Vodnik po Mokapenu

Vodnik Naročila

Območje Naročila formalizira komercialno sprejetje: enak model kot ponudba (artikli, predloge, PDF, e-pošta), vendar predstavlja prodajno ali dobavno zavezo do stranke. Vsako naročilo ima kodo naročila (npr. ORD-3-2026), dokument za prenos ali pošiljanje in se lahko sinhronizira z računovodskim programom, kot je Fatture in Cloud, za potek naročilo → e-račun.

Dostop prek menija Prodaja → Naročila ali strani Naročila. Funkcija na voljo z načrtom Large in aktivno aplikacijo Prodaja. Zahteva davčne stopnje, konfigurirane v organizaciji (Nastavitve → Prodaja → Davki).

Vloga v CRM in procesih

Naročilo v Mokapen:

• Gospodarska potrditev — vrstice artiklov (izdelki, storitve, generični) z DDV, popusti in seštevki; osnova za proizvodnjo, pošiljanje ali fakturiranje.
• Dokument — predloga naročila, predogled, prenos PDF/DOCX, pošiljanje e-pošte s prilogo.
• Sledljivost — koda naročila, status pipeline naročila, povezave z izvorno ponudbo, priložnostjo, stikom, podjetjem.
• Davčna integracija — sync v računovodski program (Fatture in Cloud: naročila z artikli proti fakturiranju).

Potek: Dobljena priložnost ali Sprejeta ponudba → Naročilo → sync fakturiranja → Projekt / naloge izvedbe.

Primeri uporabe

• Podpisana B2B pogodba — naročilo z vrsticami ponavljajočih se storitev + plačilni pogoji v dokumentu.
• E-trgovina / neposredna prodaja — naročilo iz sprejete ponudbe ali dobljene priložnosti z artikli iz kataloga.
• Administracija — export/sync naročila v Fatture in Cloud; računovodstvo izda račun brez ponovnega vnašanja vrstic.
• Operacije — naročilo povezano s projektom in nalogami izpolnitve; povezave s ticketi po prodaji.

Stran seznama in Kanban

Naročila se upravljajo v Kanban po statusu pipeline (nastavljivo) in v tabelarnem pogledu Seznam. Zgornja vrstica:

• Pipeline / Status: filtriraj po fazi naročila.
• Filtri (plan Large): stranka, znesek, datumi, odgovorni, oznake.
• + Naročilo: odpre celoten urejevalnik (stran novo naročilo).
• Dejanja: arhiv naročil, koš, export, urejanje stolpcev (pogled Seznam).

Pri večkratni izbiri na Seznamu: Uredi, Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši.

Panel naročila

Odprite naročilo iz Kanban ali Seznama: odpre se bočni panel z vsemi bloki dokumenta. Z načrtom Small lahko preklopite na celotno stran (ikona razširi) za delo z dolgimi naročili ali naročili z veliko vrstic.

Glava:

• Koda naročila (npr. #ORD-3-2026) — klik za ročno urejanje, če imate dovoljenje.
• Naslov — opisno ime (npr. «Naročilo vzdrževanja 2026 — Stranka X»).
• Značka Arhivirano, če velja; pas koša z Obnovi / Trajno izbriši.

Vrstica dejanj dokumenta (zgoraj desno):

• Predogled — prikaz dokumenta, kot ga bo videl stranka.
• Prenos — meni: PDF ali Word (docx); datoteka uporabi pošiljatelja in kodo naročila v imenu, kadar sta prisotna.
• Pošlji e-pošto — modal s prejemnikom, zadevo, vsebino; PDF priloga, ustvarjena iz trenutnega naročila.

Vrstica ikon kot pri drugih entitetah: Status pipeline, Zasebnost, Oznake, Barva, Priloge, Opombe, Kopiraj povezavo, Možnosti (Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši), + Ustvari in poveži.

Glavni bloki: Pošiljatelj/Prejemnik, Design (predloga), Artikli, Gospodarski pogoji, polja podatkov naročila (datumi, reference, opombe).

Koda naročila

Koda naročila enolično identificira naročilo v organizaciji in se prikaže v glavi (npr. #ORD-3-2026), na seznamih, povezavah in imenih PDF datotek.

Samodejno generiranje: ob ustvarjanju ali shranjevanju, če je koda prazna, Mokapen dodeli letno zaporedno številko v formatu ORD-ŠTEVILKA-LETO (npr. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). Števec se ponastavi vsako koledarsko leto; prilagojene kode izven standardnega formata ne spremenijo numeracije.

Ročno urejanje: klik na kodo v glavi → urejljivo polje → shrani panel. Koristno za uskladitev z ERP ali zunanjo numeracijo; izogibajte se podvojitvam v isti org.

Datum dokumenta: če nastavite datum naročila, ki se razlikuje od tekočega leta, sistem lahko ob shranjevanju ponovno generira kodo, skladno s tem letom.

V PDF/e-pošti je lahko ime datoteke Pošiljatelj - koda naročila.pdf.

Artikli (vrstice naročila)

Blok Artikli je gospodarsko jedro naročila. Vsaka vrstica ima količino, enotno ceno, DDV, popuste in vsoto vrstice.

Dodaj artikel — gumb + Artikel:

1. Izberite tip: Storitev, Izdelek, Splošni artikel, Splošni artikel (%).
2. Za storitev/izdelek: izberite vnos iz kataloga — cena, DDV in opis se predlagajo iz povezanega zapisa.
3. Izpolnite količino, ceno, morebitni popust vrstice; potrdite.

Bruto/neto cene, ročni popust dokumenta in popust stranke iz imenika: enaka logika kot pri ponudbi.

Ob ustvarjanju naročila iz sprejete ponudbe ali dobljene priložnosti Mokapen lahko vnaprej izpolni vrstice — preverite in prilagodite pred pošiljanjem stranki ali davčnim sync.

Predloga naročila

Blok Design: sistemske predloge (postavitev naročila) ali org prilagojene predloge (meni Predloge → tip Naročilo). Določajo postavitev tabele artiklov, bloke pošiljatelj/prejemnik, pogoje, podpis. Privzeta org predloga predlagana pri novih naročilih.

Gospodarski pogoji: prosto besedilo (plačilo, roki dobave, garancije) — podedovano iz predloge, če je prazno ob ustvarjanju.

Predogled, prenos in pošiljanje

Pred pošiljanjem stranki vedno uporabite Predogled: Mokapen sestavi dokument iz predloge + shranjenih podatkov.

Prenos — PDF ali DOCX iz menija Prenos.

Pošlji e-pošto — modal s PDF prilogo naročila; zahteva e-pošto stranke in integracijo pošte org.

Shranite pred generiranjem dokumenta, če ste spremenili artikle ali besedila.

Sinhronizacija in e-fakturiranje

Zavihek Sinhronizacija na naročilu + konfiguracija Integracije → Fatture in Cloud.

Ob aktivni integraciji:

• Export/sync naročil z artikli v Fatture in Cloud (izhodna ali obosmerna smer).
• Uskladitev imenikov in kataloga preprečuje ponovno vnašanje v fazi računa.
• Preslikava DDV in filtri sync nastavljivi na org.
• Status na zapis: sinhronizirano, v čakanju, napaka — vidno na zavihku.

Mokapen upravlja CRM in dokument naročila; e-račun in davčne obveznosti ostanejo na povezanem računovodskem programu, z usklajenimi podatki prek sync.

Povezane sekcije

• Povezave — izvorna ponudba, priložnost, projekt, ticket.
• Priloge — dobavnice, podpisane pogodbe.
• Posodobitve — zgodovina sprememb, pošiljanj, sync.
• Oznake — klasifikacija in filtri.

Ustvari naročilo

1. Pojdite na Prodaja → Naročila → + Naročilo (ali iz dobljene priložnosti / sprejete ponudbe z vnaprej izpolnjenimi vrsticami).
2. Izpolnite naslov, stranko (stik/podjetje), začetni pipeline/status, datume.
3. Odsek Design: izberite predlogo.
4. Dodajte artikle iz kataloga ali generične.
5. Dopolnite gospodarske pogoje in pošiljatelja/prejemnika po potrebi.
6. Shrani: dodeli se koda naročila, če manjka.
7. Predogled → Pošlji e-pošto, Prenos PDF ali sync v davčni računovodski program.

Uredi naročilo

Posamezno urejanje (panel)

1. Odprite panel naročila (klik iz Kanban ali Seznama).
2. Inline uredite naslov, kodo naročila, podatkovna polja, vrstice artiklov in besedila gospodarskih pogojev (ikona svinčnika, kjer je na voljo).
3. Posodobite status pipeline, oznake, zasebnost in priloge iz vrstice dejanj.
4. Shrani: samodejno polje za poljem v bočnem panelu; predogled in prenos zahtevata shranjevanje, če ste spremenili artikle, predlogo ali besedila. Po sync v Fatture in Cloud lahko spremembe v Mokapen zahtevajo novo sinhronizacijo.

Napredovanje iz Kanban

Povlecite kartico med stolpci Kanban: status pipeline se posodobi samodejno.

Množično urejanje (pogled Seznam, plan Large)

1. Preklopite na pogled Seznam na strani Naročila.
2. Izberite naročila s potrditvenimi polji.
3. Kliknite Uredi v vrstici dejanj: odgovorni, status, oznake, polja po meri, dovoljena množično.
4. Potrdite za uporabo na vseh izbranih.

Množična vrstica dejanj tudi na voljo: Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši.

Izbriši naročilo

Izbrišite naročila, ustvarjena po napaki, ali testne podvojitve. Raje Arhiviraj, če ima naročilo uporabno zgodovino (izpolnjeno, fakturirano, povezave s stranko ali projektom) in ne želite izgubiti sledi. Ocenite vpliv na sync in že začeto fakturiranje pred trajnim brisanjem.

Posamezno brisanje

1. Odprite panel → Možnosti (tri pike) → Izbriši (rdeča postavka).
2. Potrdite v modalu.

Z planom Large naročilo gre v koš (stran Naročila → Dejanja → Koš naročil). Od tam lahko Obnovite ali Trajno izbrišete. Če odprete naročilo že v košu, se prikaže pas Obnovi / Trajno izbriši.

Na načrtu Free (brez plana Large) je brisanje na splošno trajno takoj po potrditvi, brez koša — preverite dovoljenja organizacije.

Večkratno brisanje

1. Pogled Seznam → izberite → Izbriši (rdeč gumb) → potrdite.

Arhiviraj naročilo

Arhiv skrije izpolnjena, zaprta ali zgodovinska naročila iz Kanban in operativnih pogledov, ne da bi jih izbrisal: povezave, zneski in zavihek Posodobitve ostanejo vidni na stiku in podjetju. Koristno za čist pipeline ob ohranitvi komercialne zgodovine in audita sync/fakturiranja.

Arhiviraj posamezno naročilo

1. Odprite panel → Možnosti → Arhiviraj (plan Medium) → potrdite.

Arhiviraj več naročil / preglej arhiv

• Večkratno: pogled Seznam → izberite → Arhiviraj v vrstici dejanj.
• Pregled: Naročila → Dejanja → Arhiv naročil.
• Obnovi: iz arhiva ali Možnosti → Obnovi na panelu.

Arhivirana naročila se ne prikažejo v operativnem Kanban, vendar ostanejo dostopna iz arhiva, povezav in zgodovinskih poročil.

Kloniraj naročilo

Podvojite vzorčno naročilo (isti artikli, priloge in pogoji) za ponavljajoča se naročila, variante ali podaljšanja pogodb.

Posamezno kloniranje

1. Panel → Možnosti → Kloniraj.
2. Modal: izberite artikle, priloge, povezave, komentarje za kopiranje.
3. Potrdite; posodobite naslov, datume in kodo naročila na novem zapisu.

Večkratno kloniranje

1. Seznam → izberite → Kloniraj → možnosti → potrdite.

Iz ponudbe ali dobljene priložnosti

Iz sprejete ponudbe: dejanje pripravi/ustvari naročilo — kopira artikle in podatke stranke. Iz dobljene priložnosti: modal novo naročilo iz priložnosti — samodejna povezava v Povezavah. Ohranite sled ponudbe ali priložnosti za poročanje in audit.

Pogledi

• Kanban — statusi naročil; povleci in spusti.
• Seznam — nastavljivi stolpci, razvrščanje, export, množična dejanja.

Nastavitve Naročil

V Nastavitve → Prodaja → Naročila (admin): pipeline in statusi, polja po meri, postavitev panela, stolpci seznama, popusti. V org Predloge: modeli dokumenta naročila. V org Davki: davčne stopnje DDV na artiklih.

Poročila Naročil

Odsek Poročila Naročil (plan Large): obsegi, statusi, marže, artikli, stranke — samo podatki, ki jih dovoljuje vaša vloga. Uporabljajte skupaj s poročili Ponudb in Priložnosti za celovit prodajni pogled.