Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός προσφορών

Η προσφορά είναι η γραπτή σας πρόταση προς τον πελάτη: μια πρόταση με τιμές, εκπτώσεις, ΦΠΑ και όρους. Στο Mokapen, μια προσφορά δεν είναι αρχείο Word που ξεχνάτε σε φάκελο. Είναι ζωντανό έγγραφο, συνδεδεμένο με την επαφή και την εταιρεία, παρακολουθούμενο στο CRM, που μπορείτε να στείλετε με email με σύνδεσμο διαδικτυακής αποδοχής και να μετατρέψετε σε παραγγελία με ένα κλικ όταν ο πελάτης πει ναι.

Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στην καθημερινή χρήση: προετοιμασία επαγγελματικής προσφοράς σε λίγα λεπτά, αποστολή στον πελάτη, αποδοχή χωρίς τηλεφωνικό κυνηγητό και γνώση κάθε στιγμή πού βρίσκεται κάθε συμφωνία. Θα βρείτε επίσης ρυθμίσεις για προσαρμογή pipelines, προτύπων PDF και αυτόματων συμπεριφορών — βρίσκονται στις τελικές ενότητες, αλλά δεν χρειάζεται να αγγίξετε τίποτα για να ξεκινήσετε: οι προεπιλογές λειτουργούν αμέσως.

Η περιοχή προσφορών βρίσκεται στο μενού Πωλήσεις → Προσφορές. Απαιτεί το πρόγραμμα Large με ενεργή την εφαρμογή Πωλήσεις και φορολογικούς συντελεστές ρυθμισμένους σε επίπεδο οργανισμού (μία φορά, στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι).

Πώς εντάσσονται οι προσφορές στην υπόλοιπη εργασία σας

Πριν μπείτε σε τεχνικές λεπτομέρειες, βοηθά να καταλάβετε πού κάθεται μια προσφορά στη ροή πωλήσεων — γιατί αυτό θα σας κάνει να χρησιμοποιείτε το Mokapen αντί να το πολεμάτε.

Στην τυπική διαδρομή, ένας πελάτης εισέρχεται ως επαφή (ίσως από φόρμα ιστότοπου, εμπορική έκθεση ή σύσταση). Όταν προκύπτει συγκεκριμένη ευκαιρία πώλησης — «θέλουν να μάθουν το κόστος ετήσιας συντήρησης», «ζητούν εγκατάσταση», «αξιολογούν ανανέωση» — ανοίγετε μια ευκαιρία για να παρακολουθήσετε τη συμφωνία (εκτιμώμενο ποσό, πιθανότητα, πότε περιμένετε να κλείσει). Αν η συμφωνία απαιτεί επίσημη πρόταση με τιμές, προετοιμάζετε την προσφορά: εδώ καταχωρείτε γραμμές ειδών, εφαρμόζετε εκπτώσεις και ορίζετε τους όρους. Ο πελάτης αποδέχεται και η προσφορά γίνεται παραγγελία — το σημείο από το οποίο ο λογιστής ή το ERP σας μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο.

Μπορείτε να παραλείψετε βήματα: δεν χρησιμοποιούν όλοι ευκαιρίες (ένα μικρό πρακτορείο μπορεί να πάει απευθείας σε προσφορά μετά την πρώτη επαφή). Αυτό που έχει σημασία είναι να καταλάβετε ότι η προσφορά κληρονομεί από και τροφοδοτεί όλα τα άλλα: όταν την ανοίγετε από την εγγραφή εταιρείας ήδη στον κατάλογό σας, τα δεδομένα παραλήπτη (διεύθυνση, ΑΦΜ, αποκλειστική έκπτωση) συμπληρώνονται αυτόματα· όταν ο πελάτης αποδέχεται, το σύστημα μπορεί αυτόματα να προτείνει δημιουργία της συνδεδεμένης παραγγελίας χωρίς επανεισαγωγή.

Το πρακτικό πλεονέκτημα είναι αυτό: όταν κάποιος στην ομάδα ανοίγει επαφή πελάτη έξι μήνες αργότερα, βλέπει το πλήρες εμπορικό ιστορικό — προσφορές που στάλθηκαν, ποιες έγιναν αποδεκτές και ποιες όχι, ποιες εκπτώσεις εφαρμόστηκαν, ποια είδη συμπεριλήφθηκαν. Χωρίς κοινόχρηστο αρχείο Excel, χωρίς φάκελο «προσφορές 2026» για αναζήτηση.

Περιπτώσεις χρήσης

• Συμβουλευτική: γραμμές υπηρεσιών τιμολογούμενες ανά ώρα/ημέρα, όροι πληρωμής στο μπλοκ οικονομικών συνθηκών, επώνυμο PDF με το πρότυπο του οργανισμού σας.
• Μεταπώληση προϊόντων: είδη καταλόγου με τιμή και ΦΠΑ· αυτόματη έκπτωση πελάτη αν είναι ρυθμισμένη στην εταιρεία.
• Μικτή πρόταση: μείγμα προϊόντων + υπηρεσιών + γραμμή ποσοστιαίας έκπτωσης (γενικό είδος %).
• Φορολογική ενσωμάτωση: συγχρονισμός με Fatture in Cloud για ευθυγράμμιση πελατών, καταλόγου και παραγγελιών προς ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Η σελίδα Προσφορών: από πού ξεκινάτε κάθε μέρα

Όταν πηγαίνετε σε Πωλήσεις → Προσφορές, προσγειώνεστε στον πίνακα Kanban: πίνακας χωρισμένος σε στήλες, όπου κάθε στήλη είναι στάδιο στη διαδικασία πωλήσεών σας (Πρόχειρο, Στάλθηκε, Σε ανασκόπηση, Αποδεκτή, Απορρίφθηκε, Έληξε). Κάθε προσφορά είναι κάρτα στη στήλη του τρέχοντος σταδίου της. Με μια ματιά βλέπετε πόσες προσφορές περιμένουν απάντηση, πόσες είναι σε διαπραγμάτευση και πόσες είναι κλειστές.

Αυτή είναι η σωστή προβολή για καθημερινή εργασία: ανοίγετε το Mokapen το πρωί, κοιτάτε τη στήλη «Στάλθηκε» — αυτές είναι οι εκκρεμείς προσφορές, ίσως αξίζει παρακολούθηση. Κοιτάτε «Σε ανασκόπηση» — αυτές είναι οι ζεστές συμφωνίες, αυτές που ο πελάτης επεξεργάζεται ενεργά. Η στήλη «Αποδεκτή» δείχνει τις νίκες σας για την περίοδο, με το συνολικό ποσό στην κορυφή της στήλης.

Στην κορυφή θα βρείτε δύο εργαλεία που θα χρησιμοποιείτε συχνά: τον επιλογέα pipeline (αν έχετε διαφορετικές διαδικασίες πωλήσεων — π.χ. B2B έναντι B2C — καθεμία έχει το δικό της pipeline με τα δικά της στάδια) και το κουμπί Φίλτρα. Τα φίλτρα περιορίζουν την προβολή: μόνο προσφορές συγκεκριμένου πελάτη, πάνω από συγκεκριμένο ποσό, κάτοχος συγκεκριμένος εκπρόσωπος, με συγκεκριμένη ετικέτα. Αν εφαρμόζετε συχνά τον ίδιο συνδυασμό (π.χ. «μόνο δικές μου, πάνω από €10.000, από τις τελευταίες 30 ημέρες»), αποθηκεύστε τον ως αποθηκευμένο φίλτρο και ανακαλέστε τον με ένα κλικ κάθε φορά.

Όταν χρειάζεται να προωθήσετε μια συμφωνία στο επόμενο στάδιο, δεν χρειάζεται να ανοίξετε την προσφορά: σύρετε την κάρτα από τη στήλη «Στάλθηκε» στη «Σε ανασκόπηση» και η κατάσταση ενημερώνεται. Είναι ο γρήγορος τρόπος εργασίας σε συναντήσεις πωλήσεων: ολόκληρο το pipeline ορατό, μετακινείτε μαζί για να αντικατοπτρίσετε τι συνέβη μέσα στην εβδομάδα.

Το κουμπί + Προσφορά επάνω δεξιά ανοίγει τον επεξεργαστή για δημιουργία νέας προσφοράς — δείτε την ενότητα «Δημιουργία προσφοράς» παρακάτω.

Σελίδες και προβολές

Η σελίδα Προσφορών προσφέρει δύο τρόπους προβολής των ίδιων δεδομένων, σχεδιασμένους για διαφορετικές στιγμές εργασίας. Τα φίλτρα και το ενεργό pipeline παραμένουν ίδια όταν εναλλάσσετε: αν στο Kanban κοιτάτε μόνο τις προσφορές της Acme, στη Λίστα βλέπετε μόνο αυτές, χωρίς επανεφαρμογή.

Προβολή Kanban (προεπιλογή)

Πίνακας χωρισμένος σε στήλες, όπου κάθε στήλη είναι στάδιο pipeline (Πρόχειρο, Στάλθηκε, Σε ανασκόπηση, Αποδεκτή, Απορρίφθηκε, Έληξε) και κάθε προσφορά είναι κάρτα στη στήλη του σταδίου της. Με μια ματιά βλέπετε πόσες προσφορές περιμένουν απάντηση, πόσες είναι σε διαπραγμάτευση, πόσες είναι κλειστές — με το συνολικό ποσό στην κορυφή κάθε στήλης. Για προώθηση συμφωνίας, σύρετε την κάρτα από στήλη σε στήλη: η κατάσταση ενημερώνεται χωρίς άνοιγμα της προσφοράς.

Προβολή Λίστας

Κλασικός πίνακας: μία γραμμή ανά προσφορά, ρυθμιζόμενες στήλες (κωδικός, πελάτης, ποσό, κατάσταση, κάτοχος, ημερομηνία, ετικέτες και ό,τι άλλο χρειάζεστε). Ταξινόμηση με κλικ σε κεφαλίδα στήλης — χρήσιμο για εύρεση προσφορών υψηλότερης αξίας ή που πρόκειται να λήξουν — και επιλογή πολλαπλών γραμμών με πλαίσια ελέγχου για μαζικές ενέργειες: αλλαγή κατόχου σε 20 προσφορές με μία κίνηση, αρχειοθέτηση παρτίδας στο τέλος έτους, εξαγωγή δεδομένων σε CSV για λογιστική.

Ποια να χρησιμοποιείτε, πώς και πότε

Κανόνας εμπειρίας: Kanban για εργασία (προώθηση συμφωνιών, άνοιγμα, σχόλια, διαχείριση pipeline σε συναντήσεις πωλήσεων), Λίστα για ανασκόπηση και διόρθωση (έλεγχος αριθμών, ταξινόμηση κατά ποσό, μαζικές επεξεργασίες, εξαγωγή, ανάλυση). Εναλλαγή με τον επιλογέα επάνω δεξιά.

Η εγγραφή προσφοράς

Όταν κάνετε κλικ σε κάρτα στο Kanban (ή γραμμή στη Λίστα), ανοίγει η προσφορά. Αν έχετε πρόγραμμα Premium, μπορείτε να μεταβείτε σε πλήρη σελίδα με το εικονίδιο επέκτασης στην κορυφή — βολικό όταν εργάζεστε σε μεγάλες προσφορές με πολλές γραμμές ειδών ή λεπτομερές κείμενο όρων.

Στην κορυφή θα βρείτε τον κωδικό προσφοράς (π.χ. #3-2026) και τον τίτλο. Ο κωδικός είναι ο διαδοχικός αριθμός που προσδιορίζει την προσφορά — δείτε την αφιερωμένη ενότητα για το πώς λειτουργεί. Ο τίτλος είναι η περιγραφή που του δίνετε, όπως «Πρόταση συντήρησης εγκατάστασης 2026 — πελάτης Acme»: σας βοηθά να τον αναγνωρίσετε γρήγορα, αλλά δεν εμφανίζεται ως τέτοιος στο PDF.

Κάτω από τον τίτλο είναι η γραμμή ενεργειών με τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε συχνότερα. Από εκεί αλλάζετε την κατάσταση pipeline (αναπτυσσόμενο με όλα τα στάδια), ορίζετε απόρρητο (ποιος μπορεί να το δει στον οργανισμό), προσθέτετε ετικέτες για ταξινόμηση, επισυνάπτετε αρχεία και κρατάτε ιδιωτικές σημειώσεις. Υπάρχει επίσης το κουμπί Αντιγραφή συνδέσμου για εσωτερική κοινοποίηση αναφοράς προσφοράς και το μενού Επιλογές (τρεις τελείες) με λιγότερο συχνές ενέργειες: Κλωνοποίηση, Αρχειοθέτηση, Διαγραφή.

Το πιο σημαντικό κουμπί στη γραμμή είναι + Δημιουργία και σύνδεση: από εδώ δημιουργείτε γρήγορα συνδεδεμένη εργασία («τηλεφώνημα στον πελάτη Παρασκευή»), ραντεβού («κλήση ανασκόπησης»), παραγγελία (όταν ο πελάτης αποδέχεται) ή οποιαδήποτε άλλη οντότητα Mokapen. Η σύνδεση δημιουργείται αυτόματα — βρίσκεται όλα μαζί στην εγγραφή προσφοράς και στην εγγραφή πελάτη.

Το υπόλοιπο της εγγραφής οργανώνεται σε μπλοκ που αντιπροσωπεύουν την ίδια την προσφορά: παραλήπτης, αποστολέας, εμπορικά δεδομένα, γραμμές ειδών, σύνολα, σχεδιασμός εγγράφου, οικονομικές συνθήκες, συνδέσεις και συγχρονισμός με εξωτερικό λογισμικό. Καλύπτουμε καθένα στις επόμενες ενότητες.

Κωδικός προσφοράς: αυτόματη αρίθμηση (και πώς να τον αλλάξετε)

Κάθε προσφορά έχει μοναδικό κωδικό που εξυπηρετεί δύο σκοπούς: εσωτερική αναγνώριση (στο Kanban, λίστες, συνδέσεις) και εμφάνιση στο PDF που στέλνετε στον πελάτη ως «αναφορά προσφοράς».

Το Mokapen δημιουργεί τον κωδικό αυτόματα όταν αποθηκεύετε προσφορά που δεν έχει: παίρνει τον διαδοχικό αριθμό για το τρέχον έτος και προσθέτει το έτος, σε μορφή NUMBER-YEAR. Η πρώτη προσφορά του 2026 θα είναι 1-2026, η δεύτερη 2-2026 και ούτω καθεξής. Κάθε 1η Ιανουαρίου ο μετρητής μηδενίζεται στο 1.

Αν αλλάξετε την ημερομηνία προσφοράς σε προηγούμενο έτος (ίσως εκδίδετε αναδρομική προσφορά τέλος Δεκεμβρίου για λογιστικούς λόγους), ο κωδικός αναδημιουργείται ώστε να ταιριάζει με το έτος της ημερομηνίας: προσφορά με ημερομηνία 2025 → κωδικός N-2025.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε τον κωδικό χειροκίνητα: κάντε κλικ στον κωδικό στην κεφαλίδα, πληκτρολογήστε ό,τι θέλετε, αποθηκεύστε. Χρήσιμο σε δύο τυπικές περιπτώσεις: εισάγετε προσφορές από προηγούμενο σύστημα και θέλετε να κρατήσετε την ιστορική αρίθμηση· ή ο λογιστής ή το ERP σας απαιτεί αρίθμηση με συγκεκριμένα προθέματα/επιθήματα (όπως PREV-2026-005). Το Mokapen δέχεται οποιαδήποτε μορφή, αλλά να θυμάστε ότι κωδικοί εκτός του τυπικού σχήματος (μόνο NUMBER-YEAR) δεν μετράνε για αυτόματη αλληλουχία — οπότε αν εισαγάγετε χειροκίνητα PREV-2026-005, η επόμενη αυτόματα δημιουργημένη προσφορά δεν θα γίνει PREV-2026-006 αλλά θα ξεκινήσει από τον επόμενο ελεύθερο αριθμό στην αυτόματη ακολουθία.

Προσοχή στα διπλότυπα: το Mokapen δεν εμποδίζει τη δημιουργία δύο προσφορών με τον ίδιο κωδικό αν τον επιβάλετε χειροκίνητα. Αν εργάζεστε σε ομάδα, καλύτερα να αφήνετε την αυτόματη αρίθμηση και να παρεμβαίνετε μόνο όταν πραγματικά χρειάζεται.

Παραλήπτης και αποστολέας: ποιος αγοράζει και ποιος πουλά

Η προσφορά έχει δύο «πρόσωπα» που εμφανίζονται στην κορυφή του PDF: τον αποστολέα (εσείς, ο οργανισμός σας) και τον παραλήπτη (ο πελάτης).

Ο αποστολέας συμπληρώνεται εκ των προτέρων από τις ρυθμίσεις οργανισμού: όνομα, διεύθυνση, ΑΦΜ, email, λογότυπο. Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα: αν έχετε ρυθμίσει σωστά τα δεδομένα οργανισμού, κάθε προσφορά τα έχει ήδη. Μπορείτε ακόμα να τα τροποποιήσετε στην μεμονωμένη προσφορά αν ειδική περίπτωση το απαιτεί (υποκατάστημα που εκδίδει με διαφορετικά δεδομένα).

Ο παραλήπτης είναι αυτό που ορίζετε, και εδώ συμβαίνει η μαγεία αν ο πελάτης είναι ήδη στον κατάλογό σας. Επιλέγοντας μια εταιρεία από το αναπτυσσόμενο, το Mokapen φορτώνει αυτόματα όνομα, διεύθυνση, ΑΦΜ, κύριο email και τηλέφωνο στο μπλοκ παραλήπτη. Αν στη συνέχεια συνδέσετε και συγκεκριμένη επαφή στην εταιρεία (ο υπεύθυνος, ο αγοραστής, ο τεχνικός), το όνομα και το email τους γίνονται η προσωπική αναφορά της προσφοράς — χρήσιμο για αποστολή email και διαδικτυακή αποδοχή, που θα χρησιμοποιήσουν ακριβώς αυτή τη διεύθυνση.

Αν ο πελάτης δεν υπάρχει ακόμη στον κατάλογο, πληκτρολογώντας το όνομά του στο πεδίο εταιρείας το Mokapen προτείνει δημιουργία επί τόπου. Σε αυτή την περίπτωση η εγγραφή δημιουργείται με τα ελάχιστα δεδομένα που εισάγετε στην προσφορά — μπορείτε να την ολοκληρώσετε αργότερα από τον Κατάλογο.

Μια σημαντική εμπορική λεπτομέρεια: αν η εταιρεία πελάτη έχει αποκλειστική έκπτωση ρυθμισμένη στην εγγραφή της (Κατάλογος → Εταιρεία → Αποκλειστική έκπτωση), όταν τη συνδέετε στην προσφορά η έκπτωση φορτώνεται αυτόματα και εφαρμόζεται σε όλες τις γραμμές. Δεν χρειάζεται να τη θυμάστε κάθε φορά — αν «ο Πελάτης Beta παίρνει πάντα 15%», το Mokapen το θυμάται για εσάς.

Γραμμές ειδών: χτίζοντας την εμπορική προσφορά

Οι γραμμές ειδών είναι η καρδιά της προσφοράς: οι σειρές που περιγράφουν στον πελάτη τι προτείνετε και πόσο κοστίζει. Κάθε σειρά έχει τίτλο, ποσότητα, τιμή μονάδας, συντελεστή ΦΠΑ και σύνολο. Όλα τα άλλα — εκπτώσεις, υπολογισμός καθαρού/μικτού, περιθώριο, φόροι — υπολογίζονται σε πραγματικό χρόνο καθώς εργάζεστε.

Όταν κάνετε κλικ στο + Είδος ανοίγει ένα modal με την πρώτη επιλογή: τι τύπο σειράς θέλετε να προσθέσετε. Υπάρχουν πέντε επιλογές, και η διαφορά μεταξύ τους δεν είναι αισθητική — αλλάζει τι αντιπροσωπεύει η σειρά στην προσφορά.

Οι πέντε τύποι ειδών

Κάθε σειρά μπορεί να είναι ένας από αυτούς τους πέντε τύπους, και η επιλογή αλλάζει τι αντιπροσωπεύει η σειρά στην προσφορά:

• Υπηρεσία — αντλεί από τον κατάλογο Υπηρεσιών. Χρησιμοποιήστε τη όταν προτείνετε κάτι άυλο (συμβουλευτική, συνδρομή, παρέμβαση με ημερήσια χρέωση). Επιλέξτε την υπηρεσία από το μενού και τιμή, ΦΠΑ, κωδικός και περιγραφή συμπληρώνονται από τον κατάλογο. Μπορείτε ακόμα να τα τροποποιήσετε στη σειρά αν για αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη εφαρμόζετε διαφορετική τιμή: ο κατάλογος παραμένει αμετάβλητος.
• Προϊόν — λειτουργεί όπως η Υπηρεσία αλλά αντλεί από τον κατάλογο Προϊόντων: υλικό, υλικά, άδειες λογισμικού, οτιδήποτε απτό ή με SKU.
• Γενικό είδος — ελεύθερη σειρά: χωρίς σύνδεση καταλόγου, γράφετε τίτλο, τιμή και ποσότητα χειροκίνητα. Ιδανικό για περιστασιακά είδη που δεν έχει νόημα να μπουν στον κατάλογο («Ταξίδι Μιλάνου», «Μία φορά αρχική εγκατάσταση», «Γραφική προσαρμογή λογοτύπου»).
• Γενικό είδος % — υπολογισμένη σειρά: εισάγετε ποσοστό (θετικό ή αρνητικό) και το Mokapen υπολογίζει το ποσό ως ποσοστό του καθαρού των προηγούμενων σειρών. Η κλασική περίπτωση χρήσης είναι έκπτωση παραγγελίας («Έκπτωση αφοσίωσης −10%» μετά την καταχώριση όλων των ειδών) ή προσαύξηση («Επείγουσα υπηρεσία +15%»). Ο αριθμός επανυπολογίζεται σε πραγματικό χρόνο αν προσθέσετε σειρά από πάνω ή αλλάξετε τιμή.
• Είδος % μόνο κείμενο — όπως το προηγούμενο αλλά χωρίς υπολογισμένο ποσό: δείχνει μόνο την ετικέτα στο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε το όταν θέλετε να επικοινωνήσετε κάτι στον πελάτη χωρίς να επηρεάσετε τα σύνολα («Έκπτωση ήδη συμπεριλαμβανόμενη στις τιμές», «Μειωμένος ΦΠΑ σε ορισμένα είδη»).

Τι γράφετε σε κάθε σειρά

Ανεξάρτητα από τον τύπο, κάθε σειρά είδους έχει τα ίδια πεδία προς συμπλήρωση (με μικρές διαφορές για τους τύπους %):

• Τίτλος και σημείωση — ό,τι διαβάζει ο πελάτης στο PDF. Ο τίτλος είναι η κύρια γραμμή («Τακτική συντήρηση διακομιστή»), η σημείωση είναι η περιγραφή από κάτω («Περιλαμβάνει δύο τριμηνιαίες επισκέψεις, διαχείριση εισιτηρίων, ενημερώσεις ασφαλείας»). Αν επιλέξατε από κατάλογο είναι προ-συμπληρωμένα· αν γενικό τα γράφετε εσείς.
• Ποσότητα και τιμή μονάδας — σχηματίζουν το σύνολο της σειράς. Η προεπιλεγμένη ποσότητα είναι 1, οπότε για υπηρεσία μίας φοράς εισάγετε μόνο την τιμή. Για σειρές κατανάλωσης (ώρες, ημέρες, άδειες) εισάγετε την πραγματική ποσότητα.
• Συντελεστής ΦΠΑ — επιλέγεται από το μενού μεταξύ αυτών που έχουν ρυθμιστεί στον οργανισμό σας (Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι). Αν δεν έχετε ρυθμίσει ακόμη συντελεστές, το Mokapen σας προειδοποιεί πριν σας αφήσει να δημιουργήσετε είδη. Το σύστημα προεπιλέγει τον συντελεστή καταλόγου προϊόντος/υπηρεσίας, ή τον τυπικό συντελεστή της χώρας σας αν είναι γενικό.
• Έκπτωση γραμμής — το ποσοστό έκπτωσης στο μεμονωμένο είδος (0–100%): χρήσιμο όταν δίνετε ειδική τιμή σε ένα είδος χωρίς να αγγίξετε τα άλλα. Διαφέρει από την έκπτωση πελάτη και την έκπτωση εγγράφου — δείτε παρακάτω.
• Κόστος μονάδας — εσωτερικό πεδίο, μη ορατό στον πελάτη: χρησιμοποιείται για υπολογισμό περιθωρίου και markup. Αν το συμπληρώσετε, η προσφορά σας λέει πόσα κερδίζετε σε αυτή τη σειρά. Δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά αν εργάζεστε με στενά περιθώρια ή θέλετε να καταλάβετε την κερδοφορία της προσφοράς, αξίζει να το εισάγετε τουλάχιστον στα κύρια είδη.

Καθαρές ή μικτές τιμές: τι να επιλέξετε

Πάνω από τη λίστα ειδών υπάρχει ο διακόπτης «Χρήση μικτών τιμών». Δεν είναι τεχνική λεπτομέρεια: αλλάζει τι σημαίνει πραγματικά ο αριθμός που πληκτρολογείτε στο πεδίο τιμής.

• Καθαρές τιμές (προεπιλογή) — εισάγετε την τιμή χωρίς ΦΠΑ. Αν γράψετε €100 σε σειρά με ΦΠΑ 22%, ο πελάτης βλέπει €100 καθαρά + €22 ΦΠΑ = €122 σύνολο. Αυτή είναι η τυπική συμπεριφορά B2B: ο αντισυμβαλλόμενός σας σκέφτεται καθαρά επειδή αφαιρεί τον ΦΠΑ.
• Μικτές τιμές — εισάγετε την τιμή συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Αν γράψετε €122 σε σειρά με ΦΠΑ 22%, το Mokapen το χωρίζει: €100 καθαρά, €22 ΦΠΑ. Αυτή είναι η φυσική συμπεριφορά B2C: ο ιδιώτης πελάτης θέλει να ξέρει τι πληρώνει στο ταμείο, δεν τον ενδιαφέρει η διάσπαση.

Ο διακόπτης ισχύει για ολόκληρη την προσφορά: δεν μπορείτε να έχετε κάποιες σειρές καθαρές και άλλες μικτές. Επιλέξτε με βάση τον πελάτη: αν είναι εταιρεία, σχεδόν πάντα καθαρά· αν είναι τελικός καταναλωτής, σχεδόν πάντα μικτά.

Εκπτώσεις: πώς συνδυάζονται τα τρία επίπεδα

Το σύστημα εκπτώσεων του Mokapen είναι ισχυρό αλλά πρέπει να κατανοηθεί επειδή λειτουργεί σε τρία επικαλυπτόμενα επίπεδα που εφαρμόζονται σε καταρράκτη (δεν αθροίζονται). Εξηγώ τη σειρά με συγκεκριμένο παράδειγμα.

Φανταστείτε ότι προετοιμάζετε προσφορά €1.000 καθαρά (μία σειρά) για πελάτη με αποκλειστική έκπτωση 10% στην εγγραφή του, εφαρμόζετε έκπτωση γραμμής 5% και προσθέτετε χειροκίνητη έκπτωση εγγράφου 3% στο τέλος για να κλείσετε τη συμφωνία. Ο υπολογισμός προχωρά ως εξής:

1. Ξεκινήστε από €1.000.
2. Εφαρμόστε 10% έκπτωση πελάτη (από εγγραφή εταιρείας) → €900.
3. Εφαρμόστε 5% έκπτωση γραμμής → €855.
4. Εφαρμόστε 3% χειροκίνητη έκπτωση εγγράφου → €829,35.
5. Υπολογίστε τον ΦΠΑ στο τελικό ποσό.

Οι τρεις εκπτώσεις δεν κάνουν συνολικά 18%: εφαρμόζονται σε καταρράκτη και δίνουν μαθηματικά διαφορετικό αποτέλεσμα και διαφορετικά ποσά.

Στην πράξη σπάνια θα χρησιμοποιήσετε και τα τρία μαζί. Το κοινό μοτίβο είναι:

• Έκπτωση πελάτη — αυτόματη για αφοσίωση, ορίζεται μία φορά στην εγγραφή εταιρείας και εφαρμόζεται σε όλες τις προσφορές της.
• Έκπτωση γραμμής — τακτική σε μεμονωμένα είδη, όταν δίνετε ειδική τιμή σε ένα είδος χωρίς να αγγίξετε τα άλλα.
• Χειροκίνητη έκπτωση εγγράφου — ο «τελικός μοχλός» για να κλείσετε μια διαπραγματευμένη συμφωνία στον τελευταίο γύρο.

Το μπλοκ συνόλων στην προσφορά δείχνει κάθε επίπεδο χωριστά, ώστε να ξέρετε πάντα τι εφαρμόσατε και γιατί. Η χειροκίνητη έκπτωση εγγράφου ενεργοποιείται από το πλαίσιο «Προσθήκη έκπτωσης» που εμφανίζεται κάτω από τα είδη: μέχρι να την ενεργοποιήσετε, η προσφορά λειτουργεί μόνο με εκπτώσεις πελάτη και γραμμής.

Αναδιάταξη, επεξεργασία, διαγραφή σειρών

Οι σειρές μπορούν να συρθούν για αναδιάταξη: η σειρά που βλέπετε στην οθόνη είναι η σειρά που θα δει ο πελάτης στο PDF. Βάλτε πρώτα τα κύρια είδη, μετά τα αξεσουάρ, μετά τυχόν ποσοστιαίες εκπτώσεις — ώστε η προσφορά να διαβάζεται καλά.

Για επεξεργασία σειράς κάντε κλικ στο εικονίδιο επεξεργασίας: ξανανοίγει το ίδιο modal δημιουργίας. Για διαγραφή, το εικονίδιο κάδου. Το Mokapen δεν ζητά επιβεβαίωση στη διαγραφή σειράς (η αναδημιουργία παίρνει δευτερόλεπτα), αλλά αν εργάζεστε σε σημαντική προσφορά αξίζει να αποθηκεύετε περιοδικά.

Σύνολα: τι βλέπει ο πελάτης και τι βλέπετε μόνο εσείς

Το μπλοκ συνόλων στο κάτω μέρος της καρτέλας ειδών δείχνει όλα τα μαθηματικά της προσφοράς. Τα στοιχεία ορατά στον πελάτη στο PDF είναι:

• Καθαρό σύνολο — άθροισμα φορολογητέων ποσών γραμμών.
• Εκπτώσεις που εφαρμόστηκαν — μία προς μία αν υπάρχουν διαφορετικοί τύποι.
• Φόροι — χωρισμένοι κατά συντελεστή ΦΠΑ.
• Μικτό σύνολο — το τελικό ποσό που βλέπει ο πελάτης.

Υπάρχουν στη συνέχεια τρία στοιχεία που βλέπετε μόνο εσωτερικά και που δεν εμφανίζονται ποτέ στο PDF. Εμφανίζονται μόνο αν συμπληρώσατε κόστος μονάδας στις σειρές:

• Περιθώριο — διαφορά μεταξύ καθαρής τιμής και συνολικού κόστους.
• Περιθώριο % — περιθώριο σε σχέση με την τιμή πώλησης.
• Markup % — περιθώριο σε σχέση με το κόστος.

Αυτά είναι τα εσωτερικά σας μέτρα κερδοφορίας, χρήσιμα για να αποφασίσετε αν μπορείτε ακόμα να μειώσετε την τιμή για να κλείσετε.

Σχεδιασμός εγγράφου: πρότυπα PDF και πώς να τα προσαρμόσετε

Το PDF που λαμβάνει ο πελάτης δεν συντίθεται από το Mokapen από την αρχή κάθε φορά: ξεκινά από ένα πρότυπο που ορίζει διάταξη, χρώματα, θέση λογοτύπου, δομή πίνακα ειδών, πού πάει η υπογραφή. Στην εγγραφή προσφοράς βρίσκεται το μπλοκ Σχεδιασμός με αναπτυσσόμενο για επιλογή ποιου προτύπου να χρησιμοποιηθεί.

Πρότυπα συστήματος (έτοιμα προς χρήση)

Το Mokapen περιλαμβάνει τέσσερα προεπιλεγμένα πρότυπα — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — με διαφορετικές διατάξεις. Διαφέρουν στη θέση λογοτύπου (επάνω αριστερά, κεντραρισμένο, δεξιά), στο στυλ πίνακα ειδών (με ή χωρίς εναλλασσόμενες σειρές, με περιγράμματα ή μόνο διαχωριστικά), στη διάταξη μπλοκ αποστολέα/παραλήπτη, στη θέση μπλοκ υπογραφής. Είναι ήδη ρυθμισμένα και χρησιμοποιούν αυτόματα τα δεδομένα του οργανισμού σας (λογότυπο, χρώματα, φορολογικά δεδομένα).

Αν μόλις ξεκινάτε και δεν έχετε χρόνο να προσαρμόσετε, δοκιμάστε τα τέσσερα τυπικά πρότυπα με την ίδια προσφορά (αλλάξτε απλώς το πρότυπο και κάντε κλικ στην Προεπισκόπηση) και επιλέξτε αυτό που σας αρέσει περισσότερο. Πολλοί χρήστες μένουν σε τυπικά πρότυπα για χρόνια χωρίς προβλήματα.

Προσαρμοσμένα πρότυπα του οργανισμού σας

Αν έχετε συγκεκριμένες ανάγκες — ακριβή χρώματα επωνυμίας, διάταξη που απαιτεί ο κλάδος σας, πρόσθετα μπλοκ όπως όροι εγγύησης ή ψηφιακή υπογραφή — μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στην περιοχή Πρότυπα του οργανισμού (πλαϊνό μενού). Κάθε πρότυπο είναι συγκεκριμένου τύπου (Προσφορά, Παραγγελία, Τιμολόγιο…) και ορίζει τη δομή του εγγράφου με προσαρμόσιμα μπλοκ.

Ένα προσαρμοσμένο πρότυπο σας επιτρέπει να:

• Ορίσετε ποια μπλοκ να εμφανίζονται και τη θέση τους (κεφαλίδα, αποστολέας, παραλήπτης, πίνακας ειδών, συνθήκες, υπογραφή, νομικές σημειώσεις).
• Ορίσετε χρώματα, γραμματοσειρές και στυλ πίνακα σε ευθυγράμμιση με την επωνυμία.
• Προφορτώσετε τυπικό κείμενο στις οικονομικές συνθήκες: όταν δημιουργείτε νέα προσφορά με εκείνο το πρότυπο, το κείμενο συνθηκών συμπληρώνεται αυτόματα με τις ρήτρες που προετοιμάσατε (ισχύς, όροι πληρωμής, κανονιστικές αναφορές).

Στη λίστα προτύπων του οργανισμού σας μπορείτε να επισημάνετε ένα πρότυπο ως προεπιλογή: θα προτείνεται αυτόματα σε όλες τις νέες προσφορές. Χρήσιμο όταν όλη η ομάδα πωλήσεων πρέπει να χρησιμοποιεί την ίδια διάταξη χωρίς να το σκέφτεται.

Αν αλλάξετε το πρότυπο υπάρχουσας προσφοράς (π.χ. επειδή εκείνος ο πελάτης απαιτεί διαφορετική διάταξη) και αποθηκεύσετε, η προεπισκόπηση και η λήψη θα χρησιμοποιήσουν τον νέο σχεδιασμό — χωρίς να αγγίξετε είδη, τιμές ή συνθήκες που ήδη γράψατε.

Οικονομικές συνθήκες: το ελεύθερο κείμενο της προσφοράς

Στο μπλοκ Έγγραφο βρίσκεται ο επεξεργαστής οικονομικών συνθηκών: περιοχή εμπλουτισμένου κειμένου (έντονα, πλάγια, λίστες, σύνδεσμοι, πίνακες) όπου γράφετε όλα όσα περιβάλλουν τα είδη και τους αριθμούς. Όροι πληρωμής («30 ημέρες από ημερομηνία τιμολογίου»), ισχύς προσφοράς («ισχύει έως 31/03/2026»), ρήτρες εμπιστευτικότητας, χρόνοι παράδοσης, εγγυήσεις, ποινές, κανονιστικές αναφορές.

Αν ορίσατε πρότυπο με προφορτωμένες συνθήκες, ο επεξεργαστής συμπληρώνεται μόνος του στη δημιουργία προσφοράς — επεξεργάζεστε μόνο ό,τι χρειάζεται για τη συγκεκριμένη περίπτωση. Αν το πρότυπο δεν έχει προφορτωμένες συνθήκες, ξεκινάτε από κενό και γράφετε ελεύθερα.

Το κείμενο συνθηκών εμφανίζεται στο PDF κάτω από τον πίνακα ειδών, πριν από το μπλοκ υπογραφής. Δεν ευρετηριάζεται ούτε αναλύεται από το Mokapen: είναι καθαρό περιεχόμενο εγγράφου· η μορφοποίηση που βλέπετε στον επεξεργαστή είναι αυτή που βλέπει ο πελάτης.

Προεπισκόπηση, λήψη και αποστολή στον πελάτη

Όταν η προσφορά είναι έτοιμη — είδη καταχωρημένα, συνθήκες γραμμένες, πελάτης συνδεδεμένος — είναι ώρα να την παραδώσετε στον πελάτη. Το Mokapen σας δίνει τρεις διαδρομές, από την απλούστερη στην πιο επαγγελματική.

Προεπισκόπηση: έλεγχος πριν την αποστολή

Το κουμπί Προεπισκόπηση επάνω δεξιά στην εγγραφή σας δείχνει το PDF ακριβώς όπως θα το δει ο πελάτης, απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης σε μορφή A4. Δεν δημιουργεί αρχείο προς λήψη: είναι απόδοση επί τόπου του εγγράφου με τα τρέχοντα δεδομένα και το πρότυπο.

Χρησιμοποιήστε την πάντα πριν την αποστολή. Αποκαλύπτει σε δύο δευτερόλεπτα πράγματα που ξεφεύγουν όταν κοιτάτε την εγγραφή: τίτλος είδους κομμένος επειδή είναι πολύ μακρύς, σημείωση που αναδιπλώνεται άσχημα, λογότυπο τοποθετημένο με τρόπο που δεν σας αρέσει με αυτό το πρότυπο, λάθος συντελεστής ΦΠΑ σε σειρά. Επεξεργαστείτε, αποθηκεύστε, ανοίξτε ξανά την προεπισκόπηση — επαναλάβετε μέχρι να είστε ικανοποιημένοι.

Μια σημαντική λεπτομέρεια: η προεπισκόπηση αντικατοπτρίζει την αποθηκευμένη κατάσταση της προσφοράς. Αν μόλις αλλάξατε είδη ή συνθήκες και δεν έχετε αποθηκεύσει, η προεπισκόπηση μπορεί να μην δείχνει τις τελευταίες αλλαγές. Αποθηκεύστε και δοκιμάστε ξανά.

Λήψη: PDF ή Word

Το κουμπί Λήψη ανοίγει μενού με δύο επιλογές: PDF και Word (docx). Το PDF είναι η τυπική μορφή παράδοσης — μη επεξεργάσιμο από τον πελάτη, επαγγελματικό, καθολικό. Το όνομα αρχείου συντίθεται αυτόματα ως ΌνομαΑποστολέα - ΚωδικόςΠροσφοράς.pdf (παράδειγμα: «Acme Ltd - 3-2026.pdf»), ώστε όταν ο πελάτης το αποθηκεύει στον υπολογιστή του να είναι ήδη αναγνωρίσιμο.

Το Word εξυπηρετεί δύο συγκεκριμένες περιπτώσεις: όταν χρειάζεται να προσαρμόσετε χειροκίνητα το έγγραφο πριν την αποστολή (να προσθέσετε προσαρμοσμένη παράγραφο που δεν θέλετε στο σύστημα), ή όταν ο πελάτης ζητά επεξεργάσιμη μορφή επειδή το ενσωματώνει σε μεγαλύτερο έγγραφο. Σημείωση: το εξαγόμενο Word είναι στιγμιότυπο της προσφοράς — οι αλλαγές εκεί δεν επιστρέφουν στο Mokapen.

Αποστολή email: παράδοση απευθείας από την προσφορά

Το κουμπί Αποστολή email ανοίγει modal που σας επιτρέπει να στείλετε την προσφορά στον πελάτη χωρίς να φύγετε από το Mokapen, με το PDF συνημμένο και προαιρετικά τον σύνδεσμο διαδικτυακής αποδοχής.

Ο παραλήπτης συμπληρώνεται εκ των προτέρων με το email της συνδεδεμένης επαφής ή εταιρείας. Μπορείτε να προσθέσετε πολλούς παραλήπτες χωρισμένους με ερωτηματικά — χρήσιμο όταν η επαφή θέλει να αντιγράψει τον υπεύθυνο αγορών ή τον λογιστή. Το πεδίο Από προτείνει διευθύνσεις email που ρυθμίσατε ως συνδέσεις SMTP στον οργανισμό: αν δεν έχετε καμία, το Mokapen χρησιμοποιεί τη διεύθυνση συστήματος (το email φτάνει ακόμα, αλλά από γενική διεύθυνση). Για να φαίνεστε επαγγελματικοί αξίζει να συνδέσετε τουλάχιστον μία εταιρική διεύθυνση (info@, sales@, την προσωπική σας) στην ενότητα συνδέσεων email.

Το θέμα συμπληρώνεται εκ των προτέρων με «Προσφορά {κωδικός}» — αλλάξτε το αν προτιμάτε κάτι πιο συγκεκριμένο («Η πρότασή μας για συντήρηση 2026»). Το σώμα είναι ήδη ρυθμισμένο με τυπικό χαιρετισμό, αλλά μπορείτε να το ξαναγράψετε πλήρως: η τελευταία εμπορική σας σημείωση, αναφορά σε συνομιλία, επόμενα βήματα.

Από κάτω βρίσκονται δύο σημαντικές επιλογές:

• Επισύναψη εγγράφου PDF (ενεργή από προεπιλογή) — δημιουργεί το PDF της προσφοράς και το επισυνάπτει στο email, ώστε ο πελάτης να έχει πάντα αντίγραφο, ακόμα κι αν δεν κάνει κλικ στον σύνδεσμο.
• Λήψη αντιγράφου BCC — σας στέλνει κρυφό αντίγραφο του email στη διεύθυνσή σας, χρήσιμο για παρακολούθηση ακριβώς τι στείλατε και πότε.

Μετά την αποστολή, το συμβάν καταγράφεται στο χρονολόγιο προσφοράς (ημερομηνία, ώρα, παραλήπτες): ακόμα κι αν επιστρέψετε στην προσφορά τρεις εβδομάδες αργότερα, ξέρετε ακριβώς πότε την στείλατε.

Διαδικτυακή αποδοχή με OTP: απόκτηση ναι με ασφάλεια

Το κλασικό αδύναμο σημείο των προσφορών είναι η αποδοχή. Ο πελάτης γράφει «ok προχωρήστε» και καταλήγετε με γενικό email στα εισερχόμενα χωρίς συμβατική αξία, που μπορεί να χαθεί, για το οποίο δεν είστε σίγουροι ότι καλύπτει όλα τα είδη της προσφοράς. Μετά φιλονικείτε για το ποιος είπε τι.

Το Mokapen το λύνει με διαδικτυακή αποδοχή μέσω OTP: ο πελάτης λαμβάνει σύνδεσμο, ανοίγει την προσφορά σε ιστοσελίδα, λαμβάνει κωδικό επαλήθευσης με email (ώστε να είμαστε σίγουροι ότι είναι αυτός και όχι κάποιος άλλος) και επιβεβαιώνει την αποδοχή με ένα κλικ. Όλα παρακολουθούνται στην προσφορά: ημερομηνία, ώρα, διεύθυνση IP, ποιες σειρές αποδέχτηκε.

Πώς να ενεργοποιήσετε την αποδοχή κατά την αποστολή

Στο modal αποστολής email, κάτω από τις επιλογές PDF και BCC, βρίσκεται το μπλοκ «Δημόσιος σύνδεσμος με αποδοχή». Αν ο παραλήπτης έχει έγκυρο email στην προσφορά, το σύστημα προτείνει αυτόματα την ενεργοποίησή του. Έχετε δύο διακόπτες:

• Απαίτηση αποδοχής — αν είναι ενεργό, το email που λαμβάνει ο πελάτης περιλαμβάνει σύνδεσμο σε δημόσια σελίδα προσφοράς όπου μπορεί να κάνει κλικ στο «Αποδοχή αυτής της προσφοράς». Αν δεν το ενεργοποιήσετε, ο σύνδεσμος οδηγεί μόνο σε σελίδα προβολής (ο πελάτης βλέπει την προσφορά και κατεβάζει το PDF, χωρίς κουμπί αποδοχής).
• Μερική αποδοχή — αν είναι ενεργό, στη δημόσια σελίδα ο πελάτης βλέπει πλαίσιο ελέγχου σε κάθε σειρά είδους και μπορεί να επιλέξει να αποδεχτεί μόνο ορισμένα είδη. Χρησιμοποιήστε το όταν η προσφορά είναι αρθρωτή («θέλω μόνο συντήρηση, όχι επέκταση εγγύησης»). Αν το αφήσετε απενεργοποιημένο, ο πελάτης μπορεί να αποδεχτεί μόνο όλα ή τίποτα — που συχνά είναι καλύτερο επειδή επιβάλλει σαφή επιλογή και δεν σας αναγκάζει να αναδιατυπώσετε την προσφορά για μη αποδεκτά είδη.

Τι βιώνει ο πελάτης σας από την πλευρά του

Βοηθά να ξέρετε τι συμβαίνει από την πλευρά του πελάτη, επειδή είναι το μέρος της διαδικασίας που δεν βλέπετε αλλά το ποσοστό αποδοχής εξαρτάται από αυτό.

Ο πελάτης λαμβάνει το email σας με το PDF συνημμένο και έναν σύνδεσμο. Κάνει κλικ στον σύνδεσμο και ανοίγει μια δημόσια ιστοσελίδα με την προσφορά εμφανισμένη σε μορφή A4, ακριβώς όπως στο PDF. Υπάρχει κουμπί για λήψη του PDF (για αρχειοθέτηση) και, αν ενεργοποιήσατε την αποδοχή, ένα εμφανές κουμπί «Αποδοχή αυτής της προσφοράς».

Όταν ο πελάτης κάνει κλικ στο «Αποδοχή», το Mokapen του στέλνει έναν εξαψήφιο κωδικό στο ίδιο email όπου έλαβε τον σύνδεσμο (το email που ορίσατε ως παραλήπτη προσφοράς). Ο πελάτης ελέγχει τα εισερχόμενά του, παίρνει τον κωδικό, τον εισάγει στη σελίδα — και σε εκείνο το σημείο η επιβεβαίωση επαληθεύεται. Ο κωδικός ισχύει για μία ώρα, μετά λήγει και πρέπει να ζητηθεί ξανά.

Αν ενεργοποιήσατε μερική αποδοχή, μετά την επαλήθευση κωδικού ο πελάτης βλέπει τη λίστα ειδών με πλαίσιο ελέγχου σε καθένα: επιλέγει τι να αποδεχτεί και επιβεβαιώνει. Οι ποσοστιαίες σειρές (αυτόματες εκπτώσεις/προσαυξήσεις) παραλείπονται — θα ήταν παράξενο να τις αποδέχεται μία προς μία.

Το μεγάλο πλεονέκτημα αυτής της ροής είναι ότι δεν απαιτεί από τον πελάτη να εγγραφεί στο Mokapen. Είναι γρήγορη, λειτουργεί σε smartphone και η επαλήθευση OTP δίνει νομικό βάρος στην αποδοχή (είναι σαν ελαφριά ηλεκτρονική υπογραφή).

Τι συμβαίνει στο Mokapen όταν ο πελάτης αποδέχεται

Η αποδοχή δεν είναι συμβάν που περνά απαρατήρητο: αλλάζει την κατάσταση της προσφοράς και την καταγράφει με ιχνηλάσιμο τρόπο.

Οι αποδεκτές σειρές δείχνουν πράσινο εικονίδιο επιβεβαίωσης με ημερομηνία αποδοχής. Στο χρονολόγιο προσφοράς εμφανίζεται συμβάν «Αποδεκτή από πελάτη» με το email πελάτη που επιβεβαίωσε και τη διεύθυνση IP από την οποία ήρθε το αίτημα. Αν αφήσατε ενεργό τον προεπιλεγμένο αυτοματισμό (ρυθμίσεις pipeline), η κατάσταση προσφοράς μετακινείται αυτόματα σε «Αποδεκτή» — η κάρτα μετακινείται στην τελική στήλη Kanban.

Αν έχετε επίσης ενεργό τον αυτοματισμό «Δημιουργία παραγγελίας στο κλείσιμο» (προεπιλογή ναι), το Mokapen προτείνει άμεση δημιουργία της συνδεδεμένης παραγγελίας με τα ίδια είδη, πελάτη και ποσά. Ένα κλικ, και η προσφορά γίνεται παραγγελία έτοιμη για εκπλήρωση ή συγχρονισμό με το ERP τιμολόγησης.

Οριακές περιπτώσεις που πρέπει να γνωρίζετε

• Προσφορά χωρίς email παραλήπτη — η διαδικτυακή αποδοχή δεν είναι διαθέσιμη επειδή το Mokapen δεν έχει πού να στείλει τον κωδικό OTP. Ο δημόσιος σύνδεσμος λειτουργεί ακόμα μόνο για προβολή: χρήσιμος για κοινοποίηση του PDF σε άλλα κανάλια (WhatsApp, chat, πύλη πελάτη), αλλά χωρίς τη ροή επίσημης επιβεβαίωσης.
• Ληγμένος ή χαμένος κωδικός OTP — ο πελάτης μπορεί να ζητήσει νέο από τη δημόσια σελίδα κάνοντας ξανά κλικ στο «Αποστολή κωδικού». Οι προηγούμενοι κωδικοί ανακαλούνται αυτόματα.
• Αποδοχή εκτός Mokapen — αν ο πελάτης υπέγραψε έντυπο αντίγραφο ή απάντησε με email με σαφή λόγια, μπορείτε να επισημάνετε χειροκίνητα τις σειρές ως αποδεκτές από το modal επεξεργασίας σειράς είδους, επιλέγοντας «Αποδεκτή από πελάτη». Λιγότερο ιχνηλάσιμο από τη διαδρομή OTP αλλά καλύπτει περιπτώσεις όπου ο πελάτης απλώς δεν θέλει να χρησιμοποιήσει τον διαδικτυακό σύνδεσμο.

Δημιουργία προσφοράς

Υπάρχουν δύο τρόποι να ξεκινήσετε, και η επιλογή αλλάζει πόση εργασία χρειάζεται να κάνετε.

• Άμεση μέθοδος — από τη σελίδα Προσφορών κάντε κλικ στο + Προσφορά επάνω δεξιά και ανοίγει επεξεργαστής πλήρους σελίδας. Καλή όταν ο πελάτης δεν είναι ακόμη συνδεδεμένος με ευκαιρία ή επαφή καταλόγου (ίσως είναι αίτημα από περιστασιακή επαφή). Κάνετε τα πάντα εκεί: δημιουργείτε την εγγραφή πελάτη πληκτρολογώντας το όνομά του, ορίζετε είδη, συνθήκες, αποθηκεύετε.
• Πλαισιακή μέθοδος (συνιστάται) — ανοίξτε την ευκαιρία, επαφή ή εταιρεία στην οποία εργάζεστε και χρησιμοποιήστε + Δημιουργία και σύνδεση → Προσφορά. Η προσφορά γεννιέται ήδη συνδεδεμένη με την εγγραφή πηγής, με παραλήπτη, επαφή και — αν υπάρχει — αποκλειστική έκπτωση συμπληρωμένα αυτόματα. Λίγα πεδία να αγγίξετε, αυτόματη σύνδεση, συνεκτικό ιστορικό στην εγγραφή πελάτη.

Και στους δύο τρόπους η λειτουργική ακολουθία είναι η ίδια:

1. Δώστε της σαφή τίτλο. Όποιος την ανοίξει δύο μήνες αργότερα πρέπει να καταλάβει για τι πρόκειται χωρίς να την ανοίξει: «Πρόταση συντήρησης 2026 — Acme Ltd» είναι καλύτερο από «Προσφορά Acme».
2. Επαληθεύστε παραλήπτη και αποστολέα.
3. Επιλέξτε το πρότυπο εγγράφου, ή αφήστε την προεπιλογή οργανισμού.
4. Προσθέστε είδη ένα προς ένα: πρώτα οι κύριες γραμμές προσφοράς, μετά αξεσουάρ, μετά ποσοστιαίες εκπτώσεις αν υπάρχουν.
5. Γράψτε τις οικονομικές συνθήκες, ή διορθώστε το κείμενο που προφορτώθηκε από το πρότυπο.
6. Ορίστε κάτοχο, ημερομηνία και πιθανότητα κλεισίματος αν έχετε ιδέα.
7. Αποθηκεύστε. Το Mokapen εκχωρεί τον διαδοχικό κωδικό αν δεν ορίσατε έναν, υπολογίζει τα τελικά σύνολα και η προσφορά είναι έτοιμη προς αποστολή.

Κάντε κλικ στην Προεπισκόπηση για τελικό έλεγχο, μετά Αποστολή email ή Λήψη PDF ανάλογα με το πώς θέλετε να την παραδώσετε.

Δεν χρειάζεται όλα τα πεδία να είναι τέλεια στην πρώτη αποθήκευση: η εγγραφή ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να επιστρέψετε οποιαδήποτε στιγμή για επεξεργασία ειδών, τιμών, κειμένων. Μόνο η αποστολή είναι οριστική, με την έννοια ότι ο πελάτης έχει μια έκδοση — αν αλλάξετε κάτι μετά θα χρειαστεί να ξαναστείλετε.

Επεξεργασία προσφοράς

Οι επεξεργασίες προσφοράς γίνονται με τρεις διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με τι χρειάζεται να αλλάξετε και σε πόσες εγγραφές.

Άμεση επεξεργασία στην εγγραφή

Ανοίξτε την εγγραφή προσφοράς (από Kanban ή Λίστα) και επεξεργαστείτε απευθείας όπου χρειάζεται: κάντε κλικ στον τίτλο για μετονομασία, στο εικονίδιο μολυβιού δίπλα στα πεδία για διόρθωση, προσθέστε/αφαιρέστε σειρές ειδών, ξαναγράψτε συνθήκες. Στα πεδία πλαϊνού πίνακα η αποθήκευση γίνεται αυτόματα ένα προς ένα όταν φύγετε από την εστίαση. Στην πλήρη σελίδα πρέπει να κάνετε κλικ στο Αποθήκευση όταν τελειώσετε το μπλοκ στο οποίο εργάζεστε.

Μια σημείωση: αν επεξεργάζεστε είδη ή κείμενα συνθηκών, θυμηθείτε να αποθηκεύσετε πρώτα πριν δημιουργήσετε προεπισκόπηση ή στείλετε — αλλιώς το PDF που στέλνεται είναι ακόμα η προηγούμενη έκδοση.

Προώθηση κατάστασης από το Kanban

Αν το μόνο που θέλετε να αλλάξετε είναι το στάδιο της προσφοράς (επειδή ο πελάτης απάντησε, τη στείλατε, είχατε την κλήση ανασκόπησης), μην ανοίξετε καν την εγγραφή: σύρετε την κάρτα στο Kanban από στήλη σε στήλη. Η κατάσταση ενημερώνεται αμέσως. Είναι ο πιο αποδοτικός τρόπος διαχείρισης του pipeline σε συναντήσεις πωλήσεων ή το πρωί όταν ανασκοπείτε ανοιχτές συμφωνίες.

Ένας περιορισμός που πρέπει να γνωρίζετε: οι «τερματικές» καταστάσεις — αυτές στο 100% (όπως Αποδεκτή) ή 0% (Απορρίφθηκε, Έληξε) — μπορούν να αλλάξουν σε άλλες καταστάσεις μόνο από χρήστες με ρόλο μέλος στον οργανισμό. Είναι προστασία για να μην «ξανανοίγουν» ήδη κλεισμένες συμφωνίες εξωτερικοί συνεργάτες.

Μαζική επεξεργασία από προβολή Λίστας

Όταν χρειάζεται να αλλάξετε κάτι σε πολλές προσφορές ταυτόχρονα — επανατοποθέτηση όλων ενός εκπροσώπου που έφυγε από την εταιρεία, προσθήκη ετικέτας σε παρτίδα καλοκαιρινών προσφορών, μετακίνηση κατάστασης σε παρτίδα — μεταβείτε σε προβολή Λίστας, φιλτράρετε για να βρείτε τις σωστές προσφορές, επιλέξτε με πλαίσια ελέγχου και κάντε κλικ στο Επεξεργασία στη γραμμή ενεργειών που εμφανίζεται στην κορυφή.

Το modal μαζικής επεξεργασίας δείχνει μόνο πεδία που έχουν νόημα να επεξεργαστούν μαζικά: κάτοχος, κατάσταση, ετικέτες, απλά προσαρμοσμένα πεδία. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε μαζικά είδη ή κείμενα — αυτά είναι εξ ορισμού συγκεκριμένα για κάθε προσφορά. Επιβεβαιώστε και η επεξεργασία εφαρμόζεται σε όλες τις επιλογές.

Άλλες μαζικές ενέργειες διαθέσιμες στην ίδια γραμμή είναι Κλωνοποίηση, Αρχειοθέτηση και Διαγραφή — δείτε τις αφιερωμένες ενότητες.

Κλωνοποίηση προσφοράς

Αν έχετε πρότυπο προσφοράς που επαναχρησιμοποιείτε συχνά — ίδια δομή ειδών με μικρές παραλλαγές για διαφορετικό πελάτη — μην την αναδημιουργείτε από την αρχή κάθε φορά: κλωνοποιήστε την. Η κλωνοποιημένη προσφορά κρατά όλα τα είδη, συνθήκες, πρότυπο και επιλεγμένα συνημμένα· αλλάζετε τον πελάτη-παραλήπτη και προσαρμόζετε τιμές αν χρειάζεται.

Μεμονωμένη κλωνοποίηση

1. Ανοίξτε την εγγραφή → Επιλογές (τρεις τελείες) → Κλωνοποίηση.
2. Στο modal επιλέξτε με πλαίσια ελέγχου τι να μεταφερθεί στο αντίγραφο: είδη (πάντα), και προαιρετικά συνημμένα, συνδέσεις, σχόλια, ιστορικό χρονολογίου. Αν εργάζεστε σε πολλούς οργανισμούς με τον ίδιο λογαριασμό, μπορείτε να κλωνοποιήσετε την προσφορά σε άλλον οργανισμό.
3. Επιβεβαιώστε.

Το Mokapen δημιουργεί τη νέα προσφορά με επίθημα στον τίτλο για να τη διακρίνει από την αρχική. Παίρνει νέο κωδικό (διαδοχικό τρέχοντος έτους) και δεν είναι συνδεδεμένη με τον αρχικό πελάτη — ορίζετε τον σωστό παραλήπτη. Η αρχική παραμένει αμετάβλητη: η κλωνοποίηση είναι αντίγραφο, όχι μετακίνηση.

Μαζική κλωνοποίηση

1. Προβολή Λίστας → επιλογή με πλαίσια ελέγχου → Κλωνοποίηση στη μαζική γραμμή → επιλογή επιλογών μία φορά για όλες → επιβεβαίωση.

Αρχειοθέτηση προσφοράς

Μια προσφορά δεν είναι σαν εργασία που «ολοκληρώνεται» και εξαφανίζεται. Ακόμα κι όταν η συμφωνία τελειώσει — κερδισμένη, χαμένη, ληγμένη — η εγγραφή παραμένει χρήσιμη: είναι το εμπορικό ιστορικό του πελάτη και καλό είναι να τη βρίσκεται στις συνδέσεις της εγγραφής του, στις ετήσιες αναφορές, στις αναλύσεις προηγούμενων προσφορών. Η Αρχειοθέτηση κάνει ακριβώς αυτό: μετακινεί την προσφορά έξω από τις ενεργές προβολές (Kanban και Λίστα δεν τη δείχνουν πλέον) αλλά την κρατά ακέραια. Εμφανίζεται ακόμα στην συνδεδεμένη εγγραφή πελάτη και στις ιστορικές αναφορές, και μπορείτε να τη συμβουλευτείτε οποιαδήποτε στιγμή από Προσφορές → Ενέργειες → Αρχείο προσφορών.

Μεμονωμένη αρχειοθέτηση

1. Ανοίξτε την εγγραφή → Επιλογές → Αρχειοθέτηση.
2. Επιβεβαιώστε στο modal.

Για να την ξανανοίξετε (ο πελάτης καλεί μήνες αργότερα και θέλετε να ξεκινήσετε από εκεί): βρείτε την στο αρχείο, ανοίξτε την εγγραφή, Επιλογές → Επαναφορά, και επιστρέφει στο ενεργό Kanban στην κατάσταση που είχε πριν την αρχειοθέτηση.

Μαζική αρχειοθέτηση

1. Προβολή Λίστας → επιλογή → Αρχειοθέτηση στη μαζική γραμμή → επιβεβαίωση.

Πότε να αρχειοθετείτε και πότε να διαγράφετε; Πρακτικός κανόνας: αρχειοθετήστε αν η προσφορά πραγματικά συνέβη (τη στείλατε, υπήρξαν συζητήσεις, έχει ιστορική αξία), διαγράψτε αν είναι λάθος (δημιουργήθηκε κατά λάθος, διπλότυπο, δοκιμή). Μην αρχειοθετείτε για «καθαρισμό»: το Kanban με φίλτρα σας δίνει ήδη όλο τον καθαρισμό που χρειάζεστε, και παλιές αλλά καλές προσφορές είναι προστιθέμενη αξία στην εγγραφή πελάτη.

Διαγραφή προσφοράς

Διαγράψτε προσφορές που δημιουργήθηκαν κατά λάθος ή δοκιμαστικά διπλότυπα. Προτιμήστε Αρχειοθέτηση αν η προσφορά έχει χρήσιμο ιστορικό (στάλθηκε, αποδεκτή, συνδέσεις με πελάτη ή ευκαιρία) και δεν θέλετε να χάσετε το ίχνος της στην επαφή ή εταιρεία.

Μεμονωμένη διαγραφή

1. Ανοίξτε την εγγραφή → Επιλογές (τρεις τελείες) → Διαγραφή (κόκκινο στοιχείο).
2. Επιβεβαιώστε στο modal.

Με Advanced Premium η προσφορά πηγαίνει στον κάδο (σελίδα Προσφορών → Ενέργειες → Κάδος προσφορών). Από εκεί μπορείτε να κάνετε Επαναφορά ή Οριστική διαγραφή. Αν ανοίξετε προσφορά ήδη στον κάδο, εμφανίζεται banner Επαναφορά / Οριστική διαγραφή.

Στο πρόγραμμα Free (χωρίς Advanced Premium) η διαγραφή είναι γενικά οριστική αμέσως μετά την επιβεβαίωση, χωρίς κάδο — ελέγξτε τα δικαιώματα του οργανισμού σας.

Μαζική διαγραφή

1. Προβολή Λίστας → επιλογή → Διαγραφή (κόκκινο κουμπί) → επιβεβαίωση.

Μετατροπή προσφοράς σε παραγγελία

Η προσφορά είναι η πρόταση, η παραγγελία είναι η εκτελεστική επιβεβαίωση: αντιπροσωπεύει τη δέσμευση του πελάτη να αγοράσει και — κατάντη — είναι το σημείο από το οποίο ξεκινά η τιμολόγηση. Στη ροή Mokapen, η μετάβαση από προσφορά σε παραγγελία είναι φυσική και σε πολλές περιπτώσεις αυτόματη.

Υπάρχουν τρεις τρόποι να μετατρέψετε προσφορά σε παραγγελία, κατά σειρά πρακτικότητας:

• Αυτοματισμός στο κλείσιμο (συνιστάται) — αν αφήσατε ενεργό τον προεπιλεγμένο αυτοματισμό pipeline («Δημιουργία παραγγελίας στο κλείσιμο» στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Προσφορές), όταν μετακινείτε την προσφορά σε κατάσταση 100% (π.χ. Αποδεκτή), το Mokapen ανοίγει γρήγορα modal που προτείνει δημιουργία της συνδεδεμένης παραγγελίας με τα ίδια είδη, πελάτη, ποσά και συνθήκες. Επιβεβαιώστε και σε δύο δευτερόλεπτα έχετε παραγγελία έτοιμη με τον δικό της διαδοχικό κωδικό, συνδεδεμένη με την προσφορά πηγής.
• Ενεργοποίηση από διαδικτυακή αποδοχή — αν ο πελάτης αποδέχεται μέσω OTP από τον δημόσιο σύνδεσμο, η προσφορά μετακινείται αυτόματα σε Αποδεκτή και πυροδοτείται η ίδια πρόταση παραγγελίας. Μηδέν χειροκίνητες ενέργειες από μέρους σας, εκτός από επιβεβαίωση του modal.
• Χειροκίνητα — από την προσφορά, κουμπί + Δημιουργία και σύνδεση → Παραγγελία. Χρησιμοποιήστε το όταν ο αυτοματισμός δεν πυροδοτείται (π.χ. κλείσατε την κατάσταση πριν ενεργοποιηθεί ο αυτοματισμός) ή όταν θέλετε να δημιουργήσετε μερική παραγγελία σε σχέση με την προσφορά.

Σε όλες τις περιπτώσεις η αρχική προσφορά παραμένει στο σύστημα (δεν διαγράφεται ούτε μετακινείται) και συνδέεται με την παραγγελία μέσω της καρτέλας Συνδέσεις: από τη μία βλέπετε την άλλη. Αυτό έχει σημασία για το ιστορικό — η εγγραφή πελάτη θα δείχνει «προσφορά στάλθηκε τον Μάρτιο, αποδεκτή τον Απρίλιο, παραγγελία εκδόθηκε τον Απρίλιο» χωρίς να γράψετε τίποτα χειροκίνητα. Για λεπτομέρειες διαχείρισης παραγγελιών δείτε τον οδηγό Παραγγελιών.

Pipeline και καταστάσεις: μοντελοποίηση της διαδικασίας πωλήσεών σας

Το pipeline είναι η διαδρομή που ακολουθεί μια προσφορά από την αρχή μέχρι το τέλος — τα στάδια (ή καταστάσεις) από τα οποία περνά, καθένα με ακριβή σημασία στις πωλήσεις σας. Το Mokapen περιλαμβάνει μια προεπιλογή που λειτουργεί για το 90% των περιπτώσεων, αλλά αν έχετε ιδιαίτερες διαδικασίες μπορείτε να την προσαρμόσετε ή να δημιουργήσετε περισσότερες από μία.

Το προεπιλεγμένο pipeline

Εκτός κουτιού, οι προσφορές έχουν ένα μοναδικό pipeline με έξι καταστάσεις που καλύπτουν τον τυπικό εμπορικό κύκλο ζωής:

• Πρόχειρο (10%) — η προσφορά προετοιμάζεται, ακόμα εσωτερική, δεν έχει σταλεί στον πελάτη.
• Στάλθηκε (20%) — τη στείλατε, τώρα περιμένετε.
• Σε ανασκόπηση (60%) — ο πελάτης απάντησε, αξιολογεί, ίσως συζητά αλλαγές.
• Αποδεκτή (100%) — η συμφωνία κερδήθηκε.
• Απορρίφθηκε (0%) — η συμφωνία χάθηκε.
• Έληξε (0%) — η προσφορά τελείωσε χωρίς απάντηση μετά την ισχύ.

Τα ποσοστά δίπλα σε κάθε κατάσταση — αυτό που ονομάζουμε «πρόοδο» — δεν είναι διακοσμητικά: επηρεάζουν τη γραμμή προόδου στις κάρτες Kanban και καθορίζουν ποιες καταστάσεις θεωρούνται «κερδισμένες» (100%) ή «χαμένες/κλειστές» (0%). Οι αυτοματισμοί του Mokapen αγκιστρώνονται σε αυτές τις τιμές: όταν μια προσφορά φτάσει στο 100%, πυροδοτείται η πρόταση παραγγελίας.

Προσαρμογή καταστάσεων

Αν η τυπική διαδικασία δεν ταιριάζει — ίσως εργάζεστε σε δημόσιους διαγωνισμούς με στάδια όπως «Έκφραση ενδιαφέροντος → Τεκμηρίωση → Ανάθεση», ή διαχειρίζεστε έργα με στάδιο «Τεχνική έγκριση» πριν την εμπορική αποδοχή — μπορείτε να τροποποιήσετε τις καταστάσεις στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Προσφορές → Pipeline και καταστάσεις.

Εκεί προσθέτετε νέες καταστάσεις, μετονομάζετε υπάρχουσες, τις αναδιατάσσετε (η σειρά καθορίζει την ακολουθία στηλών Kanban) και ορίζετε τιμή προόδου (0–100%) για καθεμία. Πρακτική συμβουλή: χρησιμοποιήστε την πρόοδο με συνέπεια — 100% μόνο για καταστάσεις που αντιπροσωπεύουν βέβαιη νίκη, 0% μόνο για καταστάσεις οριστικού κλεισίματος. Οι ενδιάμεσες καταστάσεις (20%, 50%, 80%) πρέπει να λένε πόσο «κοντά» είστε στη νίκη με πιστευτό τρόπο — ώστε οι αναφορές πρόβλεψης (ποσό × πιθανότητα) να δίνουν ρεαλιστικούς αριθμούς.

Πολλαπλά pipelines για διαφορετικές διαδικασίες

Αν έχετε διαφορετικά κανάλια πωλήσεων με διαφορετική λογική συμφωνιών — μακρύ B2B με περισσότερα στάδια, γρήγορο B2C με λίγα στάδια, διαγωνισμοί με συγκεκριμένη γραφειοκρατία — μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά pipelines, καθένα με τις δικές του καταστάσεις. Στη σελίδα Kanban το μενού pipeline στην κορυφή σας επιτρέπει να επιλέξετε ποιο βλέπετε· εναλλαγή με ένα κλικ.

Για δημιουργία νέου pipeline πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Προσφορές → Pipeline και καταστάσεις, ή απευθείας από το μενού pipeline στο Kanban (όπου βρίσκεται «Νέο pipeline»). Τα pipelines μπορούν να περιοριστούν σε συγκεκριμένες ομάδες οργανισμού: μόνο η ομάδα πωλήσεων «Enterprise» βλέπει το pipeline «Μεγάλοι λογαριασμοί», η ομάδα «SMB» βλέπει το δικό της. Χρήσιμο για μεγάλους οργανισμούς με ξεχωριστά τμήματα.

Αυτοματισμοί pipeline

Στις ρυθμίσεις pipeline βρίσκονται δύο αυτοματισμοί που αξίζει να γνωρίζετε επειδή αλλάζουν τον τρόπο που συμπεριφέρονται αυτόματα οι προσφορές:

• Δημιουργία παραγγελίας στο κλείσιμο (ενεργός από προεπιλογή) — όταν μια προσφορά φτάσει σε κατάσταση 100%, το Mokapen προτείνει άμεση δημιουργία της συνδεδεμένης παραγγελίας. Το καλύψαμε στο «Μετατροπή προσφοράς σε παραγγελία». Αν δεν το χρησιμοποιείτε (επειδή διαχειρίζεστε παραγγελίες σε εξωτερικό ERP), μπορείτε να το απενεργοποιήσετε.
• Μετακίνηση κατάστασης μετά από αποδοχή πελάτη (ενεργός από προεπιλογή) — όταν ένας πελάτης αποδέχεται προσφορά από τον δημόσιο σύνδεσμο OTP, το Mokapen τη μετακινεί αυτόματα στην κατάσταση «κερδισμένη» που ρυθμίζετε. Από προεπιλογή πηγαίνει στην πρώτη κατάσταση 100% που βρίσκει (Αποδεκτή), αλλά μπορείτε να ορίσετε διαφορετική, χρήσιμο αν έχετε ενδιάμεσο βήμα όπως «Αποδεκτή σε αναμονή σύμβασης» πριν την τελική κατάσταση.

Συγχρονισμός με λογισμικό τιμολόγησης

Το Mokapen είναι εργαλείο CRM και εμπορικών προσφορών, όχι λογισμικό τιμολόγησης: ηλεκτρονική τιμολόγηση, μητρώα ΦΠΑ, γενικό καθολικό γίνονται από το ERP σας (Fatture in Cloud, ο λογιστής σας με το λογισμικό του, ή αφιερωμένο ERP). Έτσι δεν είστε αναγκασμένοι να εισάγετε δεδομένα δύο φορές, υπάρχει καρτέλα Συγχρονισμός στην εγγραφή προσφοράς και στην ενότητα Ενσωματώσεις του οργανισμού.

Η πιο ώριμη ενσωμάτωση είναι με το Fatture in Cloud: πλήρεις λεπτομέρειες στον αφιερωμένο οδηγό Fatture in Cloud. Εν συντομία, αν συνδέσετε τον λογαριασμό FIC με το Mokapen, οι εγγραφές πελατών, τα προϊόντα καταλόγου, οι υπηρεσίες και οι παραγγελίες (με τις σειρές ειδών τους) ρέουν από το Mokapen στο Fatture in Cloud — όπου στη συνέχεια γίνονται ηλεκτρονικά τιμολόγια. Η κατεύθυνση είναι ρυθμιζόμενη: μπορείτε να αποφασίσετε μετακίνηση δεδομένων μόνο προς μία κατεύθυνση, ή και τις δύο.

Στην μεμονωμένη προσφορά, η καρτέλα Συγχρονισμός δείχνει την κατάσταση της εγγραφής σε σχέση με την ενσωμάτωση: αν είναι συγχρονισμένη, πότε πέτυχε η τελευταία λειτουργία, αν υπήρξαν σφάλματα. Αν η προσφορά μετατράπηκε σε παραγγελία, ο συγχρονισμός αφορά κυρίως την παραγγελία — εκείνα είναι τα δεδομένα που έχουν σημασία για τον φορολογικό κύκλο.

Οι εγγραφές πελατών αντιστοιχίζονται μεταξύ των δύο συστημάτων χρησιμοποιώντας ΑΦΜ και φορολογικό κωδικό ως κλειδιά αντι-διπλοτύπου, ώστε αν έχετε «Πελάτη Beta» ήδη στο Fatture in Cloud και δημιουργήσετε προσφορά στο Mokapen για τον ίδιο πελάτη, το σύστημα αναγνωρίζει ότι είναι η ίδια εγγραφή χωρίς να τη διπλοτυπήσει.

Σχετικές ενότητες

Η προσφορά δεν ζει απομονωμένη: υπάρχουν άλλες περιοχές Mokapen γύρω της που αξίζει να γνωρίζετε για να την χρησιμοποιήσετε πραγματικά.

• Συνδέσεις — συνδέστε την προσφορά με ευκαιρίες, παραγγελίες, εργασίες παρακολούθησης, εισιτήρια υποστήριξης, άλλες σχετικές προσφορές. Κάθε σύνδεση είναι αμφίδρομη (από την προσφορά βλέπετε την εργασία, από την εργασία βλέπετε την προσφορά). Όταν ανοίγετε την εγγραφή πελάτη έξι μήνες αργότερα, ανασυνθέτετε με μια ματιά όλα όσα συνέβησαν.
• Συνημμένα — επισυνάψτε προδιαγραφές, τεχνικές προδιαγραφές, πρόχειρα συμβάσεων, στιγμιότυπα που σας έστειλε ο πελάτης στην προσφορά. Παραμένουν στην εγγραφή προσφοράς και βρίσκονται με αναζήτηση αρχείων οργανισμού.
• Ενημερώσεις — το χρονολόγιο (ή αρχείο δραστηριότητας) είναι το πλήρες ιστορικό όλων όσων συνέβησαν στην προσφορά: πότε δημιουργήθηκε, ποιος άλλαξε τι και πότε, κάθε email που στάλθηκε (με παραλήπτες), κάθε αποδοχή πελάτη (με IP και ημερομηνία). Χρήσιμο εγκληματολογικά: αν υπάρχει συζήτηση για «τι είπαμε», το χρονολόγιο δίνει την απάντηση με δεδομένα.
• Ετικέτες — ελεύθερη ταξινόμηση για γρήγορο φιλτράρισμα και αναζήτηση: «Enterprise», «Ανανέωση», «Προς επαναπροώθηση», «Σύνθετη», όποια ταξινομία έχει νόημα για εσάς. Τα φίλτρα σελίδας Προσφορών λειτουργούν πολύ καλά με ετικέτες.

Ρυθμίσεις προσφορών

Οι ρυθμίσεις είναι προσβάσιμες σε διαχειριστές και ιδιοκτήτες οργανισμού και βρίσκονται στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Προσφορές. Υπάρχουν τρεις κύριες περιοχές:

• Pipeline και καταστάσεις — το καλύψαμε ήδη: ορισμός σταδίων, προόδου, αυτοματισμών.
• Διαμόρφωση πεδίων — ποια πεδία να εμφανίζονται στην εγγραφή προσφοράς, με ποια σειρά, ποια είναι υποχρεωτικά. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία (αριθμοί, κείμενο, ημερομηνίες, λίστες) για καταγραφή πληροφοριών ειδικών για την επιχείρηση: ένα «CIG» για δημόσιους διαγωνισμούς, έναν «εσωτερικό κωδικό έργου», μια αναμενόμενη ημερομηνία εγκατάστασης. Εμφανίζονται στην εγγραφή, στις στήλες προβολής Λίστας (αν τις προσθέσετε) και στα φίλτρα.
• Διαμόρφωση στηλών λίστας — ποιες πληροφορίες να βλέπετε στην προβολή Λίστας και με ποια σειρά. Μπορείτε να τις αλλάξετε επί τόπου από την προβολή Λίστας με Ενέργειες → Επεξεργασία στηλών, χωρίς να πάτε στις ρυθμίσεις.

Εκτός της περιοχής προσφορών αλλά σημαντικές για να λειτουργεί καλά υπάρχουν δύο άλλες διαμορφώσεις:

• Φορολογικοί συντελεστές (Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι) — αν δεν έχετε ρυθμίσει τουλάχιστον έναν, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε είδη.
• Πρότυπα εγγράφων (μενού Πρότυπα οργανισμού) — όπου προσαρμόζετε τα πρότυπα PDF που καλύψαμε στο «Σχεδιασμός εγγράφου».

Αναφορές προσφορών

Το Kanban και η Λίστα είναι για εργασία σε μεμονωμένες προσφορές· για να καταλάβετε τη συνολική απόδοση — πόσες προσφορές κάνατε στο τρίμηνο, ποιος είναι ο κορυφαίος εκπρόσωπος, ποια προϊόντα καταλήγουν συχνότερα στις προσφορές, ποιο είναι το ποσοστό μετατροπής προσφορά→παραγγελία — υπάρχουν αφιερωμένες αναφορές, προσβάσιμες από τη σελίδα Αναφορές προσφορών (απαιτεί πρόγραμμα Premium).

Οι διαθέσιμες αναφορές καλύπτουν τις πιο χρήσιμες αναλυτικές προβολές σε κύκλο πωλήσεων:

• Κατανομή κατά κατάσταση — πόσες προσφορές είναι σε κάθε στάδιο pipeline: απαραίτητο για εντοπισμό σημείων συμφόρησης.
• Κατανομή κατά pipeline — αν χρησιμοποιείτε περισσότερα από ένα, δείτε πώς κατανέμεται η εργασία στα κανάλια.
• Απόδοση κατά κάτοχο — αριθμός προσφορών και οικονομικός όγκος ανά εκπρόσωπο.
• Συχνότερα προσφερόμενα είδη — ποια προϊόντα/υπηρεσίες καταλήγουν συχνότερα στις προσφορές. Χρυσωρυχείο για να καταλάβετε τι ζητά πραγματικά η αγορά.
• Προσφορές ανά πελάτη — ποιους καλύψατε και για ποια αξία.
• Οικονομικοί όγκοι ανά περίοδο — μηνιαίες, τριμηνιαίες, ετήσιες τάσεις.
• Περιθώριο και markup — κερδοφορία προσφορών. Λειτουργεί μόνο αν συμπληρώσατε κόστος μονάδας στις σειρές ειδών: χωρίς κόστος, η αναφορά μένει κενή.

Όπως σε όλο το Mokapen, οι αναφορές σέβονται τα δικαιώματα οργανισμού: κάθε χρήστης βλέπει μόνο εγγραφές στις οποίες έχει πρόσβαση βάσει του ρόλου του. Ένας εκπρόσωπος δεν βλέπει αυτόματα τις προσφορές συναδέλφων εκτός αν το επιτρέπουν τα δικαιώματα — χρήσιμο για ομάδες με εσωτερική ανταγωνιστική δυναμική ή ευαίσθητα δεδομένα.