De Mokapen-gids

Updates

Het tabblad Updates is de operationele geschiedenis van elk Mokapen-record: wie wat deed, wanneer en op welk veld. Het is geen generieke teamchat (gebruik Opmerkingen op tabblad Gegevens daarvoor): het is het log van wijzigingen, aangemaakte koppelingen, e-mails verzonden naar de klant, en — op contacten en bedrijven — gekoppelde berichten en marketing-events.

Updates openen laat je meteen de evolutie van een taak, deal of contact begrijpen zonder collega's te vragen of e-mails te doorzoeken.

Rol in het CRM

Het tabblad dient om:

• Traceerbaarheid: elke wijziging aan prijs, status, eigenaar, pipelinefase… wordt geregistreerd met auteur en datum.
• Samenwerking: teamopmerkingen en vermeldingen gekoppeld aan het record zien (apart filterbaar).
• Communicatie naar de klant: op afspraken, tickets en andere entiteiten zien wanneer Mokapen een e-mail verstuurde naar ontvangers (bijv. verplaatste meeting, ticketmelding).
• Commerciële context (contacten/bedrijven): landingformulieren, campagne-abonnementen en berichten gekoppeld aan het record verschijnen hier naast wijzigingen.
• Audit: nuttig bij interne reviews, overdrachten en geschillen («wie wijzigde de deal-kans?»).

Waar je het vindt

Tabblad Updates (bel-pictogram) op bijna elk Mokapen-record — zijpaneel of volledige pagina. Het staat vaak in het dropdownmenu (pijl) naast andere tabbladen, samen met Marketing of Sync waar van toepassing.

Beschikbaar in alle hoofd-CRM-gebieden: Activiteiten, Adresboek, Verkoop, Support, en andere modules met gestructureerde records (catalogus, offertes, orders, documenten, boekingen…). Geen entiteit-voor-entiteit-lijst nodig: open je een record met tabbladen Gegevens en Koppelingen, dan vind je Updates bijna altijd met dezelfde logica overal.

Dezelfde inhoud in zijpaneel en volledige pagina (pagina taak, pagina deal, pagina document…): op volledige pagina heb je meer ruimte voor lange tijdlijnen.

Filter bovenaan

Bovenaan het tabblad vind je een menu Filters om de tijdlijn te verfijnen:

• Updates: alleen veldwijzigingen en systeemacties (aanmaak, sluiting, koppelingen…).
• Opmerkingen: tekstberichten van het team op het record (los van automatische veldwijzigingen).
• Berichten (alleen contacten en bedrijven): inzendingen van landingformulieren of pagina's gekoppeld aan het e-mailadres van het contact.
• Marketing (alleen contacten en bedrijven): campagne-events, lijabonnementen, getrackte interacties.
• Per entiteitstype (bijv. Taak, Deal, Ticket…): toon alleen entries waar die entiteit gekoppeld of aangemaakt werd vanuit dit record.

Zonder filter zie je de volledige flow chronologisch (meest recent bovenaan). Scroll om eerdere entries te laden als de lijst lang is.

Veldwijzigingen

De meest frequente entry: «Marco wijzigde het veld Prijs naar: €120», «Laura werkte de status bij», «Systeem maakte de taak aan».

• Auteur: foto en naam van de Mokapen-gebruiker (of organisatie als de actie uit integratie/portaal komt).
• Gewijzigd veld: leesbare naam (Prijs, Fase, Eigenaar, Vervaldatum… inclusief aangepaste velden).
• Nieuwe waarde: vet gemarkeerd; voor bedragen en datums volgt het formaat de organisatie-instellingen.
• Origineel tonen: als er een vorige waarde was, link om voor/na-vergelijking uit te klappen — nuttig bij beschrijvingen of onderhandelde bedragen.
• Relatieve datum: «2 uur geleden», «gisteren»; hover voor exacte datum en tijd.

Ook geregistreerd: bijlage toegevoegd, taak gesloten/heropend, entiteit gekoppeld, e-mail verzonden naar deelnemers.

Opmerkingen

Opmerkingen die je onderaan tabblad Gegevens schrijft (of in de opmerkingensectie van het record) verschijnen hier ook bij filteren op Opmerkingen. Het zijn teamgesprekken: @collega-vermeldingen, operationele notities, verduidelijkingsverzoeken. Ze vervangen geen veldwijzigingen — wijzig je een productprijs, dan zie je de automatische update in Updates; schrijf je «10% korting afgesproken met klant», dan is dat een opmerking.

E-mails en communicatie naar contacten

Wanneer Mokapen e-mails verstuurt gekoppeld aan het record (bijv. melding verplaatste afspraak, ticketantwoord aan klant, documentverzending), verschijnt een entry zoals «stuurde de afspraak per e-mail naar …» met ontvangers. Zo weet je of de klant op de hoogte is gebracht zonder het CRM te verlaten.

Op contacten en bedrijven kunnen met actieve e-mailintegratie ook gesynchroniseerde conversatiesporen verschijnen — filter met Berichten of raadpleeg het dedicated tabblad E-mail op het contactrecord.

Koppelingen en gekoppelde aanmaak

Maak je vanuit een product een deal aan met + Aanmaken en koppelen, of koppel je een ticket aan een contact, dan verschijnt de actie in Updates: «koppelde de deal …» met klikbare link naar het gekoppelde record. Filter je op entiteitstype, dan vind je snel alle taken geboren uit die deal of alle deals gekoppeld aan dat bedrijf.

Complementair aan tabblad Koppelingen (gestructureerde weergave van relaties): Updates is de tijdlijn van wat in de loop der tijd gebeurde.

Berichten en formulieren (contacten en bedrijven)

Op records Contact of Bedrijf toont filter Berichten inzendingen van siteformulieren, Mokapen-landingpagina's of webhooks gekoppeld aan het e-mailadres van het contact: formuliernaam, datum, bron. Nuttig om te begrijpen van welke campagne de lead kwam en wat ze schreven, naast stamgegevenswijzigingen door sales.

Marketingevents (contacten en bedrijven)

Met filter Marketing zie je campagne-abonnementen, getrackte events (opens, conversies uit marketingformulieren) gekoppeld aan het contact. Het vult tabblad Marketing op het record aan voor een chronologische weergave van touchpoints vóór de deal.

Zijpaneel en volledige pagina

Tabblad Updates is identiek in de modal en op volledige pagina (pagina taak, pagina deal, pagina product…). Op volledige pagina heb je meer hoogte om lange tijdlijnen te scrollen en kun je het record open houden terwijl je in andere browsertabbladen werkt. Open volledige pagina via het uitklap-pijlen-pictogram in de actiebalk (passend Premium-plan).

Klonen en geschiedenis

Bij het klonen van een entiteit (taak, deal, product, dienst, contact…) kun je in de modal Klonen kiezen of opmerkingen en updates ook worden gekopieerd. Standaard start het nieuwe record met een schone tijdlijn; Updates meenemen is zelden nodig (bijv. audit op sjablonen). Zie individuele entiteitsgidsen voor de Klonen-procedure.

Aanbevolen processen

• Salesoverdracht: lees Updates vóór hervatten van een gepauzeerde deal voor laatste fasewijzigingen en opmerkingen van de vorige collega.
• L2-support: op geëscaleerd ticket, filter Opmerkingen + Updates om te reconstrueren wat L1 al deed.
• Catalogusreview: op product of dienst, controleer wie prijzen verhoogde of e-commerce uitschakelde vóór discussie over een prijslijst.
• Leadkwalificatie: op nieuw contact vertellen Berichten + Marketing + eerste stamgegevenswijzigingen de lead journey in één tabblad.
• Compliance: exporteer of screenshot entries over privacytoestemmingen en verzonden communicatie (contacten).

Combineer Updates met Koppelingen, Checklist en Tags voor het volledige beeld van elk CRM-record.