti, mutta geneerisestä osoitteesta). Ammattimaiselta näyttääksesi yhdistä vähintään yksi yrityksen osoite (info@, sales@, oma osoitteesi) sähköpostiyhteyksiin.

Aihe esitäyttyy tekstillä «Order {code}» — vaihda se tarkemmaksi («Huoltoehdotuksemme vuodelle 2026»). Viesti alkaa vakiotervehdyksellä, mutta voit kirjoittaa sen kokonaan uusiksi: viimeinen kaupallinen huomio, viittaus keskusteluun, seuraavat askeleet.

Alta löydät kaksi tärkeää valintaa:

• Attach PDF document (oletuksena päällä) — luo tilauksen PDF:n ja liittää sen, joten asiakkaalla on aina kopio, vaikka hän ei napsauttaisi linkkiä.
• Receive BCC copy — lähettää piilokopion omaan osoitteeseesi, jotta tiedät tarkalleen mitä lähetit ja milloin.

Lähetyksen jälkeen tapahtuma kirjataan tilauksen aikajanalle (päivä, aika, vastaanottajat): vaikka palaisit kolmen viikon päästä, tiedät tarkalleen milloin lähetit sen.

Synkronointi laskutusohjelmistoon

Mokapen on CRM ja kaupallinen asiakirja, ei laskutusohjelmisto: sähköinen laskutus, ALV-kirjat ja päiväkirja jäävät kirjanpitoon (Fatture in Cloud, ERP, kirjanpitäjä). Tilauksissa synkronointi on ratkaiseva askel — tässä tiedoista tulee laskutettavia ilman uudelleensyöttöä.

Kypsin integraatio on Fatture in Cloud: yksityiskohdat Fatture in Cloud -oppaassa. Kun yhdistät FIC-tilin, asiakastietueet, tuote- ja palvelukatalogi sekä tilaukset riveineen siirtyvät Mokapenista Fatture in Cloudiin, jossa niistä tulee sähköisiä laskuja. Suunta on määritettävissä (vain vienti tai kaksisuuntainen).

Tilauksen Sync-välilehti näyttää tilan: synkronoitu, viimeisin onnistunut toiminto, mahdolliset virheet. Kun muutat rivejä tai summia Mokapenissa, uusi synkronointi voi olla tarpeen ennen kuin kirjanpito laatii laskun.

Tietueet täsmäytetään järjestelmien välillä ALV-numerolla ja verotunnuksella kaksoiskappaleiden estämiseksi. ALV-vastaavuus ja synkronoinnin suodattimet määritetään organisaatiokohtaisesti Integraatioissa.

Tyypillinen virta: hyväksytty tarjous → tilaus Mokapenissa → tilauksen synkronointi FIC:iin → sähköinen lasku kirjanpidosta. Mokapen hoitaa CRM:n ja tilausasiakirjan; verosäännösten noudatus jää yhdistettyyn kirjanpitojärjestelmään.

Tilauksen luominen

Aloitustapoja on kolme, ja valinta muuttaa työmäärää.

• Hyväksytystä tarjouksesta (suositus, kun sellainen on) — tarjouksesta, jonka tila on Accepted, putken automaatiolla tai painikkeella + Create and connect → Order. Rivit, asiakas, summat ja ehdot kopioituvat; tilaus syntyy jo linkitettynä lähdetarjoukseen. Hyväksymisvirta on tarjousoppaassa.
• Voitetusta diilistä — diilin tietueesta, + Create and connect → Order. Asiakas ja kaupalliset tiedot esitäyttyvät; lisää tai tarkista rivit.
• Suoraan — Tilausten sivulla napsauta oikealta ylhäältä + Order. Jo sovittuihin myynteihin ilman virallista tarjousta tai toistuviin tilauksiin. Luo asiakastietue lennossa tarvittaessa.

Kaikissa tapauksissa operatiivinen järjestys on sama:

1. Anna selkeä otsikko: «2026 huoltotilaus — Acme Srl» on parempi kuin «Acme-tilaus».
2. Tarkista vastaanottaja ja lähettäjä.
3. Valitse asiakirjan malli (tyyppi Order) tai jätä oletus.
4. Lisää tai tarkista rivit: päärivit ensin, sitten lisätarvikkeet, sitten prosenttialennukset.
5. Kirjoita taloudelliset ehdot tai korjaa mallista esiladattu teksti.
6. Aseta omistaja, tilauspäivä ja alkuperäinen putken tila.
7. Tallenna. Mokapen antaa koodin ORD-N-YEAR, jos et asettanut sitä, laskee summat ja tilaus on valmis.

Napsauta Preview, sitten Send email, Download PDF tai aloita synkronointi kirjanpitoon — prosessisi seuraavan askeleen mukaan.

Kaiken ei tarvitse olla täydellistä ensimmäisellä tallennuksella: voit palata muokkaamaan rivejä, hintoja ja tekstiä. Fatture in Cloud -synkronoinnin jälkeen Mokapenin muutokset voivat vaatia uuden synkronoinnin.

Tilauksen muokkaus

Tilauksen muutokset tehdään kolmella tavalla sen mukaan, mitä muutat ja kuinka monessa tietueessa.

Suora muokkaus tietueessa

Avaa tilaus (Kanbanista tai Lististä) ja muokkaa tarvittavaa: napsauta otsikkoa nimetäksesi uudelleen, kynäkuvaketta kenttien vieressä korjataksesi ne, lisää tai poista rivejä, kirjoita ehdot uudelleen. Sivupaneelissa kentät tallentuvat yksi kerrallaan, kun poistut kentästä. Kokonäyttösivulla sinun on napsautettava Save, kun lopetat käsittelemäsi lohkon.

Huomaa: jos muutat rivejä tai ehtotekstiä, tallenna ensin ennen esikatselua tai lähettämistä — muuten lähetetty PDF on yhä edellinen versio.

Tilan siirto Kanbanista

Jos ainoa muutos on tilauksen vaihe (siirretty toimitukseen, laskutettu, toimitus valmis), älä edes avaa tietuetta: vedä kortti Kanbanissa sarakkeesta toiseen. Tila päivittyy heti. Tehokkain tapa hallita toimitusta palavereissa tai aamukierroksella.

Yksi rajoitus: «päättävät» tilat — ne, jotka ovat 100 % (kuten Fulfilled) tai 0 % (Cancelled) — voidaan vaihtaa muihin tiloihin vain käyttäjillä, joilla on organisaatiossa member-rooli. Suoja, jotta ulkoiset yhteistyökumppanit eivät «avaa uudelleen» jo suljettuja tilauksia.

Massamuokkaus List-näkymästä

Kun sinun on muutettava jotain monessa tilauksessa — siirtää lähteneen myyjän kaikki tilaukset, lisätä tunniste kesän tilauserään, siirtää erän tila — vaihda List-näkymään, suodata oikeat tilaukset, valitse valintaruuduilla ja napsauta Edit yläreunan toimintopalkissa.

Massamuokkauksen ikkuna näyttää vain kentät, jotka sopivat massaan: omistaja, tila, tunnisteet, yksinkertaiset mukautetut kentät. Rivejä tai tekstiä ei voi massamuokata — ne ovat määritelmän mukaan yhden tilauksen asioita. Vahvista, niin muutos koskee kaikkia valintoja.

Samassa palkissa ovat myös Clone, Archive ja Delete — katso omat osiot.

Tilauksen poisto

Poista vahingossa luodut tai kaksoiskappaleina syntyneet testitilaukset. Valitse mieluummin Archive, jos tilauksella on hyödyllinen historia (lähetetty, toimitettu tai synkronoitu, yhteyksiä asiakkaaseen tai diiliin) etkä halua menettää jälkeä yhteyshenkilön tai yrityksen tietueessa.

Yksittäinen poisto

1. Avaa tietue → Options (kolme pistettä) → Delete (punainen kohta).
2. Vahvista ikkunassa.

Extra Large -paketilla tilaus menee roskakoriin (Tilausten sivu → Actions → Order trash). Sieltä voit Restore tai Delete permanently. Jos avaat tilauksen, joka on jo roskakorissa, näkyviin tulee Restore / Delete permanently -banneri.

Ilmainen-paketilla (ilman Extra Largea) poisto on yleensä pysyvä heti vahvistuksen jälkeen, ilman roskakoria — tarkista organisaatiosi oikeudet.

Usean poisto

1. List-näkymä → valitse → Delete (punainen painike) → vahvista.

Mieti vaikutus synkronointiin ja jo aloitettuun laskutukseen ennen pysyvää poistoa.

Tilauksen arkistointi

Tilaus ei ole tehtävä, jonka «valmistat» ja joka katoaa. Vaikka työ olisi tehty — toimitettu, laskutettu, peruttu — tietue pysyy hyödyllisenä: se on asiakkaan kaupallinen historia, ja sen kuuluu löytyä yhteyksistä hänen tietueessaan, vuosiraporteista ja aiempien tilausten analyysistä. Archive tekee juuri tämän: siirtää tilauksen pois aktiivisista näkymistä (Kanban ja List eivät enää näytä sitä) mutta pitää sen ehjänä. Se näkyy yhä linkitetyn asiakkaan tietueessa ja historiaraporteissa, ja voit katsoa sitä milloin tahansa kohdasta Orders → Actions → Order archive.

Yksittäinen arkistointi

1. Avaa tietue → Options → Archive.
2. Vahvista ikkunassa.

Avataksesi sen uudelleen (asiakas soittaa kuukausia myöhemmin ja haluat jatkaa siitä): etsi se arkistosta, avaa tietue, Options → Restore, ja se palaa aktiiviseen Kanbaniin tilaan, jossa se oli ennen arkistointia.

Usean arkistointi

1. List-näkymä → valitse → Archive massapalkissa → vahvista.

Milloin arkistoida ja milloin poistaa? Käytännön sääntö: arkistoi, jos tilaus oikeasti tapahtui (lähetit sen, siitä keskusteltiin, sillä on historiallista arvoa), poista, jos se on virhe (syntynyt vahingossa, kaksoiskappale, testi). Älä arkistoi «siivouksen» vuoksi: Kanban suodattimilla antaa jo tarvitsemasi siivouksen, ja vanhat mutta hyvät tilaukset ovat lisäarvoa asiakastietueessa.

Tilauksen kloonaus

Jos sinulla on mallitilaus, jota käytät usein uudelleen — sama rivirakenne pienin muunnelmin eri asiakkaalle — älä luo sitä alusta joka kerta: kloonaa se. Kloonattu tilaus säilyttää kaikki rivit, ehdot, mallin ja valitut liitteet; vaihdat vastaanottavan asiakkaan ja säädät hintoja tarvittaessa.

Yksittäinen kloonaus

1. Avaa tietue → Options (kolme pistettä) → Clone.
2. Ikkunassa valitse valintaruuduilla, mitä kopioon siirtyy: rivit (aina) ja halutessasi liitteet, yhteydet, kommentit, aikajanan historia. Jos työskentelet useassa organisaatiossa samalla tilillä, voit kloonata tilauksen toiseen organisaatioon.
3. Vahvista.

Mokapen luo uuden tilauksen, jonka otsikossa on pääte erottamaan sen alkuperäisestä. Se saa uuden koodin (kuluvan vuoden juokseva) eikä ole linkitetty alkuperäiseen asiakkaaseen — asetat oikean vastaanottajan. Alkuperäinen pysyy ennallaan: kloonaus on kopio, ei siirto.

Usean kloonaus

1. List-näkymä → valitse valintaruuduilla → Clone massapalkissa → valitse asetukset kerran kaikille → vahvista.

Tarjouksesta tai voitetusta diilistä

Useimmat tilaukset tulevat jostain, joka tapahtui jo aiemmin — hyväksytystä tarjouksesta tai voitetusta diilistä. Mokapen välttää rivien ja asiakastietojen uudelleensyötön näissä askelissa.

Pääpolkuja on kaksi:

• Hyväksytystä tarjouksesta — kun asiakas hyväksyy (verkossa OTP:llä, käsin tai putken automaatiolla 100 %:ssa), Mokapen ehdottaa linkitetyn tilauksen luomista samoilla riveillä, summilla ja ehdoilla. Vahvista ikkuna, ja sekunneissa sinulla on tilaus koodilla ORD-N-YEAR, linkitettynä tarjoukseen Connections-välilehdellä. Tarjous jää järjestelmään: asiakkaan tietueessa näet «tarjous lähetetty maaliskuussa, hyväksytty huhtikuussa, tilaus tehty huhtikuussa». Tarjousvirran yksityiskohdat ovat tarjousoppaassa.
• Voitetusta diilistä — diilin tietueesta, + Create and connect → Order. Asiakas, yhteyshenkilö ja kaupalliset tiedot esitäyttyvät; lisää tai tarkista rivit. Kaksisuuntainen yhteys pysyy raportointia ja auditointia varten.

Molemmissa tapauksissa tarkista aina rivit, hinnat ja ehdot ennen lähettämistä asiakkaalle tai synkronointia: tarjouksesta on voitu neuvotella viime hetkeen asti, ja tilaus on lopullinen asiakirja.

Liittyvät osiot

Tilaus ei elä yksin: muut Mokapenin alueet ympäröivät sitä, ja ne kannattaa tuntea, jotta tilausta voi oikeasti käyttää.

• Yhteydet — linkitä tilaus diileihin, lähdetarjoukseen, projekteihin, seurantatehtäviin, tukitiketteihin ja muihin tilauksiin. Jokainen yhteys on kaksisuuntainen (tilauksesta näet tehtävän, tehtävästä tilauksen). Kun avaat asiakkaan tietueen puolen vuoden päästä, kokoat yhdellä silmäyksellä kaiken tapahtuneen.
• Liitteet — liitä tilaukseen spesifikaatiot, tekniset tiedot, sopimusluonnokset, asiakkaan lähettämät kuvakaappaukset. Ne pysyvät tilauksen tietueessa ja löytyvät organisaation tiedostoista.
• Päivitykset — aikajana (tai toimintaloki) on koko historia siitä, mitä tilaukselle tapahtui: milloin luotiin, kuka muutti mitä ja milloin, jokainen lähetetty sähköposti (vastaanottajineen), jokainen asiakirjan lähetys ja synkronointi (IP ja päivä). Hyödyllistä, jos kiistellään «mitä sanoimme»: aikajana antaa vastauksen tiedoilla.
• Tunnisteet — vapaa luokittelu nopeaan suodatukseen ja hakuun: «Enterprise», «Uusinta», «Käynnistettävä uudelleen», «Monimutkainen», mikä tahansa teille järkevä jaottelu. Tilausten sivun suodattimet toimivat hyvin tunnisteiden kanssa.

Tilausten asetukset

Asetukset ovat kohdassa Settings → Sales → Orders. Kun Orders-sovellus ja sopiva Premium-paketti ovat käytössä, Members (ja sitä ylemmät) voivat hallita niitä — eivät vain Owners. Saatavilla olevat kortit:

• Pipeline and statuses — katso alla.
• Fields ja List & columns — käyttöliittymässä merkitty coming soon (ei vielä määritettävissä tästä keskuksesta).
• Discount — automaattiset määrä- ja nettosummasäännöt (+ kaskadi asiakas-/rivi-/käsinsyötetyn kanssa).
• Shipping — maantieteelliset vyöhykkeet (kiinteä tai painon mukaan, ilmainen toimitus). Ilman vyöhykkeitä tilauksen toimituskulu pysyy käsin syötettynä.

Listanäkymän sarakkeita voi silti mukauttaa Listin Actions-valikosta siellä, missä tuote sen sallii; organisaation mukautetut kentät pysyvät globaalissa kenttä- ja entiteettiasetusten alueessa, eivät näillä «coming soon» -korteilla.

Tilauksen putki ja tilat

Tilauksen putki mallintaa operatiivista toimitusta, ei kaupallista neuvottelua (se pysyy tarjouksissa). Oletuksena Mokapen ehdottaa seitsemää tilaa:

• New Order (20 %) — juuri luotu, odottaa haltuunottoa.
• Taken in charge (40 %) — joku tiimistä työskentelee toimituksen parissa.
• To be invoiced (60 %) — valmis siirrettäväksi kirjanpitoon.
• Invoiced (80 %) — lasku tehty (tai synkronointi kirjanpitoon valmis).
• Fulfilled (100 %) — työ suljettu onnistuneesti.
• Standby (0 %) — tilapäinen tauko.
• Cancelled (0 %) — tilaus ei etene.

Prosentit («progress») syöttävät Kanban-korttien palkkia ja raportteja. Mukauta tiloja, sarakkeiden järjestystä ja edistymistä kohdassa Settings → Sales → Orders → Pipeline and statuses. Useat putket ja tiimirajoitus toimivat kuten tarjouksissa.

Tilausalueen ulkopuolella, mutta tärkeitä jotta se toimii hyvin, on vielä kaksi asetusta:

• Tax rates (Settings → Sales → Taxes) — jos et ole määrittänyt vähintään yhtä kantaa, rivejä ei voi luoda.
• Document templates (organisaation Templates-valikko) — siellä mukautat PDF-mallit, joista puhuimme osiossa «Asiakirjan ulkoasu».

Tilausraportit

Kanban ja List ovat yksittäisten tilausten työhön; kokonaissuorituksen ymmärtämiseen — kuinka monta tilausta teit neljänneksessä, kuka on paras myyjä, mitkä tuotteet päätyvät tilauksiin useimmin, toimitettujen ja laskutettujen tilausten trendi — on omat raportit sivulla Tilausraportit (vaatii Premium-paketin).

Saatavilla olevat raportit kattavat myyntikierron hyödyllisimmät analyyttiset näkymät:

• Distribution by status — kuinka monta tilausta kussakin putken vaiheessa: olennaista pullonkaulojen näkemiseen.
• Distribution by pipeline — jos käytät useampaa kuin yhtä, näet miten työ jakautuu kanaville.
• Performance by owner — tilausten määrä ja taloudellinen volyymi myyjää kohti.
• Most ordered items — mitkä tuotteet tai palvelut päätyvät tilauksiin useimmin. Kultakaivos sen ymmärtämiseen, mitä markkina oikeasti pyytää.
• Orders per customer — kenet katsoit ja millä arvolla.
• Economic volumes by period — kuukausi-, neljännes- ja vuositrendi.
• Margin and markup — tilauksen kannattavuus. Toimii vain, jos täytit rivien yksikkökustannuksen: ilman kustannuksia raportti pysyy tyhjänä.

Kuten kaikkialla Mokapenissa, raportit noudattavat organisaation oikeuksia: kukin käyttäjä näkee vain tietueet, joihin rooli antaa pääsyn. Myyjä ei automaattisesti näe kollegoiden tilauksia, elleivät oikeudet salli — hyödyllistä tiimeille, joissa on sisäistä kilpailua tai arkaluonteista dataa.