Vodnik po Mokapenu

Vodnik po naročilih

Naročilo je komercialna potrditev stranke: dokument s cenami, popusti, DDV in pogoji, ki formalizira zavezo nakupa ali dobave. V Mokapen naročilo ni PDF, arhiviran v skupni mapi. Je živ zapis v CRM, povezan s stikom in podjetjem, sleden na časovnici, sinhronizabilen z računovodsko programsko opremo in pripravljen za e-račun brez ponovnega vnosa postavk.

Ta vodnik vas vodi skozi vsakodnevno uporabo: ustvarjanje ali generiranje naročila iz sprejete ponudbe, upravljanje izvedbe z operativnim pipeline-om, pošiljanje dokumenta stranki, sinhronizacija s Fatture in Cloud in vednost, kje je vsako delo. Nastavitve pipeline-a, PDF predlog in polj so v zadnjih razdelkih — privzete vrednosti delujejo takoj.

Območje naročil je v Prodaja → Naročila. Zahteva ustrezen načrt Premium z aktivno aplikacijo Prodaja in davčnimi stopnjami, konfiguriranimi na ravni organizacije (enkrat, v Nastavitve → Prodaja → Davki).

Kako se naročila vklapljajo v vaše delo

Preden se potopimo v tehnične podrobnosti, pomaga razumeti, kje naročilo stoji v prodajnem toku — ker prav to vas bo naredilo, da boste Mokapen uporabljali v svojo korist in ne proti njemu.

V tipični poti stranka vstopi kot stik (spletni obrazec, sejem, priporočilo). Ko se pojavi konkretna priložnost, odprete priložnost za sledenje pogajanjem. Če je potreben formalen predlog, pripravite ponudbo; ko stranka sprejme, ponudba postane naročilo — točka, na kateri je gospodarska zaveza dokončna in od katere se začne izvedba, proizvodnja in fakturiranje. Naročilo lahko ustvarite tudi neposredno (že dogovorjena prodaja, pogodbena podaljšanje, ponavljajoče naročilo) brez ponudbe.

Naročilo deduje in napaja ostalo: če izhaja iz sprejete ponudbe, se vrstice, stranka, popusti in pogoji kopirajo brez ponovnega vnosa; če ga odprete iz kartice podjetja, se prejemnik in namenski popust izpolnita samodejno. Ko je izdano, se naročilo poveže s projekti, nalogami dobave, vstopnicami podpore in — prek sinhronizacije — z računovodstvom za fakturiranje.

Praktična prednost: šest mesecev pozneje, ko nekdo iz ekipe odpre stik stranke, vidi celotno zgodovino — poslane ponudbe, izdana naročila, katera so izvedena ali fakturirana, s katerimi zneski in vrsticami. Brez skupnega Excela, brez mape «naročila 2026» za iskanje.

Primeri uporabe

• Podpisana B2B pogodba: naročilo s ponavljajočimi storitvenimi vrsticami, plačilni pogoji v bloku ekonomskih pogojev, blagovno znamčen PDF s predlogo organizacije.
• Prodaja iz sprejete ponudbe: naročilo ustvarjeno iz ponudbe z že usklajenimi vrsticami, zneski in stranko — en klik in pripravljeno za izvedbo ali fakturiranje.
• Operacije in dobava: naročilo povezano s projektom in nalogami izvedbe; povezave na vstopnice po prodaji za celoten cikel.
• Fiskalna integracija: sinhronizacija v Fatture in Cloud — naročilo z vrsticami je podlaga za e-račun brez ponovnega vnosa v računovodstvo.

Stran Naročila: kje začnete vsak dan

Ko greste na Prodaja → Naročila, vidite Kanban tablo: stolpci, kjer je vsak operativna faza (Novo naročilo, Prevzeto, Za fakturiranje, Fakturirano, Izvedeno, Standby, Preklicano — prilagodljivo). Vsako naročilo je kartica v stolpcu statusa. Na prvi pogled vidite, koliko naročil čaka na izvedbo, koliko je v fakturiranju, koliko je zaprtih.

To je pravi pogled za vsakodnevno delo: zjutraj odprete Mokapen, pogledate «Prevzeto» — naročila za danes. «Za fakturiranje» — tista za računovodstvo. Stolpec «Izvedeno» prikazuje zaprte posle obdobja s skupnim zneskom na vrhu.

Zgoraj imate dve orodji, ki ju pogosto uporabljate: izbirnik pipeline-a (če imate različne procese — npr. izdelki proti storitvam — ima vsak svoj pipeline in faze) in gumb Filtri. Filtri zožijo pogled: samo naročila določene stranke, nad zneskom, določenega odgovornega, z določeno oznako. Če pogosto uporabljate isto kombinacijo, jo shranite kot shranjen filter in ga prikličete z enim klikom.

Za premik naročila v naslednjo fazo ga ni treba odpreti: povlecite kartico iz «Prevzeto» v «Za fakturiranje» in status se posodobi. Hitro na operativnih sestankih ali pri jutranjem pregledu odprtih naročil.

Gumb + Naročilo zgoraj desno odpre urejevalnik za novo naročilo — glejte «Ustvarjanje naročila» spodaj.

Pogled Kanban (privzeto)

Tabla razdeljena po fazah pipeline-a; vsako naročilo je kartica. Skupni znesek nad stolpcem = gospodarski obseg po statusu. Za premik povlecite kartico: status se posodobi brez odpiranja naročila.

Pogled Seznam

Klasična tabela: ena vrstica na naročilo, nastavljivi stolpci (koda, stranka, znesek, status, odgovorni, datum, oznake). Razvrščajte s klikom na glave in izberite več vrstic s potrditvenimi polji za množična dejanja: sprememba odgovornega, arhiviranje konca leta, izvoz CSV za računovodstvo.

Kateri uporabiti, kako in kdaj

Praktično pravilo: Kanban za delo (premikanje naročil, odpiranje, komentiranje, upravljanje izvedbe), Seznam za pregled in popravke (številke, razvrščanje po znesku, množične urejanja, izvoz, analiza). Preklapljajte z izbirnikom zgoraj desno. Filtri in aktivni pipeline ostanejo.

Kartica naročila

S klikom na kartico Kanban (ali vrstico Seznama) se odpre naročilo. Z načrtom Premium lahko preidete na polno stran z ikono razširitve zgoraj — uporabno pri dolgih naročilih z veliko vrsticami ali podrobnimi pogoji.

Zgoraj najdete kodo naročila (npr. #ORD-3-2026) in naslov. Koda enolično identificira naročilo — glejte namenski razdelek. Naslov je opis, ki ga določite, npr. «Naročilo vzdrževanja instalacij 2026 — Stranka Acme»: pomaga prepoznati naročilo, vendar se v PDF ne prikaže takole.

Pod naslovom je vrstica dejanj: status pipeline-a, zaupnost, oznake, priloge, opombe, Kopiraj povezavo, meni Možnosti (Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši). Gumb + Ustvari in poveži povezuje naloge, sestanke, projekte, vstopnice — povezava je samodejna in dvosmerna.

Zgoraj desno vrstica dokumenta: Predogled, Prenesi (PDF/Word), Pošlji po e-pošti — glejte namenski razdelek.

Preostanek kartice je razdeljen na bloke: pošiljatelj in prejemnik, poslovni podatki, vrstice, seštevki, videz dokumenta, ekonomski pogoji, povezave in sinhronizacija.

Pošiljatelj se izpolni iz nastavitev organizacije (ime, naslov, davčna številka, logotip). Prejemnika določite z izbiro podjetja in stika v imeniku: ime, naslov, davčna številka, e-pošta in telefon se naložijo samodejno. Če ima podjetje namenski popust na kartici, velja za vse vrstice. Če stranka še ne obstaja, jo lahko ustvarite na mestu z vnosom imena.

Pošiljanje: stroški in naslov dostave

Na polni strani naročila (ne v kompaktnem stranskem panelu) najdete zložljiv blok Pošiljanje (ikona tovornjaka). Tukaj upravljate vse glede fizične dostave: strošek pošiljanja, ciljna država, naslov pošiljanja in podatki prejemnika blaga (ime, naslov, poštna številka, mesto, regija, telefon, e-pošta).

Strošek pošiljanja lahko vnesete ročno ali Mokapen naj izračuna samodejno glede na geografske cone, konfigurirane v organizaciji (glejte Nastavitve spodaj). Samodejni izračun upošteva ciljno državo in, če je cona definirana «po teži», težo izdelkov v vrsticah naročila (količina × kataloška teža). Pri dodajanju ali odstranjevanju vrstic izdelkov ali spremembi države sistem lahko preračuna strošek — in posodobi seštevke naročila.

Če znesek naročila presega prag brezplačnega pošiljanja za to cono, Mokapen razveljavi strošek in prikaže ustrezno obvestilo. Strošek pošiljanja vstopi v seštevke naročila in pri sinhronizaciji s Fatture in Cloud se lahko izvozi kot namenska vrstica na računu.

Koda naročila: samodejna numeracija (in kako jo spremeniti)

Vsako naročilo ima enolično kodo, ki dokument identificira interno (Kanban, seznami, povezave) in se na PDF prikaže kot referenca naročila.

Mokapen kodo ustvari samodejno ob shranjevanju, če je prazna: letna zaporedna v formatu ORD-ŠTEVILKA-LETO (npr. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Vsakega 1. januarja se števec ponastavi. Če spremenite datum naročila na drugo leto, se koda ponovno ustvari v skladu s tem letom.

Kodo lahko določite ročno: kliknite kodo v glavi, vnesite kar želite, shranite. Uporabno za uskladitev z ERP numeracijo ali zunanjim programom. Kode izven standardnega formata ne spremenijo samodejnega zaporedja. Pazite na podvojitve: bolje pustiti samodejno numeracijo in poseči le, ko je potrebno.

V PDF/e-pošti je lahko ime datoteke Pošiljatelj - ORD-3-2026.pdf.

Vrstice: gradnja ekonomskega dokumenta naročila

Vrstice so jedro naročila: vrstice, ki stranki opišejo, kaj prodajate ali dobavljate in koliko stane. Vsaka vrstica ima naslov, količino, enotno ceno, davčno stopnjo in skupaj. Vse ostalo — popusti, izračun neto/bruto, marža, davki — se izračuna v realnem času med delom.

S klikom na + Vrstica se odpre modalno okno s prvo izbiro: katero vrsto vrstice dodati. Na voljo je pet možnosti, razlika ni le kozmetična — spremeni, kaj vrstica predstavlja v naročilu.

Nova vrstica ali iz povezane ponudbe

Pri naročilu povezanem z eno ali več ponudbami (zavihek Povezave) gumb + Vrstica postane meni z dvema možnostma: Nova (standardno okno kot pri ponudbah) in Iz povezane ponudbe. Druga možnost se prikaže le, če obstaja vsaj ena ponudba, povezana z naročilom — uporabno pri delnem naročilu ali ko pozneje dodajate vrstice brez ponovnega vnosa cen in DDV.

Ob izbiri Iz povezane ponudbe se odpre okno: izberite ponudbo (če jih imate več povezanih), Mokapen naloži seznam vrstic z naslovom, količino in ceno. Označite tiste za uvoz — tudi le nekatere — in potrdite z Dodaj. Izbrane vrstice se dodajo v naročilo z enakimi podatki kot v ponudbi (izdelek/storitev, količina, cena, popust vrstice, DDV). Nato jih lahko posamezno urejate kot vsako drugo vrstico.

Pet tipov vrstic

Vsaka vrstica je lahko eden od teh petih tipov, izbira spremeni, kaj vrstica predstavlja v naročilu:

• Storitev — iz kataloga Storitev. Za nekaj nematerialnega (svetovanje, naročnina, dnevna intervencija). Izberite storitev v meniju — cena, DDV, koda in opis se izpolnijo iz kataloga. Na vrstici jih lahko spremenite, če za to stranko velja druga cena: katalog se ne spremeni.
• Izdelek — deluje kot Storitev, vendar iz kataloga Izdelkov: material, potrošni material, programske licence, vse materialno ali s SKU.
• Splošna vrstica — prosta vrstica: brez povezave s katalogom, naslov, ceno in količino vnesete ročno. Idealno za enkratne postavke («Pot Milano», «Enkratna začetna namestitev», «Grafična prilagoditev logotipa»).
• Splošna vrstica % — izračunana vrstica: vnesete odstotek (pozitiven ali negativen) in Mokapen izračuna znesek kot odstotek neto prejšnjih vrstic. Klasičen primer: popust na naročilo («Zvestobni popust −10%» po seznamu vrstic) ali doplačilo («Nujna storitev +15%»). Znesek se preračuna v realnem času, če dodate vrstico zgoraj ali spremenite ceno.
• Vrstica samo besedilo % — kot prejšnja, vendar brez izračunanega zneska: prikaže le besedilo v dokumentu. Uporabno za sporočilo stranki brez spremembe seštevkov («Popust že vključen v cene», «Znižan DDV na določenih vrsticah»).

Kaj vnesete v vsako vrstico

Ne glede na tip ima vsaka vrstica ista polja (z manjšimi razlikami pri tipih %):

• Naslov in opomba — kar stranka bere na PDF. Naslov je glavna vrstica («Tekoče vzdrževanje strežnika»), opomba opis spodaj («Vključuje dve četrtletni obiski, upravljanje vstopnic, varnostne posodobitve»). Izpolni se iz kataloga, če je izbran; za splošne vrstice pišete sami.
• Količina in enotna cena — tvorita skupaj vrstice. Privzeta količina je 1, zato pri enkratni storitvi vnesete le ceno. Pri porabnih vrsticah (ure, dnevi, licence) vnesite dejansko količino.
• Davčna stopnja — izbrana med konfiguriranimi v organizaciji (Nastavitve → Prodaja → Davki). Če stopnje še niso konfigurirane, Mokapen opozori pred ustvarjanjem vrstic. Sistem privzeto uporabi stopnjo izdelka/storitve iz kataloga ali standardno stopnjo države za splošne vrstice.
• Popust vrstice — odstotek popusta na posamezno vrstico (0–100%): uporabno za posebno ceno na eni vrstici brez spremembe ostalih. Drugo od popusta stranke in popusta dokumenta — glejte spodaj.
• Enotni strošek — interno polje, stranki ni vidno: služi za izračun marže in pribitka. Če je izpolnjeno, naročilo pokaže dobiček na tej vrstici. Ni obvezno, vendar pri tesnih maržah ali analizi donosnosti vnesite ga vsaj pri glavnih vrsticah.

Neto ali bruto cene: kaj izbrati

Nad seznamom vrstic je stikalo «Uporabi bruto cene». To ni tehnična podrobnost: spremeni pomen številke v polju cene.

• Neto cene (privzeto) — vnesete ceno brez DDV. Če vpišete 100 € v vrstico z 20% DDV, stranka vidi 100 € neto + 20 € DDV = 120 € bruto. Standard B2B: sogovornik razmišlja neto, ker odbija DDV.
• Bruto cene — vnesete ceno z vključenim DDV. Če vpišete 120 € v vrstico z 20% DDV, Mokapen razčleni: 100 € neto, 20 € DDV. Naravno B2C: končni potrošnik želi vedeti, koliko plača, ne razčlenitve.

Stikalo velja za celotno naročilo: brez mešanja neto/bruto. Izberite glede na stranko: podjetje skoraj vedno neto; končni potrošnik skoraj vedno bruto.

Popusti: celotna kaskada (do petih nivojev)

Popusti se uporabljajo v kaskadi na preostali osnovi. Poleg stranke, vrstice in ročnega lahko naročila uporabljajo org pravila količine in skupnega neto zneska. Podrobnosti: vodnik Popusti.

Predstavljajte si naročilo 1.000 € neto (ena vrstica) za stranko z namenskim popustom 10% na kartici, 5% popustom vrstice in 3% popustom dokumenta za zaključek. Izračun:

1. Izhodišče 1.000 €.
2. Uporaba popusta stranke 10% (kartica podjetja) → 900 €.
3. Uporaba popusta vrstice 5% → 855 €.
4. Uporaba ročnega popusta dokumenta 3% → 829,35 €.
5. Izračun DDV na končni znesek.

Trije popusti ne dajo skupaj 18%: kaskadno je rezultat matematično drugačen.

V praksi redko uporabljate vse tri skupaj. Običajna shema:

• Popust stranke — samodejen za zvestobo, definiran enkrat na kartici podjetja.
• Popust vrstice — taktičen na posameznih vrsticah.
• Ročni popust dokumenta — «zadnja vzvod» za zaključek v zadnjem trenutku.

Blok seštevkov prikaže vsak nivo posebej. Ročni popust dokumenta aktivirate iz panela «Dodaj popust» pod vrsticami: dokler ni aktiven, naročilo uporablja le popuste stranke in vrstice.

Če naročilo izhaja iz sprejete ponudbe ali osvojene priložnosti, Mokapen lahko izpolni vrstice — preverite in prilagodite pred pošiljanjem stranki ali sinhronizacijo z računovodstvom.

Preurejanje, urejanje, brisanje vrstic

Vrstice lahko povlečete za preureditev: vrstni red na zaslonu je tisti, ki ga bo stranka videla na PDF. Najprej glavne vrstice, nato dodatki, nato odstotkovni popusti.

Za urejanje vrstice kliknite ikono urejanja: ponovno se odpre isto okno ustvarjanja. Za brisanje ikono koša. Mokapen ne zahteva potrditve — pri pomembnem naročilu shranjujte periodično.

Seštevki: kaj vidi stranka in kaj le vi

Blok seštevkov spodaj prikaže vso matematiko naročila. Elementi vidni na PDF:

• Skupaj neto — vsota obdavčljivih zneskov.
• Popusti uporabljeni — eden za drugim, če so različnih tipov.
• Davki — ločeni po davčni stopnji.
• Skupaj bruto — končni znesek za stranko.

Trije elementi le interni, če je enotni strošek izpolnjen:

• Marža — razlika med neto ceno in skupnim stroškom.
• Marža % — marža glede na prodajno ceno.
• Pribitek % — marža glede na strošek.

Interni kazalniki donosnosti, uporabni za odločitev, ali lahko še znižate ceno.

Videz dokumenta: PDF predloge in prilagajanje

PDF stranke temelji na predlogi, ki določa postavitev, barve, logotip, tabelo vrstic in podpis. Na kartici naročila blok Videz s spustnim seznamom.

Sistemske predloge (pripravljene za uporabo)

Štiri privzete predloge — Standard 1 do Standard 4 — z različnimi postavitvami (logotip, tabela, bloki pošiljatelj/prejemnik, podpis). Samodejno uporabljajo podatke organizacije.

Za začetek preizkusite vse štiri z istim naročilom (spremenite predlogo, kliknite Predogled) in izberite ustrezno.

Predloge po meri vaše organizacije

Za posebne potrebe — barve blagovne znamke, oblikovanje panoge, garancije, digitalni podpis — ustvarite predloge po meri v Predloge (stranski meni). Tip Naročilo, Ponudba, Račun...

Predloga po meri omogoča:

• Določitev blokov in položaja (glava, pošiljatelj, prejemnik, tabela, pogoji, podpis, pravne opombe).
• Barve, pisave in slog tabele usklajene z blagovno znamko.
• Prednaložitev besedila v ekonomske pogoje ob ustvarjanju naročila.

Predlogo označite kot privzeto za vsa nova naročila. Sprememba predloge obstoječega naročila posodobi predogled in prenos brez spremembe vrstic ali cen.

Ekonomski pogoji: prosto besedilo naročila

V bloku Dokument urejevalnik ekonomskih pogojev (obogateno besedilo): plačilo, veljavnost, zaupnost, roki, garancije, kazni, normativne reference.

S prednaloženo predlogo se urejevalnik izpolni ob ustvarjanju — spremenite le potrebno. Sicer začnite od nič.

Besedilo se prikaže pod tabelo vrstic, pred podpisom. Čista dokumentacija, Mokapen je ne indeksira.

Predogled, prenos in pošiljanje stranki

Naročilo pripravljeno — vrstice, pogoji, povezana stranka — čas za dostavo. Tri poti, od preproste do profesionalne.

Predogled: preverba pred pošiljanjem

Predogled zgoraj desno: PDF, kot ga bo videla stranka, format A4 v brskalniku. Izrisan takoj, brez datoteke.

Uporabljajte ga vedno pred pošiljanjem. Razkrije skrajšane naslove, slabo prikazane opombe, napačno postavljen logotip, napačen DDV. Spremenite, shranite, ponovite.

Predogled odraža shranjeno stanje. Brez shranjevanja lahko manjkajo zadnje spremembe.

Prenos: PDF ali Word

Prenesi: PDF ali Word (docx). Samodejno ime ImePošiljatelja - ORD-3-2026.pdf.

Word za ročno prilagajanje ali urejljiv format, ki ga zahteva stranka. Spremembe v Wordu se ne vrnejo v Mokapen.

Pošiljanje po e-pošti: dostava iz naročila

Pošlji po e-pošti: modalno okno s PDF prilogo, brez zapuščanja Mokapen.

Prejemnik prednaložen (stik ali podjetje). Več prejemnikov ločenih s podpičjem. Polje Od: SMTP povezave organizacije. Povežite vsaj en profesionalen naslov.

Zadeva prednaložena «Naročilo {koda}». Telo prosto urejljivo.

Možnosti:

• Priloži PDF (privzeto) — kopija vedno na voljo stranki.
• BCC kopija — evidenca poslanega in kdaj.

Dogodek zabeležen na časovnici naročila.

Sinhronizacija s programom za fakturiranje

Mokapen je CRM in komercialni dokument, ne program za fakturiranje. Za naročila je sinhronizacija ključni korak — fakturabilni podatki brez ponovnega vnosa.

Zrela integracija s Fatture in Cloud: vodnik Fatture in Cloud. Kartice strank, katalog in naročila z vrsticami v FIC → e-računi. Smer nastavljiva.

Zavihek Sinhronizacija: status, zadnja operacija, napake. Po spremembi vrstic/zneskov možna nova sinhronizacija pred fakturiranjem.

Kartice seznanjene po davčni številki in fiskalni kodi. Preslikava DDV in filtri v Integracijah.

Tipičen tok: sprejeta ponudba → naročilo Mokapen → sync FIC → e-račun. Davčna skladnost v povezanem programu.

Ustvarjanje naročila

Tri načini začetka:

• Iz sprejete ponudbe (priporočeno) — status Sprejeto, avtomatizacija ali + Ustvari in poveži → Naročilo. Vrstice, stranka, zneski kopirani; povezava z izvorno ponudbo. Glejte vodnik Ponudbe.
• Iz osvojene priložnosti — + Ustvari in poveži → Naročilo s kartice priložnosti. Stranka prednaložena; preverite vrstice.
• Neposredni način — + Naročilo na strani Naročila. Že dogovorjena prodaja ali ponavljajoče naročilo.

Operativni zaporedje:

1. Jasen naslov.
2. Preverite prejemnika in pošiljatelja.
3. Izberite predlogo (tip Naročilo) ali privzeto.
4. Dodajte/preverite vrstice.
5. Ekonomski pogoji.
6. Odgovorni, datum, začetni status pipeline-a.
7. Shrani. Koda ORD-N-LETO, seštevki izračunani.

Predogled, nato E-pošta, PDF ali sync.

Popolnost ob prvem shranjevanju ni potrebna. Po sync FIC lahko spremembe zahtevajo novo sinhronizacijo.

Urejanje naročila

Tri načini urejanja glede na potrebo.

Neposredno urejanje na kartici

Odprite kartico, spremenite naslov, polja, vrstice, pogoje. Stranski panel: samodejno shranjevanje. Polna stran: gumb Shrani.

Najprej shranite pred predogledom ali pošiljanjem.

Napredovanje statusa iz Kanban

Povlecite kartico med stolpci. «Terminalni» statusi (100% Izvedeno, 0% Preklicano): sprememba v druge statuse pridržana za člane.

Množično urejanje (Seznam)

Filtrirajte, izberite, Uredi: odgovorni, status, oznake, polja po meri. Brez množičnih vrstic ali besedil. Tudi Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši.

Brisanje naročila

Izbrišite napake ali testne podvojitve. Raje Arhiviraj, če je zgodovina uporabna (poslano, izvedeno, sinhronizirano, povezave).

Posamično brisanje

1. Kartica → Možnosti → Izbriši.
2. Potrdite.

Z Advanced Premium: koš (Naročila → Dejanja → Koš naročil). Obnovi ali Dokončno izbriši.

Načrt Free: brisanje običajno dokončno takoj.

Množično brisanje

1. Seznam → izbira → Izbriši → potrdi.

Ocenite vpliv na sync/fakturiranje pred dokončnim brisanjem.

Arhiviranje naročila

Naročilo ostane uporabno po zaključku — zgodovina stranke. Arhiviraj ga odstrani iz aktivnih pogledov, vendar ohrani. Dostopno v Naročila → Dejanja → Arhiv naročil.

Posamično arhiviranje

1. Možnosti → Arhiviraj → potrdi.

Za ponovno odpiranje: arhiv → Možnosti → Obnovi.

Množično arhiviranje

1. Seznam → izbira → Arhiviraj → potrdi.

Arhiviraj, če je bil resničen posel; izbriši, če je bila napaka. Ne arhivirajte le zaradi «čiščenja».

Kloniranje naročila

Tipično naročilo za ponovno uporabo? Kloniraj namesto ponovnega ustvarjanja. Ohrani vrstice, pogoje, predlogo, priloge; spremenite prejemnika in cene.

Posamično kloniranje

1. Možnosti → Kloniraj.
2. Izberite vrstice (vedno), priloge, povezave, komentarje, časovnico. Klon možen v drugo organizacijo.
3. Potrdite.

Nova koda, nov prejemnik za določitev. Original brez sprememb.

Množično kloniranje

1. Seznam → izbira → Kloniraj → možnosti → potrdi.

Iz ponudbe ali osvojene priložnosti

Večina naročil izhaja iz sprejete ponudbe ali osvojene priložnosti. Mokapen prepreči ponovni vnos podatkov.

Dve poti:

• Sprejeta ponudba — OTP, ročno ali 100% avtomatizacija → povezano naročilo ORD-N-LETO. Ponudba ohranjena. Podrobnosti v vodniku Ponudbe.
• Osvojena priložnost — + Ustvari in poveži → Naročilo. Dvosmerna povezava zabeležena.

Vedno preverite vrstice, cene in pogoje pred pošiljanjem ali sinhronizacijo — naročilo je dokončni dokument.

Povezani razdelki

Naročilo ne živi osamljeno:

• Povezave — priložnosti, izvorna ponudba, projekti, naloge, vstopnice, druga naročila. Dvosmerno.
• Priloge — razpisna dokumentacija, pogodbe, posnetki. Na kartici naročila.
• Posodobitve — celotna časovnica: ustvarjanje, spremembe, e-pošta, sync (IP, datum).
• Oznake — «Enterprise», «Podaljšanje», itd. Filtri na strani Naročila.

Nastavitve Naročil

Nastavitve v Nastavitve → Prodaja → Naročila. Z aplikacijo Naročila in ustreznim načrtom Premium lahko Člani (in višje) upravljajo z njimi. Kartice:

• Pipeline in statusi — spodaj.
• Konfiguracija polj — prikaz, vrstni red, obvezna, polja po meri (CIG, koda projekta, datum namestitve).
• Stolpci Seznama — spremenljivi prek Dejanja → Spremeni stolpce.
• Polja in Seznam & stolpci — coming soon v UI.
• Popust — samodejna pravila količine in skupnega neto zneska.
• Dostava — območja (fiksno ali teža, brezplačna dostava). Brez območij strošek ročno.

Pipeline in statusi naročila

Pipeline = operativna izvedba (pogajanja v ponudbah). Sedem privzetih statusov:

• Novo naročilo (20%) — čaka na prevzem.
• Prevzeto (40%) — izvedba v teku.
• Za fakturiranje (60%) — pripravljeno za računovodstvo.
• Fakturirano (80%) — račun izdan ali sync OK.
• Izvedeno (100%) — posel zaprt.
• Standby (0%) — pavza.
• Preklicano (0%) — se ne uresniči.

Prilagodite v Nastavitve → Prodaja → Naročila → Pipeline in statusi. Več pipeline-ov kot pri ponudbah.

Tudi:

• Davčne stopnje (Nastavitve → Prodaja → Davki) — obvezno za ustvarjanje vrstic.
• Predloge dokumentov (meni Predloge) — PDF predloge v razdelku Videz.

Poročila Naročil

Kanban/Seznam za vsakodnevno delo; skupna uspešnost prek poročil na Poročila Naročil (Premium).

Razpoložljiva poročila:

• Razporeditev po statusu — ozka grla.
• Razporeditev po pipeline-u — kanali.
• Uspešnost po odgovornem — obseg po prodajalcu.
• Najbolj naročene vrstice — povpraševanje trga.
• Naročila po stranki — pokritost in vrednost.
• Obsegi po obdobju — trendi.
• Marža in pribitek — če so enotni stroški izpolnjeni.

Poročila upoštevajo dovoljenja organizacije: vsak uporabnik vidi glede na vlogo.