Vodnik po Mokapenu

Vodnik za Ponudbe

Območje Ponudbe je komercialno orodje za formalizacijo ponudbe za stranko: lista postavk (izdelki, storitve ali proste vrstice), zneski, DDV, ekonomski pogoji in dokument pripravljen za predogled, prenos (PDF/Word) ali pošiljanje e-pošte. Povezuje prodajo in administracijo: od priložnosti ali kontakta/podjetja ustvarite oštevilčeno ponudbo (koda ponudbe, npr. 3-2026), sledljivo v CRM, in po potrebi jo pretvorite v naročilo.

Dostop iz menija Prodaja → Ponudbe ali s strani Ponudbe. Funkcija na voljo s planom Large in aktivna aplikacija Prodaja. Zahteva davčne stopnje konfigurirane v organizaciji (Nastavitve → Prodaja → Davki).

Vloga v CRM in procesih

Ponudba v Mokapen centralizira:

• Ekonomska ponudba: vrstice iz kataloga Izdelki / Storitve ali splošni artikli; popusti vrstice, popust stranke, ročni popust dokumenta; neto/bruto skupni zneski.
• Komercialni dokument: postavitev iz predloge, pošiljatelj/prejemnik, ekonomski pogoji (prosto besedilo), podpis; izhod PDF ali DOCX.
• Identifikacija: letni progresivni koda ponudbe (npr. 3-2026) vidna v glavi in PDF-jih.
• Povezave: povezava s kontaktom, podjetjem, priložnostjo; zavihki Povezave in Sinhronizacija z ERP/obračunavanjem (npr. Fatture in Cloud).

Tipičen tok: Priložnost → Ponudba → pošiljanje stranki → sprejetje → Naročilo → zunanje obračunavanje.

Primeri uporabe

• Svetovanje: storitvene vrstice po uri/dnevu, plačilni pogoji v bloku ekonomskih pogojev, brandirani PDF s predlogo org.
• Prodaja izdelkov: kataloški artikli s ceno in DDV; samodejni popust stranke če konfiguriran na podjetju.
• Mešana predloga: mix izdelkov + storitev + vrstica odstotnega popusta (splošni artikel (%)).
• Fiskalna integracija: sync do Fatture in Cloud za uskladitev strank, kataloga in naročil proti e-računu.

Stran liste in Kanban

Ponudbe se upravljajo v Kanban po fazi cevovoda (Draft, Poslano, Sprejeto, Zavrnjeno… — konfigurabilno) in v tabelaričnem Seznamu. Zgornja vrstica:

• Cevovod / Status: filtrira po komercialni fazi ponudbe.
• Filtri (Premium): stranka, znesek, datumi, odgovorni, oznake.
• + Ponudba: odpre celoten urejevalnik (stran nova ponudba).
• Dejanja: arhiv ponudb, koš, izvoz, sprememba stolpcev (pogled Seznam).

Pri večkratnem izboru na Seznamu: Uredi, Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši.

Panel ponudbe

Odprite ponudbo iz Kanban ali Seznama: odpre se stranski panel (stolpčni modal) z vsemi blokami ponudbe. Z Premium lahko preklopite na celotno stran (ikona razširi) za delo na dolgih dokumentih.

Glava:

• Koda ponudbe (npr. #3-2026) — klik za ročno urejanje če pooblaščen.
• Naslov — opisno ime (npr. «Predlog vzdrževanja 2026 — Stranka X»).
• Badge Arhivirano če velja; pasica koša z Obnovi / Trajno izbriši.

Vrstica dejanj dokumenta (zgoraj desno):

• Predogled — prikaz dokumenta kot ga bo stranka videla.
• Prenos — meni: PDF ali Word (docx); datoteka uporablja pošiljatelja in kodo ponudbe v imenu ko so prisotni.
• Pošlji e-pošto — modal s prejemnikom, zadevo, vsebino; PDF iz trenutne ponudbe kot priloga.

Vrstica ikon kot druge entitete: Status cevovoda, Zasebnost, Oznake, Barva, Priloge, Opombe, Kopiraj povezavo, Možnosti (Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši), + Ustvari in poveži.

Koda ponudbe

Koda ponudbe enolično identificira ponudbo v organizaciji in se pojavi v glavi (npr. #3-2026), na listah, povezavah in imenu PDF datoteke.

Samodejno generiranje: ob ustvarjanju ali shranjevanju, če je koda prazna, Mokapen dodeli letni progresivni številčnik v formatu ŠTEVILKA-LETO (npr. 1-2026, 2-2026…). Števec se resetira vsako koledarsko leto in upošteva samo kode v standardnem formatu (prilagojene kode z dodatnimi sufiksi ne spremenijo numeracije).

Ročno urejanje: klik na kodo v glavi → urejljivo polje → shrani panel. Koristno za uskladitev z legacy numeracijo ali zunanjim ERP; izogibajte se duplikatov v isti org.

Datum dokumenta: če nastavite datum ponudbe drugačen od trenutnega leta, sistem lahko ob shranjevanju regenerira kodo skladno s tem letom.

Postavke (vrstice ponudbe)

Blok Postavke je ekonomsko jedro ponudbe. Vsaka vrstica ima količino, ceno na enoto, DDV, popuste in skupaj vrstice.

Dodaj postavko — gumb + Postavka:

1. Izberite tip: Storitev (katalog storitev), Izdelek (katalog izdelkov), Splošni artikel (prosto besedilo in cena), Splošni artikel (%) (odstotni popust ali pribitek na dokument).
2. Za storitev/izdelek: izberite vnos iz kataloga — cena, DDV in opis predlagani iz povezanega zapisa (spremenljivi na vrstici).
3. Vnesite količino, ceno, opcijski popust vrstice; potrdite.

Bruto/neto cene: preklopnik «Uporabi bruto cene» — dosleden izračun DDV na vsaki vrstici in skupnih zneskih dokumenta.

Ročni popust dokumenta: dodatni odstotek na celotno ponudbo (poleg popusta stranke in popustov vrstice).

Popust stranke: če podjetje/kontakt ima privzeti popust v imeniku, se samodejno uporabi na vrsticah.

Uredite ali izbrišite vrstice s kartice artikla; preuredite če layout omogoča. Skupni zneski posodobljeni v realnem času na dnu bloka.

Predloge in postavitev dokumenta

Videz PDF/Word je določen s predlogo izbrana v bloku Design.

• Sistemske predloge (Standard 1, Standard 2…): privzete Mokapen postavitve z blokami pošiljatelj/prejemnik, tabela postavk, ekonomski pogoji, podpis.
• Prilagojene org predloge: ustvarjene v Predloge (org meni) — tip Ponudba; pojavijo se v padajočem meniju s custom predponom (c123).
• Privzeta org predloga: na listi predlog lahko označite model kot privzeti — predlagan na novih ponudbah.

Vsaka postavitev določa katere bloke prikazati (stolpci tabele, tema tabele, pozicija logotipa, podpis). Ob spremembi predloge in shranjevanju predogled in prenos uporabljajo nov dizajn.

Bloki povezani s predlogo v ponudbi:

• Pošiljatelj / Prejemnik — podatki org in stranke (povezan kontakt/podjetje; fiskalna polja če izpolnjena).
• Ekonomski pogoji — rich text urejevalnik (CKEditor) za plačilo, veljavnost ponudbe, klavzule; podedovani iz privzete predloge če prazni ob ustvarjanju.
• Tabela postavk — generirana iz vrstic bloka Postavke.

Predogled, prenos in pošiljanje

Pred pošiljanjem stranki vedno uporabite Predogled: Mokapen sestavi HTML/PDF iz predloge + trenutnih podatkov obrazca (vključno s sinhroniziranimi CKEditor besedili).

Prenos:

• PDF — dokument za tisk; tipično ime datoteke: Pošiljatelj - koda ponudbe.pdf.
• Word (docx) — za offline revizije ali pošiljanje prek drugih kanalov.

Pošlji e-pošto: odpre modal s prejemnikom (e-pošta kontakta/podjetja), zadevo in vsebino; priloži generirani PDF. Pošiljanje prek konfigurirane e-poštne integracije (org SMTP/IMAP). Po pošiljanju sledenje v zavihku Posodobitve če zabeleženo.

Shranite ponudbo pred predogledom/prenosom če ste spremenili postavke ali besedila — dokument odraža shranjen status + odprta polja obrazca.

Sinhronizacija in program za obračunavanje

V zavihku Sinhronizacija panela ponudbe (in v org Integracije) upravljate povezavo z zunanjimi ERP — predvsem Fatture in Cloud.

Kaj omogoča integracija (ko aktivna in konfigurirana):

• Uskladitev podjetij/strank, izdelkov, storitev med Mokapen in Fatture in Cloud (konfigurabilna smer: do FIC, do Mokapen, bidirekcionalno).
• Sync naročil s postavkami proti fiskalnem toku (ponudba → naročilo → e-račun na FIC strani).
• Mapiranje DDV stopenj, filtri katerih imenikov sinhronizirati, antiduplikati davčne številke.
• Status sync po zapisu: zadnja uspešna operacija, napake, prekinitev.

Konfiguracija: Integracije → Fatture in Cloud — avtoriziraj račun, izberi smer sync, omogoči entitete (podjetja, izdelki/storitve, naročila), mapiraj stopnje. Na posamezni ponudbi/naročilu zavihek Sinhronizacija pokaže ali je zapis usklajen ali v napaki.

Mokapen ne nadomesti fiskalnega ERP: centralizira CRM, ponudbo in prenos podatkov; e-račun ostane na povezanem programu razen druga integracija.

Povezane sekcije (skupne)

• Povezave — priložnosti, naročila, naloge, tiketi povezani s ponudbo.
• Priloge — specifikacije, tehnične specifikacije pri zapisu.
• Posodobitve — zgodovina sprememb, pošiljanj, komentarjev.
• Oznake — klasifikacija in filtri.

Ustvari ponudbo

1. Pojdite na Prodaja → Ponudbe → + Ponudba (ali iz priložnosti/kontakta z «Ustvari in poveži»).
2. Izpolnite naslov, stranko (kontakt/podjetje), cevovod/začetni status, datume veljavnosti.
3. Sekcija Design: izberite predlogo.
4. Dodajte postavke iz kataloga ali splošne.
5. Dopolnite ekonomične pogoje in pošiljatelj/prejemnik po potrebi.
6. Shrani: koda ponudbe je dodeljena če manjka.
7. Predogled → Pošlji e-pošto ali Prenos PDF stranki.

Uredi ponudbo

Posamezno urejanje (panel)

1. Odprite panel ponudbe (klik iz Kanban ali Seznama).
2. Inline uredite naslov, koda ponudbe, podatkovna polja, vrstice postavk in besedila ekonomskih pogojev (ikona svinčnika kjer na voljo).
3. Posodobite status cevovoda, oznake, zasebnost in priloge iz vrstice dejanj.
4. Shrani: samodejno polje za polje v stranskem panelu; predogled in prenos zahtevajo shranjevanje če ste spremenili postavke, predlogo ali CKEditor besedila.

Napredovanje iz Kanban

Povlecite kartico med stolpci Kanban: status cevovoda se samodejno posodobi. Koristno na prodajnih sestankih in pregledih ponudb.

Masovno urejanje (pogled Seznam, Premium)

1. Preklopite na pogled Seznam na strani Ponudbe.
2. Izberite ponudbe s checkboxi.
3. Klik Uredi v vrstici dejanj: odgovorni, status, oznake, dovoljena prilagojena polja masovno.
4. Potrdite za vse izbrane.

Vrstica masovnih dejanj tudi na voljo: Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši.

Izbriši ponudbo

Izbrišite ponudbe ustvarjene po pomoti ali testne duplikate. Prednostno Arhiviraj če ponudba ima koristno zgodovino (poslana, sprejeta, povezave s stranko ali priložnostjo) in ne želite izgubiti sledi na kontaktu ali podjetju.

Posamezno brisanje

1. Odprite panel → Možnosti (tri pike) → Izbriši (rdeč element).
2. Potrdite v modalu.

Z Advanced Premium ponudba gre v koš (stran Ponudbe → Dejanja → Koš ponudb). Od tam lahko Obnovite ali Trajno izbrišete. Če odprete ponudbo že v košu, se prikaže pasica Obnovi / Trajno izbriši.

Na planu Free (brez Advanced Premium) je brisanje običajno trajno takoj po potrditvi, brez koša — preverite dovoljenja organizacije.

Večkratno brisanje

1. Pogled Seznam → izberite → Izbriši (rdeč gumb) → potrdite.

Arhiviraj ponudbo

Arhiv skrije zaključene ponudbe (sprejete, zavrnjene, potekle ali neaktivne) iz Kanban in operativnih pogledov, brez brisanja: povezave, zneski in zavihek Posodobitve ostanejo dostopni na kontaktu in podjetju. Koristno za čist cevovod ob ohranjanju komercialne zgodovine.

Arhiviraj posamezno ponudbo

1. Odprite panel → Možnosti → Arhiviraj (plan Medium) → potrdite.

Arhiviraj več ponudb / preglej arhiv

• Večkratno: pogled Seznam → izberite → Arhiviraj v vrstici dejanj.
• Preglej: Ponudbe → Dejanja → Arhiv ponudb.
• Obnovi: iz arhiva ali Možnosti → Obnovi na panelu.

Arhivirane ponudbe se ne prikažejo v operativnem Kanban ampak ostanejo dostopne iz arhiva, povezav in zgodovinskih poročil.

Kloniraj ponudbo

Podvojite vzorčno ponudbo (iste postavke, priloge in pogoji) za variante, podaljšanja ali nove pogajanja z isto stranko.

Posamezno kloniranje

1. Panel → Možnosti → Kloniraj.
2. Modal: izberite postavke, priloge, povezave, komentare za kopiranje.
3. Potrdite; posodobite naslov, datume in koda ponudbe na novem zapisu.

Večkratno kloniranje

1. Seznam → izberite → Kloniraj → možnosti → potrdite.

Od ponudbe do naročila

Ko stranka sprejme, ustvarite povezano naročilo: iz priložnosti, iz ponudbe (akcija «Ustvari naročilo» / priprava naročila iz ponudbe) ali ročno povezovanje iste stranke in postavk. Naročilo prejme lasten šifra naročila (glej vodnik Naročila). Ohranite ponudbo v povezavah za komercialno zgodovino.

Pogledi

• Kanban — po fazi cevovoda; povleci in spusti.
• Seznam — konfigurabilni stolpci, razvrščanje, izvoz, masovna dejanja.

Nastavitve Ponudbe

Iz Nastavitve → Prodaja → Ponudbe (admin): cevovod in statusi, prilagojena polja, postavitev panela, stolpci liste, popusti. Iz org Predloge: prilagojeni dokumentni modeli. Iz org Davki: DDV stopnje na postavkah.

Poročila Ponudbe

Sekcija Poročila Ponudbe (Premium): nadzorna plošča po statusu, cevovodu, zneskih, maržah, najpogoste ponujenih postavkah, strankah. Upošteva org dovoljenja — vidite samo pooblaščene zapise. Za dnevno delo uporabite Kanban/Seznam; za periodično analizo poročila in izvoz.