Mokapen-guiden

Organisationer og adgang

I Mokapen arbejder du altid inde i en organisation: et dedikeret workspace til dit team, din virksomhed eller afdeling. Hver organisation har sine egne data, brugere, indstillinger og tilladelser, adskilt fra de andre. Din personlige konto (e-mail og adgangskode) kan tilhøre én eller flere organisationer, hver med en anden rolle. Denne guide forklarer, hvordan organisationer, adgang og dataisolering fungerer.

Konto, organisation og lukket workspace

Vigtig forskel:

• Brugerkonto — din login-identitet (e-mail, personlig profil, sprogpræferencer). Én konto, gyldig på tværs af alle organisationer, du er forbundet med.
• Organisation — et arbejdsmiljø med egne kontakter, opgaver, deals, tickets, brugere, teams, indstillinger og Premium-plan. Det er et lukket workspace: én organisations data er ikke synlige fra en anden.
• Adgang — linket mellem din konto og en organisation, registreret med en rolle (Gæst, Bruger, Medlem, Ejer…). Uden adgang kan du ikke komme ind i den organisation.

Når du er logget ind, viser Mokapen altid én aktiv organisation (sessionsorganisation). Alt, du ser — menuer, lister, poster, rapporter — tilhører den organisation. Skift af organisation ændrer konteksten fuldstændigt: det er som at flytte fra én virksomhed til en anden, med uafhængige data og tilladelser.

Én bruger, flere organisationer

Det er normalt at have adgang til flere organisationer samtidig, for eksempel:

• din hovedvirksomhed (Ejer- eller Medlem-rolle);
• et kundeprojekt, hvor du er Gæst eller Bruger ved invitation;
• en anden afdeling eller koncernvirksomhed med en anden rolle;
• et whitelabel eller partner-miljø med dedikeret branding.

I hver organisation kan du have en forskellig rolle: Ejer i din virksomhed og Gæst hos en leverandør, for eksempel. Tilladelser gælder kun for den aktive organisation, ikke globalt for din konto. Læs mere i guiden Brugerroller og tilladelser.

Skift organisation

For at flytte fra én organisation til en anden bruger du vælgeren øverst i navigationsbjælken (logo og navn på den aktuelle organisation). Dropdown viser alle organisationer, du har adgang til: klik en post for at komme ind i det workspace.

Når du skifter organisation:

• menuer, data, indstillinger og den synlige Premium-plan opdateres;
• din rolle og tilladelser for den organisation anvendes;
• du forbliver i samme app-område, når det er muligt (fx går du fra Opgaver i Org A til Opgaver i Org B);
• en bekræftelsesbesked vises («Du er skiftet til organisationen…»).

Der er ingen «alle organisationer sammen»-visning for kontakter eller opgaver: du arbejder altid i én organisation ad gangen.

Foretrukken organisation

Du kan sætte en foretrukken organisation (standard): hver gang du logger ind, åbner Mokapen den først. Det er nyttigt, hvis du primært arbejder i ét workspace, men lejlighedsvis bruger andre.

I organisationsvælgeren er den foretrukne organisation markeret med et stjerneikon. Du kan ændre den fra profil eller organisationsindstillinger. Fjerner du den foretrukne organisation, foreslås en anden, du tilhører.

Invitationer og tilslutning til en organisation

For at tilslutte dig en organisation skal du have en invitation fra en bruger med tilladelse (normalt Bruger eller derover) eller selv oprette en ny organisation.

• E-mail-invitation — du modtager et link, accepterer det og tilføjes med en rolle tildelt af inviteren.
• Invitationslink — nogle organisationer deler et registrerbart link (hvis aktiveret).
• Ny organisation — fra organisationsmenuen, «Ny organisation»: du opretter et tomt workspace og bliver Ejer.

Efter tilslutning vises organisationen i vælgeren. Din rolle bestemmer, hvad du kan gøre dér (se guiden Roller). Adgang kan tilbagekaldes af en administrator: så forsvinder organisationen eller bliver utilgængelig.

Dataisolering

Hver organisation er en lukket tenant. Det betyder, at:

• kontakter, virksomheder, opgaver, deals, tickets og dokumenter oprettet i Org A ikke er synlige i Org B;
• brugere og teams listes pr. organisation: en kollega i Org A findes måske ikke i Org B;
• integrationer, brugerdefinerede felter, pipelines og app-præferencer konfigureres separat for hver org;
• fakturering og Premium-planen (Free, Small, Medium, Large…) er pr. organisation, ikke pr. brugerkonto.

Selv forbindelser mellem enheder forbliver inden for samme workspace: du kan ikke linke en opgave i Org A til en kontakt i Org B. Det sikrer privatliv mellem kunder, filialer eller separate projekter.

Teams og yderligere tilladelser

Inden for hver organisation findes teams: grupper af brugere (Salg, Support, Ledelse…). Ud over organisationsrollen kan tilladelser forfines på teamniveau på specifikke ressourcer eller områder.

En Begrænset bruger ser kun de teams, vedkommende tilhører; en Bruger eller derover administrerer teams og medlemmer. Teams krydser ikke organisationer: «Salgsteam» i Org A er uafhængigt af det i Org B.

Offentlig eller privat organisation

Hver organisation kan være offentlig eller privat på Mokapen Network:

• Offentlig — har en side på Network, nyttigt for at blive fundet af potentielle kunder eller partnere.
• Privat — kun til intern brug; vises ikke på Network. Det er det mest almindelige valg for lukkede virksomheds-workspaces.

Offentlig eller privat refererer til ekstern synlighed på Network, ikke interne tilladelser: i begge tilfælde forbliver data kun tilgængelige for inviterede brugere.

Whitelabel og dedikerede domæner

Nogle organisationer bruger whitelabel: tilpasset domæne, logo og kommunikation (fx en partners CRM med eget brand). Du forbliver på et lukket workspace som andre orgs, men den visuelle oplevelse og nogle funktioner kan afvige. Adgang og dataisolering fungerer på samme måde.

Adgangsstatus

I organisationsvælgeren angiver et advarselsikon suspenderet eller begrænset adgang (fx ufuldstændig invitation, deaktiveret organisation, kvote overskredet). I så fald kan organisationen vises gråtonet: kontakt Ejeren eller organisationsadministratoren for at genoprette adgang.

Praktiske eksempler

• Freelance-konsulent — Ejer af egen org; Gæst eller Bruger i kunde-orgs, hvor vedkommende arbejder på tildelte opgaver. Skifter org fra vælgeren ved dagens start.
• Gruppe med to virksomheder — to separate organisationer (Holding Org, Filial Org). Samme ledere med én konto, separate data og fakturering.
• Ekstern leverandør — inviteret som Gæst på et projekt: ser kun delte opgaver/projekter, ikke hele adressebogen eller indstillinger.
• HR og salg — samme org, forskellige Medlem- og Bruger-roller; HR-team og Salgsteam med synlighed på afdelingsniveau.

Ofte stillede spørgsmål

Sp.: Synkroniseres mine kontakter på tværs af alle organisationer?

S.: Nej. Hver organisation har sin egen adressebog. Samme konto kan have forskellige kontakter i forskellige orgs.

Sp.: Kan jeg have forskellige roller i forskellige organisationer?

S.: Ja. Rollen er knyttet til adgang i hver organisation, ikke til din globale konto.

Sp.: Hvad sker der, hvis jeg fjernes fra en organisation?

S.: Du mister adgang til det workspace og dets data. Din konto og andre organisationer forbliver aktive.

Sp.: Skal jeg betale Premium for hver organisation?

S.: Ja, Premium-planen er pr. organisation. Forskellige orgs kan have forskellige planer (Free, Small, Medium, Large…).

Sp.: Hvor kan jeg læse, hvad jeg kan gøre med min rolle?

S.: I guiden Brugerroller og tilladelser, med sammenligningstabel og FAQ for Gæst, Bruger, Medlem, Ejer og Administrator.