Vodnik po Mokapenu

Vodnik po ponudbah

Ponudba je vaša pisna ponudba stranki: predlog s cenami, popusti, DDV in pogoji. V Mokapen ponudba ni Word datoteka, ki jo pozabite v mapi. Je živ dokument, povezan s stikom in podjetjem, sleden v CRM, ki ga lahko pošljete po e-pošti s povezavo za spletno sprejetje in z enim klikom spremenite v naročilo, ko stranka reče da.

Ta vodnik vas vodi skozi vsakodnevno uporabo: priprava profesionalne ponudbe v nekaj minutah, pošiljanje stranki, sprejetje brez telefonskega nadlegovanja in vednost, kje stoji vsaka posel v vsakem trenutku. Našli boste tudi nastavitve za prilagoditev pipeline-ov, PDF predlog in samodejnih obnašanj — so v zadnjih razdelkih, vendar za začetek ni treba ničesar spreminjati: privzete vrednosti delujejo takoj.

Območje ponudb je v meniju Prodaja → Ponudbe. Zahteva načrt Large z aktivno aplikacijo Prodaja in davčnimi stopnjami, konfiguriranimi na ravni organizacije (enkrat, v Nastavitve → Prodaja → Davki).

Kako se ponudbe vklapljajo v ostalo delo

Preden se potopimo v tehnične podrobnosti, pomaga razumeti, kje ponudba stoji v prodajnem toku — ker prav to vas bo naredilo, da boste Mokapen uporabljali namesto da se z njim borite.

V tipični poti stranka vstopi kot stik (morda iz obrazca na spletni strani, sejma ali priporočila). Ko se pojavi konkretna prodajna priložnost — «želijo vedeti strošek letnega vzdrževanja», «prosijo za namestitev», «ocenjujejo podaljšanje» — odprete priložnost za sledenje posla (ocenjeni znesek, verjetnost, kdaj pričakujete zaključek). Če posel zahteva formalen predlog s cenami, pripravite ponudbo: tukaj naštejete vrstice, uporabite popuste in določite pogoje. Stranka sprejme in ponudba postane naročilo — točka, od katere lahko vaš računovodja ali ERP izda račun.

Korake lahko preskočite: ne vsi uporabljajo priložnosti (majhna agencija lahko gre neposredno na ponudbo po prvem stiku). Pomembno je razumeti, da ponudba podeduje in napaja vse ostalo: ko jo odprete iz zapisa podjetja, ki je že v imeniku, se podatki prejemnika (naslov, ID za DDV, namenski popust) samodejno izpolnijo; ko stranka sprejme, sistem lahko samodejno ponudi ustvarjanje povezanega naročila brez ponovnega vnosa.

Praktična prednost je ta: ko nekdo v ekipi šest mesecev pozneje odpre stik stranke, vidi celotno komercialno zgodovino — poslane ponudbe, katere so bile sprejete in katere ne, kateri popusti so bili uporabljeni, katere postavke so bile vključene. Brez skupne Excel datoteke, brez mape «ponudbe 2026» za iskanje.

Primeri uporabe

• Svetovanje: storitvene vrstice po uri/dnevu, plačilni pogoji v bloku ekonomskih pogojev, blagovno znamčen PDF s predlogo vaše organizacije.
• Preprodaja izdelkov: kataloške postavke s ceno in DDV; samodejni popust stranke, če je konfiguriran na podjetju.
• Mešani predlog: mešanica izdelkov + storitev + vrstica odstotnega popusta (generična % postavka).
• Davčna integracija: sinhronizacija z Fatture in Cloud za uskladitev strank, kataloga in naročil proti e-računom.

Stran Ponudbe: kje začnete vsak dan

Ko greste na Prodaja → Ponudbe, pristanete na Kanban tabli: tabla, razdeljena na stolpce, kjer je vsak stolpec faza vašega prodajnega procesa (Osnutek, Poslano, V pregledu, Sprejeto, Zavrnjeno, Poteklo). Vsaka ponudba je kartica v stolpcu trenutne faze. Na prvi pogled vidite, koliko ponudb čaka na odgovor, koliko je v pogajanjih in koliko je zaprtih.

To je pravi pogled za vsakodnevno delo: zjutraj odprete Mokapen, pogledate stolpec «Poslano» — to so čakajoče ponudbe, morda vredne nadaljnjega stika. Pogledate «V pregledu» — to so vroči posli, pri katerih stranka aktivno dela. Stolpec «Sprejeto» prikazuje vaše zmage v obdobju z skupnim zneskom na vrhu stolpca.

Na vrhu boste našli dve orodji, ki ju boste pogosto uporabljali: izbirnik pipeline-a (če imate različne prodajne procese — npr. B2B proti B2C — ima vsak svoj pipeline s svojimi fazami) in gumb Filtri. Filtri zožijo pogled: samo ponudbe določene stranke, nad določenim zneskom, v lasti določenega prodajalca, z določeno oznako. Če pogosto uporabljate isto kombinacijo (na primer: «samo moje, nad 10.000 €, iz zadnjih 30 dni»), jo shranite kot shranjen filter in ga vsakič prikličete z enim klikom.

Ko morate posel premakniti v naslednjo fazo, ni treba odpreti ponudbe: povlecite kartico iz stolpca «Poslano» v «V pregledu» in status se posodobi. To je hiter način dela med prodajnimi sestanki: celoten pipeline je viden, skupaj premikate stvari, da odražajo, kaj se je zgodilo med tednom.

Gumb + Ponudba zgoraj desno odpre urejevalnik za novo ponudbo — glejte razdelek «Ustvarjanje ponudbe» spodaj.

Strani in pogledi

Stran Ponudbe ponuja dva načina ogleda istih podatkov, zasnovana za različne trenutke dela. Filtri in aktivni pipeline ostajata enaka, ko preklapljate med njima: če v Kanbanu gledate samo ponudbe Acme, v Seznamu vidite samo te, brez ponovne uporabe.

Kanban pogled (privzeto)

Tabla, razdeljena na stolpce, kjer je vsak stolpec faza pipeline-a (Osnutek, Poslano, V pregledu, Sprejeto, Zavrnjeno, Poteklo) in vsaka ponudba kartica v stolpcu svoje faze. Na prvi pogled vidite, koliko ponudb čaka na odgovor, koliko je v pogajanjih, koliko je zaprtih — s skupnim zneskom na vrhu vsakega stolpca. Za napredovanje posla povlecite kartico iz enega stolpca v drugega: status se posodobi brez odpiranja ponudbe.

Pogled Seznam

Klasična tabela: ena vrstica na ponudbo, konfigurabilni stolpci (koda, stranka, znesek, status, odgovorni, datum, oznake in vsi drugi, ki jih potrebujete). Razvrščanje s klikom na glavo stolpca — uporabno za iskanje najvrednejših ponudb ali tistih, ki kmalu potečejo — in izbira več vrstic s potrditvenimi polji za množična dejanja: sprememba odgovornega pri 20 ponudbah naenkrat, arhiviranje serije ob koncu leta, izvoz podatkov v CSV za računovodstvo.

Kateri uporabiti, kako in kdaj

Pravilo: Kanban za delo (napredovanje poslov, odpiranje, komentiranje, upravljanje pipeline-a med prodajnimi sestanki), Seznam za pregled in popravke (pregled številk, razvrščanje po znesku, množične spremembe, izvoz, analiza). Preklapljajte med njima z izbirnikom zgoraj desno.

Kartica ponudbe

Ko kliknete kartico v Kanbanu (ali vrstico v Seznamu), se ponudba odpre. Če imate Premium načrt, lahko preklopite na celotno stran z ikono razširi na vrhu — priročno pri dolgih ponudbah z veliko vrsticami ali podrobnimi pogoji.

Na vrhu boste našli kodo ponudbe (npr. #3-2026) in naslov. Koda je zaporedna številka, ki identificira ponudbo — glejte namenski razdelek, da razumete, kako deluje. Naslov je opis, ki ga daste, na primer «Predlog vzdrževanja obrata 2026 — stranka Acme»: pomaga hitro prepoznati, vendar se na PDF ne prikaže kot tak.

Pod naslovom je vrstica dejanj z operacijami, ki jih najpogosteje uporabljate. Od tam spremenite status pipeline-a (spustni meni z vsemi fazami), nastavite zasebnost (kdo jo lahko vidi v organizaciji), dodate oznake za klasifikacijo, priložite datoteke in naredite zasebne opombe. Na voljo je tudi gumb Kopiraj povezavo za interno deljenje reference ponudbe in meni Možnosti (tri pike) z redkejšimi dejanji: Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši.

Najpomembnejši gumb v vrstici je + Ustvari in poveži: od tam hitro ustvarite povezano nalogo («pokliči stranko v petek»), termin («pregledni klic»), naročilo (ko stranka sprejme) ali katero koli drugo entiteto Mokapen. Povezava se vzpostavi samodejno — vse najdete skupaj na kartici ponudbe in na kartici stranke.

Preostanek kartice je organiziran v bloke, ki predstavljajo samo ponudbo: prejemnik, pošiljatelj, komercialni podatki, vrstice, seštevki, oblikovanje dokumenta, ekonomski pogoji, povezave in sinhronizacija z zunanjo programsko opremo. Vsakega obravnavamo v naslednjih razdelkih.

Koda ponudbe: samodejna številčenje (in kako jo spremeniti)

Vsaka ponudba ima edinstveno kodo, ki služi dvema namenoma: notranja identifikacija (v Kanbanu, seznamih, povezavah) in prikaz na PDF, ki ga pošljete stranki kot «referenco ponudbe».

Mokapen kodo samodejno generira, ko shranite ponudbo brez kode: vzame zaporedno številko tekočega leta in doda leto v formatu ŠTEVILKA-LETO. Prva ponudba leta 2026 bo 1-2026, druga 2-2026 in tako naprej. Vsakega 1. januarja se števec ponastavi na 1.

Če spremenite datum ponudbe na prejšnje leto (morda izdajate ponudbo z nazadnje datiranim datumom konec decembra zaradi računovodstva), se koda ponovno generira skladno z letom datuma: ponudba z datumom 2025 → koda N-2025.

Kodo lahko tudi ročno nastavite: kliknite kodo v glavi, vnesite, kar želite, shranite. Uporabno v dveh tipičnih primerih: uvažate ponudbe iz prejšnjega sistema in želite ohraniti zgodovinsko številčenje; ali vaš računovodja/ERP zahteva številčenje s posebnimi predponami/pripisami (kot PREV-2026-005). Mokapen sprejme kateri koli format, vendar upoštevajte, da kode zunaj standardne sheme (ŠTEVILKA-LETO samo) se ne štejejo za samodejno zaporedje — če ročno vnesete PREV-2026-005, naslednja samodejno generirana ponudba ne bo PREV-2026-006, ampak bo začela od naslednje proste številke v samodejnem zaporedju.

Pazite na podvojitve: Mokapen ne prepreči ustvarjanja dveh ponudb z isto kodo, če jo ročno vsilite. Če delate v ekipi, je bolje pustiti samodejno številčenje in poseči le, ko je res potrebno.

Prejemnik in pošiljatelj: kdo kupuje in kdo prodaja

Ponudba ima dve «obli» na vrhu PDF: pošiljatelj (vi, vaša organizacija) in prejemnik (stranka).

Pošiljatelj je predizpolnjen iz nastavitev organizacije: ime, naslov, ID za DDV, e-pošta, logotip. Ni treba ničesar narediti: če ste pravilno konfigurirali podatke org, jih ima vsaka ponudba že. Še vedno jih lahko spremenite na posamezni ponudbi, če poseben primer to zahteva (podružnica, ki izdaja z drugačnimi podatki).

Prejemnika nastavite vi, in tu se zgodi čarovnija, če je stranka že v imeniku. Z izbiro podjetja iz spustnega menija Mokapen samodejno naloži ime, naslov, ID za DDV, primarni e-poštni naslov in telefon v blok prejemnika. Če nato povežete tudi določen stik pri podjetju (referent, kupec, tehnik), njegovo ime in e-pošta postaneta osebna referenca ponudbe — uporabno za pošiljanje e-pošte in spletno sprejetje, ki bo uporabilo točno ta naslov.

Če stranka še ne obstaja v imeniku, z vnosom imena v polje podjetja Mokapen ponudi ustvarjanje na kraju samem. V tem primeru se zapis ustvari z minimalnimi podatki, ki jih vnašate v ponudbo — lahko ga dopolnite pozneje iz Imenika.

Pomembna komercialna podrobnost: če ima podjetje stranke namenski popust konfiguriran v zapisu (v Imenik → Podjetje → Namenski popust), se ob povezavi s ponudbo popust samodejno naloži in uporabi na vseh vrsticah. Ni treba vsakič pomniti — če «stranka Beta vedno dobi 15 %», si Mokapen zapomni za vas.

Vrstice: gradnja komercialne ponudbe

Vrstice so srce ponudbe: vrstice, ki stranki opišejo, kaj predlagate in koliko stane. Vsaka vrstica ima naslov, količino, enotno ceno, davčno stopnjo in skupaj. Vse ostalo — popusti, neto/bruto izračun, marža, davki — se izračuna v realnem času med delom.

Ko kliknete + Postavka, se odpre modal s prvo izbiro: kakšno vrstico želite dodati. Na voljo je pet možnosti, razlika med njimi ni le kozmetična — spremeni, kaj vrstica predstavlja v ponudbi.

Pet tipov postavk

Vsaka vrstica je lahko eden od teh petih tipov, izbira spremeni, kaj vrstica predstavlja v ponudbi:

• Storitev — črpa iz kataloga Storitve. Uporabite, ko predlagate nekaj neoprijemljivega (svetovanje, naročnina, intervencija po dnevnih tarifah). Izberite storitev iz menija in cena, DDV, koda ter opis se predizpolnijo iz kataloga. Še vedno jih lahko spremenite na vrstici, če za to stranko uporabite drugačno ceno: katalog ostane nespremenjen.
• Izdelek — deluje enako kot Storitev, vendar črpa iz kataloga Izdelki: strojna oprema, materiali, programske licence, vse oprijemljivo ali s SKU.
• Generična postavka — prosta vrstica: brez povezave s katalogom, naslov, ceno in količino vpišete ročno. Popolno za občasne postavke, ki se ne splačajo v katalog («Potovanje Milano», «Enkratna začetna nastavitev», «Grafična prilagoditev logotipa»).
• Generična % postavka — izračunana vrstica: vnesete odstotek (pozitiven ali negativen) in Mokapen izračuna znesek kot odstotek neto prejšnjih vrstic. Klasična uporaba je popust na naročilo («Popust zvestobe −10 %» po naštetju vseh postavk) ali doplačilo («Nujna storitev +15 %»). Številka se v realnem času preračuna, če dodate vrstico zgoraj ali spremenite ceno.
• Samo besedilna % postavka — kot prejšnja, vendar brez izračunanega zneska: na dokumentu prikaže le oznako. Uporabite, ko želite stranki sporočiti nekaj brez vpliva na seštevke («Popust že vključen v cene», «Znižan DDV na nekaterih postavkah»).

Kaj vpišete v vsako vrstico

Ne glede na tip ima vsaka vrstica postavke enaka polja za izpolnitev (z majhnimi razlikami pri % tipih):

• Naslov in opomba — kar stranka bere na PDF. Naslov je glavna vrstica («Redno vzdrževanje strežnika»), opomba opis spodaj («Vključuje dva četrtletna obiska, upravljanje zahtevkov, varnostne posodobitve»). Če ste izbrali iz kataloga, je predizpolnjeno; če generično, pišete sami.
• Količina in enotna cena — dasta skupaj vrstice. Privzeta količina je 1, za enkratno storitev zadostuje cena. Pri porabi (ure, dnevi, licence) vnesite dejansko količino.
• Davčna stopnja — izbrana iz menija med tistimi, konfiguriranimi v organizaciji (Nastavitve → Prodaja → Davki). Če še niste konfigurirali stopenj, vas Mokapen opozori, preden lahko ustvarite postavke. Sistem privzeto uporabi stopnjo iz kataloga ali standardno stopnjo države pri generičnih.
• Popust na vrstico — odstotek popusta na posamezno postavko (0–100 %): uporabno, ko daste posebno ceno na eni postavki brez dotikanja drugih. Razlikuje se od popusta stranke in popusta na dokument — glejte spodaj.
• Enotni strošek — notranje polje, stranki nevidno: za izračun marže in pribitka. Če ga izpolnite, vam ponudba pove, koliko zaslužite na tej vrstici. Ni obvezno, vendar če delate z nizkimi maržami ali želite razumeti donosnost ponudb, ga vredno vnesti vsaj pri glavnih postavkah.

Neto ali bruto cene: kaj izbrati

Nad seznamom postavk je stikalo «Uporabi bruto cene». Ni tehnična podrobnost: spremeni, kaj številka, ki jo vpišete v polje cene, dejansko pomeni.

• Neto cene (privzeto) — vnesete ceno brez DDV. Če napišete 100 € na vrstico z 22 % DDV, stranka vidi 100 € neto + 22 € DDV = 122 € skupaj. To je standardno B2B obnašanje: nasprotna stran razmišlja v neto, ker odbija DDV.
• Bruto cene — vnesete ceno z vključenim DDV. Če napišete 122 € na vrstico z 22 % DDV, Mokapen razčleni: 100 € neto, 22 € DDV. To je naravno B2C obnašanje: zasebna stranka želi vedeti, koliko plača na blagajni, razčlenitev je ne zanima.

Stikalo velja za celotno ponudbo: ne morete imeti nekaterih vrstic neto in drugih bruto. Izberite glede na stranko: če je podjetje, skoraj vedno neto; če je končni potrošnik, skoraj vedno bruto.

Popusti: kako se kombinirajo trije nivoji

Sistem popustov Mokapen je zmogljiv, vendar ga je treba razumeti, ker deluje na treh prekrivajočih se nivojih, uporabljenih v kaskadi (ne seštevajo). Razložim vrstni red s konkretnim primerom.

Predstavljajte si, da pripravljate neto ponudbo v višini 1.000 € (ena vrstica) za stranko z 10-odstotnim namenskim popustom v zapisu, uporabite 5 % popust na vrstico in na koncu dodate 3 % popust na dokument, da zaključite posel. Izračun poteka takole:

1. Začnete pri 1.000 €.
2. Uporabite 10 % popust stranke (iz zapisa podjetja) → 900 €.
3. Uporabite 5 % popust na vrstico → 855 €.
4. Uporabite 3 % ročni popust na dokument → 829,35 €.
5. Izračunate DDV na končni znesek.

Trije popusti ne dajo skupaj 18 %: uporabljeni v kaskadi dajo matematično drugačen rezultat in drugačne zneske.

V praksi redko uporabite vse tri skupaj. Običajni vzorec je:

• Popust stranke — samodejen za zvestobo, nastavljen enkrat na zapisu podjetja in uporabljen pri vseh njegovih ponudbah.
• Popust na vrstico — taktičen na posameznih postavkah, ko daste posebno ceno na eni postavki brez dotikanja drugih.
• Ročni popust na dokument — «končna ročica» za zaključek pogajanja v zadnjem krogu.

Blok seštevkov v ponudbi prikaže vsak nivo posebej, da vedno veste, kaj ste uporabili in zakaj. Ročni popust na dokument se omogoči iz plošče «Dodaj popust», ki se prikaže pod postavkami: dokler ga ne aktivirate, ponudba deluje le s popustom stranke in popustom na vrstico.

Preurejanje, urejanje, brisanje vrstic

Vrstice lahko povlečete za preureditev: vrstni red na zaslonu je vrstni red, ki ga bo stranka videla na PDF. Najprej glavne postavke, nato dodatki, nato morebitni odstotni popusti — da se ponudba dobro bere.

Za urejanje vrstice kliknite ikono za urejanje: ponovno se odpre isti modal za ustvarjanje. Za brisanje ikono koša. Mokapen ne zahteva potrditve pri brisanju vrstice (ponovno ustvarjanje traja sekunde), vendar pri pomembni ponudbi vredno občasno shraniti.

Seštevki: kaj vidi stranka in kaj samo vi

Blok seštevkov na dnu zavihka postavk prikazuje vso aritmetiko ponudbe. Elementi, vidni stranki na PDF, so:

• Skupaj neto — vsota davčnih osnov vrstic.
• Popusti — uporabljeni, en po enem, če so različnih tipov.
• Davki — ločeni po davčni stopnji.
• Skupaj bruto — končna številka, ki jo vidi stranka.

Nato so trije elementi, ki jih vidite le interno in se nikoli ne prikažejo na PDF. Prikazani so le, če ste izpolnili enotni strošek na vrsticah:

• Marža — razlika med neto ceno in skupnim stroškom.
• Marža % — marža glede na prodajno ceno.
• Pribitek % — marža glede na strošek.

To so vaše interne metrike donosnosti, uporabne za odločitev, ali lahko še znižate ceno za zaključek.

Oblikovanje dokumenta: PDF predloge in prilagajanje

PDF, ki ga prejme stranka, Mokapen ne sestavi vsakič od začetka: izhaja iz predloge, ki določa postavitev, barve, položaj logotipa, strukturo tabele postavk, kje gre podpis. Na kartici ponudbe najdete blok Oblikovanje s spustnim menijem za izbiro predloge.

Sistemske predloge (pripravljene za uporabo)

Mokapen vključuje štiri privzete predloge — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — z različnimi postavitvami. Razlikujejo se po položaju logotipa (zgoraj levo, na sredini, desno), slogu tabele postavk (z ali brez izmeničnih vrstic, z obrobami ali le ločili), postavitvi bloka pošiljatelj/prejemnik, položaju bloka podpisa. So že konfigurirane in samodejno uporabljajo podatke organizacije (logotip, barve, davčni podatki).

Če šele začenjate in nimate časa za prilagajanje, preizkusite štiri standardne predloge z isto ponudbo (samo spremenite predlogo in kliknite Predogled) in izberite, kar vam je všeč. Mnogi uporabniki ostanejo na standardnih predlogah leta brez težav.

Predloge po meri vaše organizacije

Če imate posebne potrebe — natančne barve blagovne znamke, postavitev, ki jo zahteva vaša panoga, dodatne bloke kot garancijski pogoji ali digitalni podpis — lahko ustvarite predloge po meri v območju Predloge organizacije (stranski meni). Vsaka predloga je določenega tipa (Ponudba, Naročilo, Račun...) in določa strukturo dokumenta s prilagodljivimi bloki.

Predloga po meri vam omogoča:

• Določiti, kateri bloki se prikažejo in njihov položaj (glava, pošiljatelj, prejemnik, tabela postavk, pogoji, podpis, pravne opombe).
• Nastaviti barve, pisave in slog tabele v skladu z blagovno znamko.
• Prednaložiti standardno besedilo v ekonomske pogoje: ko ustvarite novo ponudbo s to predlogo, se besedilo pogojev samodejno izpolni s pripravljenimi klavzulami (veljavnost, plačilni pogoji, regulativne reference).

Na seznamu predlog organizacije lahko predlogo označite kot privzeto: bo samodejno predlagana pri vseh novih ponudbah. Uporabno, ko mora celotna prodajna ekipa uporabljati enako postavitev brez razmišljanja.

Če spremenite predlogo obstoječe ponudbe (na primer ker ta stranka zahteva drugačno postavitev) in shranite, bosta predogled in prenos uporabljala novo oblikovanje — brez dotikanja postavk, cen ali pogojev, ki ste jih že napisali.

Ekonomski pogoji: prosto besedilo ponudbe

V bloku Dokument najdete urejevalnik ekonomskih pogojev: območje obogatenega besedila (krepko, poševno, seznami, povezave, tabele), kjer napišete vse okoli postavk in številk. Plačilni pogoji («30 dni od datuma računa»), veljavnost ponudbe («velja do 31. 3. 2026»), zaupnostne klavzule, roki dobave, garancije, kazni, regulativne reference.

Če nastavite predlogo s prednaloženimi pogoji, se urejevalnik sam izpolni ob ustvarjanju ponudbe — uredite le, kar je potrebno za konkreten primer. Če predloga nima prednaloženih pogojev, začnete od nič in pišete prosto.

Besedilo pogojev se na PDF prikaže pod tabelo postavk, pred blokom podpisa. Mokapen ga ne indeksira ali analizira: je čista vsebina dokumenta, oblikovanje v urejevalniku je to, kar vidi stranka.

Predogled, prenos in pošiljanje stranki

Ko je ponudba pripravljena — vnesene postavke, napisani pogoji, povezana stranka — je čas, da jo dostavite stranki. Mokapen vam ponuja tri poti, od najpreprostejše do najbolj profesionalne.

Predogled: preverite pred pošiljanjem

Gumb Predogled zgoraj desno na kartici vam pokaže PDF točno tako, kot ga bo videla stranka, neposredno v brskalniku v formatu A4. Ne ustvari datoteke za prenos: gre za takojšnjo upodobitev dokumenta s trenutnimi podatki in predlogo.

Uporabite ga vedno pred pošiljanjem. V dveh sekundah razkrije stvari, ki uidejo, ko gledate kartico: naslov postavke odrezan zaradi dolžine, opomba, ki se slabo prelomi, logotip na neprijeten način s to predlogo, napačna davčna stopnja na vrstici. Uredite, shranite, znova odprite predogled — ponavljajte, dokler niste zadovoljni.

Pomembna podrobnost: predogled odraža shranjeno stanje ponudbe. Če ste ravno spremenili postavke ali pogoje in niste shranili, predogled morda ne pokaže zadnjih sprememb. Shranite in poskusite znova.

Prenos: PDF ali Word

Gumb Prenos odpre meni z dvema možnostma: PDF in Word (docx). PDF je standardni format dostave — stranka ga ne more urejati, profesionalen, univerzalen. Ime datoteke se samodejno sestavi kot ImePošiljatelja - KodaPonudbe.pdf (primer: «Acme d.o.o. - 3-2026.pdf»), tako da je pri shranjevanju na računalnik že identificirana.

Word služi dvema specifičnima primeroma: ko morate ročno prilagoditi dokument pred pošiljanjem (dodati odstavek, ki ga ne želite v sistemu), ali ko stranka zahteva urejljiv format za vključitev v večji dokument. Opomba: izvoženi Word je posnetek ponudbe — spremembe tam se ne vrnejo v Mokapen.

Pošiljanje e-pošte: dostava neposredno iz ponudbe

Gumb Pošlji e-pošto odpre modal, ki vam omogoča pošiljanje ponudbe stranki brez zapuščanja Mokapen, s priloženim PDF in po želji povezavo za spletno sprejetje.

Prejemnik je predizpolnjen z e-pošto povezanega stika ali podjetja. Lahko dodate več prejemnikov, ločenih s podpičji — uporabno, ko stik želi kopirati vodjo nabave ali računovodjo. Polje Od predlaga e-poštne naslove, ki ste jih konfigurirali kot SMTP povezave v organizaciji: če jih nimate, Mokapen uporabi sistemski naslov (e-pošta še vedno pride, vendar z generičnega naslova). Za profesionalen videz vredno povezati vsaj en naslov podjetja (info@, prodaja@, osebni) v razdelku e-poštnih povezav.

Zadeva je predizpolnjena z «Ponudba {koda}» — spremenite jo, če želite bolj specifično («Naš predlog za vzdrževanje 2026»). Telo je že nastavljeno s standardnim pozdravom, vendar ga lahko popolnoma prepišete: zadnja komercialna opomba, sklic na pogovor, naslednji koraki.

Spodaj najdete dve pomembni možnosti:

• Priloži PDF dokument (privzeto aktivno) — ustvari PDF ponudbe in ga priloži e-pošti, da stranka vedno ima kopijo, tudi če ne klikne povezave.
• Prejmi BCC kopijo — vam pošlje skrito kopijo na vaš naslov, uporabno za sledenje, kaj in kdaj ste poslali.

Po pošiljanju se dogodek zabeleži v časovnico ponudbe (datum, ura, prejemniki): tudi če se vrnete k ponudbi tri tedne pozneje, natančno veste, kdaj ste jo poslali.

Spletno sprejetje z OTP: varno pridobiti da

Klasična Ahilova peta ponudb je sprejetje. Stranka napiše «ok, nadaljujte» in končate z generičnim e-poštnim sporočilom v nabiralniku brez pogodbene vrednosti, ki ga lahko izgubite, in niste prepričani, da pokriva vse postavke. Nato se prepirate, kdo je kaj rekel.

Mokapen to reši s spletnim sprejetjem prek OTP: stranka prejme povezavo, odpre ponudbo na spletni strani, prejme potrditveno kodo po e-pošti (da smo prepričani, da je res ona in ne kdo drug), in sprejetje potrdi z enim klikom. Vse je sledeno v ponudbi: datum, ura, IP naslov, katere vrstice so sprejele.

Kako aktivirati sprejetje ob pošiljanju

V modalu za pošiljanje e-pošte, pod možnostmi PDF in BCC, najdete blok «Javna povezava s sprejetjem». Če ima prejemnik veljaven e-poštni naslov na ponudbi, sistem samodejno predlaga aktivacijo. Imate dva stikala:

• Zahtevaj sprejetje — če je aktivno, e-pošta, ki jo prejme stranka, vključuje povezavo na javno stran ponudbe, kjer lahko klikne «Sprejmi to ponudbo». Če ga ne aktivirate, povezava vodi le na stran za ogled (stranka vidi ponudbo in prenese PDF, brez gumba za sprejetje).
• Delno sprejetje — če je aktivno, na javni strani stranka vidi potrditveno polje na vsaki vrstici postavke in lahko izbere, da sprejme le nekatere. Uporabite, ko je ponudba modularna («Želim samo vzdrževanje, ne podaljšanja garancije»). Če ga pustite izklopljenega, stranka lahko sprejme vse ali nič — pogosto bolje, ker prisili jasno izbiro in vas ne sili v preoblikovanje ponudbe za nesprejete postavke.

Kaj doživi vaša stranka na svoji strani

Pomaga vedeti, kaj se zgodi na strani stranke, ker je to del procesa, ki ga ne vidite, od katerega pa odvisna stopnja sprejetja.

Stranka prejme vašo e-pošto s priloženim PDF in povezavo. Klikne povezavo in se odpre javna spletna stran s ponudbo v formatu A4, natančno kot v PDF. Na voljo je gumb za prenos PDF (za arhiviranje) in, če ste aktivirali sprejetje, izrazit gumb «Sprejmi to ponudbo».

Ko stranka klikne «Sprejmi», ji Mokapen pošlje šestmestno kodo na isti e-poštni naslov, kjer je prejela povezavo (e-pošta, ki ste jo nastavili kot prejemnika ponudbe). Stranka preveri nabiralnik, dobi kodo, jo vnese na stran — in takrat je potrditev preverjena. Koda velja eno uro, nato poteče in jo je treba znova zahtevati.

Če ste aktivirali delno sprejetje, po preverjanju kode stranka vidi seznam postavk s potrditvenim poljem na vsaki: izbere, kaj sprejme, in potrdi. Odstotne vrstice (samodejni popusti/doplačila) se preskočijo — bilo bi čudno, da jih sprejema eno za drugo.

Velika prednost tega toka je, da stranka ni obvezna k registraciji v Mokapen. Je hiter, deluje na pametnem telefonu, OTP preverjanje pa daje pravno težo sprejetju (je kot lahek elektronski podpis).

Kaj se zgodi v Mokapen, ko stranka sprejme

Sprejetje ni dogodek, ki gre mimo neopažen: spremeni status ponudbe in ga zabeleži na sledljiv način.

Sprejete vrstice prikažejo zeleno ikono potrditve z datumom sprejetja. V časovnici ponudbe se pojavi dogodek «Sprejeto s strani stranke» z e-pošto stranke, ki je potrdila, in IP naslovom, od koder je prišla zahteva. Če ste pustili privzeto avtomatizacijo aktivno (nastavitve pipeline), se status ponudbe samodejno premakne na «Sprejeto» — kartica gre v zadnji stolpec Kanban.

Če imate aktivno tudi avtomatizacijo «Ustvari naročilo ob zaključku» (privzeto da), Mokapen ponudi takojšnje ustvarjanje povezanega naročila z istimi postavkami, stranko in zneski. En klik in ponudba postane naročilo, pripravljeno za izpolnitev ali sinhronizacijo z ERP za fakturiranje.

Robni primeri, ki jih morate poznati

• Ponudba brez e-pošte prejemnika — spletno sprejetje ni na voljo, ker Mokapen nima kam poslati OTP kode. Javna povezava še vedno deluje le za ogled: uporabno za deljenje PDF na drugih kanalih (WhatsApp, klepet, portal stranke), vendar brez formalnega potrditvenega toka.
• Potekla ali izgubljena OTP koda — stranka lahko zahteva novo na javni strani z ponovnim klikom «Pošlji kodo». Prejšnje kode se samodejno razveljavijo.
• Sprejetje zunaj Mokapen — če je stranka podpisala papirnato kopijo ali odgovorila po e-pošti z jasnimi besedami, lahko vrstice ročno označite kot sprejete iz modala za urejanje vrstice postavke, s potrditvijo «Sprejeto s strani stranke». Manj sledljivo kot OTP pot, vendar pokriva primere, ko stranka preprosto noče uporabiti spletne povezave.

Ustvarjanje ponudbe

Začeti lahko na dva načina, izbira spremeni, koliko dela imate.

• Neposredna metoda — s strani Ponudbe kliknite + Ponudba zgoraj desno in se odpre urejevalnik na celotni strani. Primerno, ko stranka še ni povezana s priložnostjo ali stikom v imeniku (morda gre za povpraševanje občasnega stika). Vse naredite tam: ustvarite zapis stranke z vnosom imena, nastavite postavke, pogoje, shranite.
• Kontekstualna metoda (priporočeno) — odprete zapis priložnosti, stika ali podjetja, na katerem delate, in uporabite + Ustvari in poveži → Ponudba. Ponudba nastane že povezana z izvornim zapisom, s prejemnikom, stikom in — če obstaja — namenskim popustom, samodejno izpolnjenim. Malo polj za dotik, samodejna povezava, skladna zgodovina na kartici stranke.

Na oba načina je operativno zaporedje enako:

1. Dajte jasan naslov. Kdor jo odpre čez dva meseca, mora razumeti, o čem gre, brez odpiranja: «Predlog vzdrževanja 2026 — Acme d.o.o.» je boljše kot «Ponudba Acme».
2. Preverite prejemnika in pošiljatelja.
3. Izberite predlogo dokumenta ali pustite privzeto organizacije.
4. Dodajte postavke eno za drugo: najprej glavne vrstice ponudbe, nato dodatki, nato odstotni popusti, če obstajajo.
5. Napišite ekonomske pogoje ali popravite besedilo, prednaloženo iz predloge.
6. Nastavite odgovornega, datum in verjetnost zaključka, če imate predstavo.
7. Shranite. Mokapen dodeli zaporedno kodo, če je niste nastavili, izračuna končne seštevke in ponudba je pripravljena za pošiljanje.

Kliknite Predogled za končno preverjanje, nato Pošlji e-pošto ali Prenesi PDF, odvisno od načina dostave.

Vsa polja ne morajo biti popolna ob prvem shranjevanju: kartica se posodablja v realnem času, kadar koli se lahko vrnete in uredite postavke, cene, besedila. Samo pošiljanje je dokončno v smislu, da stranka ima različico — če kasneje kaj spremenite, jo boste morali ponovno poslati.

Urejanje ponudbe

Urejanje ponudbe poteka na tri načine, odvisno od tega, kaj morate spremeniti in koliko zapisov.

Neposredno urejanje na kartici

Odprete kartico ponudbe (iz Kanban ali Seznama) in uredite neposredno, kjer je potrebno: kliknite naslov za preimenovanje, ikono svinčnika poleg polj za popravke, dodajte/odstranite vrstice postavk, prepišite pogoje. Na bočnem panelu se polja shranjujejo samodejno posamezno ob izgubi fokusa. Na celotni strani morate klikniti Shrani, ko končate blok, na katerem ste delali.

Opomba: če urejate postavke ali besedila pogojev, najprej shranite, preden ustvarite predogled ali pošljete — sicer je poslani PDF še vedno prejšnja različica.

Napredovanje statusa iz Kanban

Če želite spremeniti le fazo ponudbe (ker je stranka odgovorila, ste jo poslali, imeli pregledni klic), kartice sploh ne odpirate: povlecite kartico v Kanban iz enega stolpca v drugega. Status se takoj posodobi. To je najučinkovitejši način upravljanja pipeline-a med prodajnimi sestanki ali zjutraj pri pregledu odprtih poslov.

Omejitev, ki jo morate poznati: «končni» statusi — tisti pri 100 % (kot Sprejeto) ali 0 % (Zavrnjeno, Poteklo) — lahko v druge statuse spremenijo le uporabniki z vlogo člana v organizaciji. To je zaščita pred «ponovnim odpiranjem» že zaprtih poslov s strani zunanjih sodelavcev.

Množično urejanje iz pogleda Seznam

Ko morate hkrati spremeniti nekaj pri mnogih ponudbah — prerazporedite vse ponudbe prodajalca, ki je zapustil podjetje, dodate oznako seriji poletnih ponudb, premaknete status serije — preklopite na pogled Seznam, filtrirate prave ponudbe, izberete s potrditvenimi polji in kliknete Uredi v vrstici dejanj zgoraj.

Modal za množično urejanje prikaže le polja, ki imajo smisel za množično urejanje: odgovorni, status, oznake, preprosta polja po meri. Postavk ali besedil ne morete množično urejati — so po definiciji specifični za vsako ponudbo. Potrdite in urejanje velja za vse izbire.

Druga množična dejanja v isti vrstici so Kloniraj, Arhiviraj in Izbriši — glejte namenske razdelke.

Kloniranje ponudbe

Če imate ponudbo-predlogo, ki jo pogosto ponovno uporabljate — ista struktura postavk z majhnimi razlikami za drugo stranko — je ne ustvarjajte vsakič od začetka: klonirajte jo. Klonirana ponudba ohrani vse postavke, pogoje, predlogo in izbrane priloge; spremenite stranko prejemnika in po potrebi prilagodite cene.

Posamezno kloniranje

1. Odprite kartico → Možnosti (tri pike) → Kloniraj.
2. V modalu izberite s potrditvenimi polji, kaj prenesti v kopijo: postavke (vedno) in po želji priloge, povezave, komentarje, zgodovino časovnice. Če delate v več organizacijah z istim računom, lahko ponudbo klonirate v drugo organizacijo.
3. Potrdite.

Mokapen ustvari novo ponudbo s pripono v naslovu za razlikovanje od izvirnika. Dobi novo kodo (zaporedje tekočega leta) in ni povezana z izvirno stranko — nastavite pravega prejemnika. Izvirnik ostane nespremenjen: kloniranje je kopija, ne premik.

Množično kloniranje

1. Pogled Seznam → izberite s potrditvenimi polji → Kloniraj v množični vrstici → enkrat izberite možnosti za vse → potrdite.

Arhiviranje ponudbe

Ponudba ni kot naloga, ki se «zaključi» in izgine. Tudi ko je posel končan — dobljen, izgubljen, potekel — zapis ostane uporaben: komercialna zgodovina stranke, dobro jo je najti v povezavah kartice, letnih poročilih, analizah prejšnjih ponudb. Arhiviranje naredi ravno to: ponudbo umakne iz aktivnih pogledov (Kanban in Seznam je ne prikazujeta več), vendar jo ohrani nedotaknjeno. Še vedno se prikaže na povezani kartici stranke in v zgodovinskih poročilih, kadar koli jo lahko pregledate v Ponudbe → Dejanja → Arhiv ponudb.

Posamezno arhiviranje

1. Odprite kartico → Možnosti → Arhiviraj.
2. Potrdite v modalu.

Za ponovno odpiranje (stranka pokliče mesece pozneje in želite nadaljevati od tam): najdete jo v arhivu, odprete kartico, Možnosti → Obnovi, in vrne se v aktivni Kanban v statusu pred arhiviranjem.

Množično arhiviranje

1. Pogled Seznam → izberite → Arhiviraj v množični vrstici → potrdite.

Kdaj arhivirati in kdaj izbrisati? Praktično pravilo: arhivirajte, če se je ponudba res zgodila (poslali ste jo, bile so razprave, ima zgodovinsko vrednost), izbrišite, če gre za napako (ustvarjena pomotoma, podvojitev, test). Ne arhivirajte za «čiščenje»: Kanban s filtri že daje vse, kar potrebujete, stare dobre ponudbe pa so dodana vrednost na kartici stranke.

Brisanje ponudbe

Izbrišite ponudbe, ustvarjene pomotoma, ali testne podvojitve. Raje Arhivirajte, če ima ponudba uporabno zgodovino (poslana, sprejeta, povezave s stranko ali priložnostjo) in ne želite izgubiti sledi na stiku ali podjetju.

Posamezno brisanje

1. Odprite kartico → Možnosti (tri pike) → Izbriši (rdeča postavka).
2. Potrdite v modalu.

Z Advanced Premium ponudba gre v koš (stran Ponudbe → Dejanja → Koš ponudb). Od tam lahko Obnovite ali Trajno izbrišete. Če odprete ponudbo, ki je že v košu, se prikaže pas Obnovi / Trajno izbriši.

Na načrtu Free (brez Advanced Premium) je brisanje na splošno trajno takoj po potrditvi, brez koša — preverite dovoljenja organizacije.

Množično brisanje

1. Pogled Seznam → izberite → Izbriši (rdeč gumb) → potrdite.

Pretvorba ponudbe v naročilo

Ponudba je predlog, naročilo je izvršna potrditev: predstavlja zavezo stranke k nakupu in — v nadaljevanju — točko, od katere se začne fakturiranje. V toku Mokapen je prehod iz ponudbe v naročilo naraven in v mnogih primerih samodejen.

Obstajajo tri načini pretvorbe ponudbe v naročilo, po vrsti praktičnosti:

• Avtomatizacija ob zaključku (priporočeno) — če ste pustili aktivno privzeto avtomatizacijo pipeline-a («Ustvari naročilo ob zaključku» v Nastavitve → Prodaja → Ponudbe), ko ponudbo premaknete na status 100 % (npr. Sprejeto), Mokapen hitro odpre modal s predlogom ustvarjanja povezanega naročila z istimi postavkami, stranko, zneski in pogoji. Potrdite in v dveh sekundah imate naročilo pripravljeno s svojo zaporedno kodo, povezano z izvorno ponudbo.
• Sproženo s spletnim sprejetjem — če stranka sprejme prek OTP z javne povezave, se ponudba samodejno premakne na Sprejeto in isti predlog naročila se sproži. Nič ročnih dejanj z vaše strani, razen potrditve modala.
• Ročno — iz ponudbe gumb + Ustvari in poveži → Naročilo. Uporabite, ko se avtomatizacija ne sproži (npr. ste zaprli status, preden je bila aktivna) ali ko želite delno naročilo glede na ponudbo.

V vseh primerih izvirna ponudba ostane v sistemu (ni izbrisana ali premaknjena) in je povezana z naročilom prek zavihka Povezave: iz enega vidite drugo. To je pomembno za zgodovino — kartica stranke bo pokazala «ponudba poslana marca, sprejeta aprila, naročilo izdano aprila» brez ročnega pisanja. Za podrobnosti upravljanja naročil glejte Vodnik Naročila.

Pipeline in statusi: modeliranje prodajnega procesa

Pipeline je pot, ki jo ponudba preide od začetka do konca — faze (ali statusi), skozi katere gre, vsaka s natančnim pomenom v vaši prodaji. Mokapen vključuje privzetega, ki deluje v 90 % primerov, vendar ga lahko prilagodite ali ustvarite več, če imate posebne procese.

Privzeti pipeline

Privzeto imajo ponudbe en sam pipeline s šestimi statusi, ki pokrivajo tipičen komercialni življenjski cikel:

• Osnutek (10 %) — ponudba se pripravlja, še interna, ni poslana stranki.
• Poslano (20 %) — poslali ste jo, zdaj čakate.
• V pregledu (60 %) — stranka je odgovorila, ocenjuje, morda razpravlja o spremembah.
• Sprejeto (100 %) — posel je dobljen.
• Zavrnjeno (0 %) — posel je izgubljen.
• Poteklo (0 %) — ponudba se je končala brez odgovora po preteku veljavnosti.

Odstotki poleg vsakega statusa — kar imenujemo «napredek» — niso dekorativni: vplivajo na vrstico napredka na karticah Kanban in določajo, kateri statusi veljajo za «dobljene» (100 %) ali «izgubljene/zaprte» (0 %). Avtomatizacije Mokapen se navezujejo na te vrednosti: ko ponudba doseže 100 %, se sproži predlog naročila.

Prilagajanje statusov

Če standardni proces ne ustreza — morda delate na javnih razpisih s fazami kot «Izraz zanimanja → Dokumentacija → Dodelitev», ali upravljate projekte s fazo «Tehnična odobritev» pred komercialnim sprejetjem — lahko statuse spremenite v Nastavitve → Prodaja → Ponudbe → Pipeline in statusi.

Tam dodate nove statuse, preimenujete obstoječe, jih prerazporedite (vrstni red določa zaporedje stolpcev Kanban) in nastavite vrednost napredka (0–100 %) za vsakega. Praktičen nasvet: uporabljajte napredek dosledno — 100 % samo za statuse, ki predstavljajo gotovo zmago, 0 % samo za dokončne zapiralne statuse. Vmesni statusi (20 %, 50 %, 80 %) naj povedo, kako «bližnje» ste zmagi na veroden način — da poročila napovedi (znesek × verjetnost) dajo realistične številke.

Več pipeline-ov za različne procese

Če imate različne prodajne kanale z različno logiko poslov — dolg B2B z več fazami, hiter B2C z malo fazami, razpisi s posebno birokracijo — lahko ustvarite ločene pipeline-e, vsak s svojimi statusi. Na strani Kanban meni pipeline zgoraj omogoča izbiro, katerega gledate; preklopite z enim klikom.

Za nov pipeline pojdite v Nastavitve → Prodaja → Ponudbe → Pipeline in statusi ali neposredno iz menija pipeline v Kanban (kjer najdete «Nov pipeline»). Pipeline-e lahko omejite na določene ekipe organizacije: samo prodajna ekipa «Enterprise» vidi pipeline «Veliki računi», ekipa «SMB» svojega. Uporabno za velike organizacije z ločenimi oddelki.

Avtomatizacije pipeline-a

V nastavitvah pipeline-a najdete dve avtomatizaciji, ki ju morate poznati, ker spremenita samodejno obnašanje ponudb:

• Ustvari naročilo ob zaključku (privzeto aktivno) — ko ponudba doseže status 100 %, Mokapen ponudi takojšnje ustvarjanje povezanega naročila. To smo obravnavali pri «Pretvorba ponudbe v naročilo». Če je ne uporabljate (ker naročila upravljate v zunanjem ERP), jo lahko onemogočite.
• Premakni status po sprejetju stranke (privzeto aktivno) — ko stranka sprejme ponudbo z javne OTP povezave, jo Mokapen samodejno premakne na status «dobljeno», ki ga konfigurirate. Privzeto gre na prvi najdeni status 100 % (Sprejeto), vendar lahko določite drugega, uporabno pri vmesnem koraku kot «Sprejeto v čakanju pogodbe» pred končnim statusom.

Sinhronizacija z računovodsko programsko opremo

Mokapen je CRM in orodje za komercialne ponudbe, ne računovodska programska oprema: e-računi, davčni registri, glavna knjiga se vodijo v vašem ERP (Fatture in Cloud, računovodja s programom ali namenski ERP). Da ne bi morali podatke vnašati dvakrat, obstaja zavihek Sinhronizacija na kartici ponudbe in v modulu Integracije organizacije.

Najzrelejša integracija je z Fatture in Cloud: polne podrobnosti v namenskem vodniku Fatture in Cloud. Na kratko: če povežete FIC račun z Mokapen, zapisi strank, kataloški izdelki, storitve in naročila (z vrsticami) tečejo iz Mokapen v Fatture in Cloud — kjer postanejo e-računi. Smer je konfigurabilna: podatke lahko premikate v eno smer ali obe.

Na posamezni ponudbi zavihek Sinhronizacija prikaže status zapisa glede na integracijo: ali je sinhroniziran, kdaj je zadnja operacija uspela, ali so bile napake. Če je bila ponudba pretvorjena v naročilo, sinhronizacija predvsem zadeva naročilo — takrat podatki štejejo za davčni cikel.

Zapisi strank so ujemani med obema sistemoma z ID za DDV in davčno številko kot ključi proti podvojitvam, tako da če imate «Stranka Beta» že v Fatture in Cloud in ustvarite ponudbo v Mokapen za isto stranko, sistem prepozna, da gre za isti zapis brez podvojitve.

Povezane sekcije

Ponudba ne živi izolirano: okoli nje so druga območja Mokapen, ki jih morate poznati za resnično uporabo.

• Povezave — povežite ponudbo s priložnostmi, naročili, nadaljnimi nalogami, podpornimi zahtevki, drugimi povezanimi ponudbami. Vsaka povezava je obojesmerna (iz ponudbe vidite nalogo, iz naloge ponudbo). Ko šest mesecev pozneje odprete kartico stranke, na prvi pogled rekonstruirate vse, kar se je zgodilo.
• Priloge — priložite specifikacije, tehnične liste, osnutke pogodb, posnetke zaslona, ki vam jih je poslala stranka. Ostanejo na kartici ponudbe in jih najdete z iskanjem datotek organizacije.
• Posodobitve — časovnica (ali dnevnik dejavnosti) je popolna zgodovina vsega, kar se je zgodilo ponudbi: kdaj je bila ustvarjena, kdo je kaj in kdaj spremenil, vsako poslano e-pošto (s prejemniki), vsako sprejetje stranke (z IP in datumom). Forenzično uporabno: če je razprava o «kaj smo rekli», časovnica da odgovor s podatki.
• Oznake — prosta klasifikacija za filtriranje in hitro iskanje: «Enterprise», «Podaljšanje», «Za ponovni zagon», «Kompleksno», katera koli taksonomija ima smisel za vas. Filtri strani Ponudbe zelo dobro delujejo z oznakami.

Nastavitve ponudb

Nastavitve so dostopne skrbnikom in lastnikom organizacije in se nahajajo v Nastavitve → Prodaja → Ponudbe. Obstajajo tri glavna območja:

• Pipeline in statusi — že smo obravnavali: določite faze, napredek, avtomatizacije.
• Konfiguracija polj — katera polja prikazati na kartici ponudbe, v kakšnem vrstnem redu, katera so obvezna. Lahko dodate tudi polja po meri (številke, besedilo, datumi, seznami) za poslovno specifične informacije: «CIG» za javne razpise, «interna koda projekta», pričakovani datum namestitve. Prikazujejo se na kartici, v stolpcih pogleda Seznam (če jih dodate) in v filtrih.
• Konfiguracija stolpcev seznama — katere informacije videti v pogledu Seznam in v kakšnem vrstnem redu. Lahko jih spremenite na kraju samem iz pogleda Seznam z Dejanja → Uredi stolpce, brez hoda v nastavitve.

Zunaj območja ponudb, vendar pomembno za dobro delovanje, sta še dve konfiguraciji:

• Davčne stopnje (Nastavitve → Prodaja → Davki) — če niste konfigurirali vsaj ene, ne morete ustvarjati postavk.
• Predloge dokumentov (meni Predloge organizacije) — kjer prilagodite PDF predloge, ki smo jih obravnavali pri «Oblikovanje dokumenta».

Poročila ponudb

Kanban in Seznam sta za delo na posameznih ponudbah; za razumevanje splošne uspešnosti — koliko ponudb ste naredili v četrtletju, kdo je najboljši prodajalec, kateri izdelki najpogosteje končajo v ponudbah, kakšna je stopnja pretvorbe ponudba→naročilo — obstajajo namenska poročila, dostopna s strani Poročila ponudb (zahteva Premium načrt).

Razpoložljiva poročila pokrivajo najbolj uporabne analitične poglede v prodajnem ciklu:

• Razporeditev po statusu — koliko ponudb je v vsaki fazi pipeline-a: bistveno za odkrivanje ozkih grl.
• Razporeditev po pipeline-u — če uporabljate več kot enega, vidite, kako se delo razporedi po kanalih.
• Učinkovitost po odgovornem — število ponudb in ekonomski obseg na prodajalca.
• Najpogosteje ponujene postavke — kateri izdelki/storitve najpogosteje končajo v ponudbah. Zakladnica za razumevanje, kaj trg res zahteva.
• Ponudbe na stranko — koga ste pokrili in s kakšno vrednostjo.
• Ekonomski obsegi po obdobju — mesečni, četrtletni, letni trendi.
• Marža in pribitek — donosnost ponudb. Deluje le, če ste izpolnili enotne stroške na vrsticah postavk: brez stroškov poročilo ostane prazno.

Kot pri vsem Mokapen poročila spoštujejo dovoljenja organizacije: vsak uporabnik vidi le zapise, do katerih ima dostop glede na vlogo. Prodajalec ne vidi samodejno ponudb kolegov, razen če dovoljenja to dovolijo — uporabno za ekipe z interno konkurenčno dinamiko ali občutljivimi podatki.