Ο οδηγός Mokapen

Οργανισμοί και πρόσβαση

Στο Mokapen εργάζεστε πάντα μέσα σε έναν οργανισμό: ένας ειδικός χώρος εργασίας για την ομάδα, την εταιρεία ή το τμήμα σας. Κάθε οργανισμός έχει τα δικά του δεδομένα, χρήστες, ρυθμίσεις και δικαιώματα, ξεχωριστά από τους άλλους. Ο προσωπικός σας λογαριασμός (email και κωδικός πρόσβασης) μπορεί να ανήκει σε έναν ή περισσότερους οργανισμούς, ο καθένας με διαφορετικό ρόλο. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργούν οι οργανισμοί, η πρόσβαση και η απομόνωση δεδομένων.

Λογαριασμός, οργάνωση και κλειστός χώρος εργασίας

Βασική διάκριση:

• Λογαριασμός χρήστη — η ταυτότητα σύνδεσής σας (email, προσωπικό προφίλ, προτιμήσεις γλώσσας). Ένας λογαριασμός, που ισχύει για όλους τους οργανισμούς στους οποίους είστε συνδεδεμένοι.
• Οργανισμός — ένα εργασιακό περιβάλλον με τις δικές του επαφές, εργασίες, προσφορές, εισιτήρια, χρήστες, ομάδες, ρυθμίσεις και πρόγραμμα Premium. Είναι ένας κλειστός χώρος εργασίας: τα δεδομένα ενός οργανισμού δεν είναι ορατά από έναν άλλο.
• Access — ο σύνδεσμος μεταξύ του λογαριασμού σας και ενός οργανισμού, που καταγράφεται με έναν ρόλο (Επισκέπτης, Χρήστης, Μέλος, Κάτοχος…). Χωρίς πρόσβαση δεν μπορείτε να εισέλθετε σε αυτόν τον οργανισμό.

Όταν είστε συνδεδεμένοι, το Mokapen εμφανίζει πάντα ένα ενεργό οργανισμό (οργάνωση συνεδρίας). Όλα όσα βλέπετε —μενού, λίστες, εγγραφές, αναφορές — ανήκουν σε αυτόν τον οργανισμό. Η εναλλαγή οργανισμών αλλάζει εντελώς το πλαίσιο: είναι σαν να μετακινούμαι από τη μια εταιρεία στην άλλη, με ανεξάρτητα δεδομένα και άδειες.

Ένας χρήστης, πολλαπλοί οργανισμοί

Είναι φυσιολογικό να έχετε πρόσβαση σε πολλούς οργανισμούς ταυτόχρονα, για παράδειγμα:

• η κύρια εταιρεία (ιδιοκτήτης ή ρόλος μέλους);
• a έργο πελάτη όπου είστε επισκέπτης ή χρήστης με πρόσκληση;
• a δεύτερο τμήμα ή ομαδική εταιρεία με άλλο ρόλο;
• a whitelabel ή περιβάλλον συνεργάτη με αποκλειστική επωνυμία.

Σε κάθε οργανισμό μπορείτε να έχετε έναν διαφορετικό ρόλο: Ιδιοκτήτης στην εταιρεία σας και Επισκέπτης σε έναν προμηθευτή, για παράδειγμα. Τα δικαιώματα ισχύουν μόνο για τον ενεργό οργανισμό, όχι παγκοσμίως σε ολόκληρο τον λογαριασμό σας. Μάθετε περισσότερα στον Οδηγό ρόλων και δικαιωμάτων.

Εναλλαγή οργανισμών

Για να μετακινηθείτε από έναν οργανισμό στον άλλο, χρησιμοποιήστε τον επιλογέα στο επάνω μέρος της γραμμής πλοήγησης (λογότυπο και όνομα του τρέχοντος οργανισμού). Το αναπτυσσόμενο μενού παραθέτει όλους τους οργανισμούς στους οποίους έχετε πρόσβαση: κάντε κλικ σε μια καταχώρηση για να εισέλθετε σε αυτόν τον χώρο εργασίας.

Όταν αλλάζετε οργανισμό:

• μενού, δεδομένα, ρυθμίσεις και το ορατό πρόγραμμα Premium ενημερώθηκαν.
• εφαρμόζονται ο ρόλος και τα άδειά σας για αυτόν τον οργανισμό.
• παραμένετε στην ίδια περιοχή της εφαρμογής όταν είναι δυνατόν (π.χ. πηγαίνετε από το Tasks στον Οργανισμό Α στο Tasks στον Οργανισμό Β);
• εμφανίζεται ένα μήνυμα επιβεβαίωσης («Έχετε μεταβεί στον οργανισμό…»).

Δεν υπάρχει προβολή «όλοι οι οργανισμοί μαζί» για επαφές ή εργασίες: εργάζεστε πάντα σε έναν οργανισμό κάθε φορά.

Προτιμώμενος οργανισμός

Μπορείτε να ορίσετε έναν προτιμώμενο οργανισμό (προεπιλογή): κάθε φορά που συνδέεστε, το Mokapen ανοίγει πρώτα αυτόν. Αυτό είναι χρήσιμο εάν εργάζεστε κυρίως σε έναν χώρο εργασίας αλλά περιστασιακά χρησιμοποιείτε άλλους.

Στον επιλογέα οργανισμού, η προτιμώμενη οργάνωση επισημαίνεται με ένα εικονίδιο αστεριού. Μπορείτε να το αλλάξετε από τις ρυθμίσεις προφίλ ή οργανισμού. Εάν καταργήσετε τον προτιμώμενο οργανισμό, προτείνεται ένας άλλος οργανισμός στον οποίο ανήκετε.

Προσκλήσεις και συμμετοχή σε οργανισμό

Για να εγγραφείτε σε έναν οργανισμό χρειάζεστε μια πρόσκληση από έναν χρήστη με άδεια (συνήθως Χρήστης ή παραπάνω) ή για να δημιουργήσετε μόνοι σας έναν νέο οργανισμό.

• Στείλτε πρόσκληση μέσω email — λαμβάνετε έναν σύνδεσμο, τον αποδέχεστε και προστίθενται με έναν ρόλο που έχει εκχωρηθεί από τον προσκεκλημένο.
• Σύνδεσμος πρόσκλησης — ορισμένοι οργανισμοί μοιράζονται έναν σύνδεσμο με δυνατότητα εγγραφής (αν είναι ενεργοποιημένος).
• Νέος οργανισμός — από το μενού οργανισμού, «Νέος οργανισμός»: δημιουργείτε έναν κενό χώρο εργασίας και γίνεστε Κάτοχος.

Μετά την εγγραφή, η οργάνωση εμφανίζεται στον επιλογέα.Ο ρόλος σας καθορίζει τι μπορείτε να κάνετε εκεί (δείτε τον οδηγό ρόλων). Η πρόσβαση μπορεί να ανακληθεί από έναν διαχειριστή: σε αυτήν την περίπτωση ο οργανισμός εξαφανίζεται ή καθίσταται μη διαθέσιμος.

Απομόνωση δεδομένων

Κάθε οργανισμός είναι ένας κλειστός μισθωτής. Αυτό σημαίνει ότι:

• επαφές, εταιρείες, εργασίες, προσφορές, εισιτήρια και έγγραφα που δημιουργήθηκαν στον Οργανισμό Α δεν είναι ορατά στον Οργανισμό Β
• χρήστες και ομάδες αναφέρονται ανά οργανισμό: ένας συνάδελφος στον Οργανισμό Α μπορεί να μην υπάρχει στον Οργανισμό Β,
• ενσωματώσεις, προσαρμοσμένα πεδία, σωληνώσεις και προτιμήσεις εφαρμογών διαμορφώνονται ξεχωριστά για κάθε οργανισμό,
Η χρέωση
• και το πρόγραμμα Premium (Δωρεάν, Μικρό, Μεσαίο, Μεγάλο…) είναι ανά οργανισμό, όχι ανά λογαριασμό χρήστη.

Ακόμη και συνδέσεις μεταξύ οντοτήτων παραμένουν στον ίδιο χώρο εργασίας: δεν μπορείτε να συνδέσετε μια εργασία στον Οργανισμό Α με μια επαφή στον Οργανισμό Β. Αυτό διασφαλίζει το απόρρητο μεταξύ πελατών, υποκαταστημάτων ή ξεχωριστών έργων.

Ομάδες και πρόσθετα δικαιώματα

Μέσα σε κάθε οργανισμό υπάρχουν ομάδες: ομάδες χρηστών (Πωλήσεις, Υποστήριξη, Διαχείριση…). Εκτός από τον ρόλο του οργανισμού, τα δικαιώματα μπορούν να βελτιωθούν σε επίπεδο ομάδας σε συγκεκριμένους πόρους ή περιοχές.

Ένας περιορισμένος χρήστης βλέπει μόνο τις ομάδες στις οποίες ανήκει. ένας Χρήστης ή παραπάνω διαχειρίζεται ομάδες και μέλη. Οι ομάδες δεν διασχίζουν οργανισμούς: Η «Ομάδα πωλήσεων» στον Οργανισμό Α είναι ανεξάρτητη από αυτή στον Οργανισμό Β.

Δημόσιος ή ιδιωτικός οργανισμός

Κάθε οργανισμός μπορεί να είναι δημόσιος ή ιδιωτικός στο Δίκτυο Mokapen:

• Public — έχει μια σελίδα στο Δίκτυο, χρήσιμη για εύρεση από πιθανούς πελάτες ή συνεργάτες.
• Ιδιωτικό — μόνο για εσωτερική χρήση. δεν εμφανίζεται στο Δίκτυο. Αυτή είναι η πιο κοινή επιλογή για κλειστούς χώρους εργασίας εταιρείας.

Δημόσιο ή ιδιωτικό αναφέρεται στην εξωτερική ορατότητα στο Δίκτυο, όχι σε εσωτερικά δικαιώματα: και στις δύο περιπτώσεις τα δεδομένα παραμένουν προσβάσιμα μόνο στους προσκεκλημένους χρήστες.

Whitelabel και αποκλειστικοί τομείς

Ορισμένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν whitelabel: προσαρμοσμένος τομέας, λογότυπο και επικοινωνίες (π.χ. CRM συνεργάτη με τη δική τους επωνυμία). Παραμένετε σε έναν κλειστό χώρο εργασίας όπως άλλοι οργανισμοί, αλλά η οπτική εμπειρία και ορισμένα χαρακτηριστικά ενδέχεται να διαφέρουν. Η πρόσβαση και η απομόνωση δεδομένων λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο.

Κατάσταση πρόσβασης

Στον επιλογέα οργανισμού, ένα προειδοποιητικό εικονίδιο υποδεικνύει αναστολή ή περιορισμένη πρόσβαση (π.χ. ελλιπής πρόσκληση, απενεργοποιημένος οργανισμός, υπέρβαση ορίου). Σε αυτήν την περίπτωση, ο οργανισμός μπορεί να εμφανίζεται γκριζαρισμένος: επικοινωνήστε με τον κάτοχο ή τον διαχειριστή του οργανισμού για να επαναφέρετε την πρόσβαση.

Πρακτικά παραδείγματα

• Ελεύθερος σύμβουλος — Ιδιοκτήτης του δικού τους οργάνου. Επισκέπτης ή χρήστης σε οργανώσεις πελατών όπου εργάζονται σε εργασίες που έχουν ανατεθεί. Αλλάζει οργάνωση από τον επιλογέα στην αρχή της ημέρας.
• Όμιλος με δύο εταιρείες — δύο ξεχωριστοί οργανισμοί (Holding Org, Branch Org). Ίδιοι διαχειριστές με έναν λογαριασμό, ξεχωριστά δεδομένα και χρέωση.
• Εξωτερικός προμηθευτής — προσκλήθηκε ως Επισκέπτης σε ένα έργο: βλέπει μόνο κοινόχρηστες εργασίες/έργα, όχι τον πλήρη κατάλογο ή τις ρυθμίσεις.
• HR και πωλήσεις — ίδιος οργανισμός, διαφορετικοί ρόλοι μέλους και χρήστη. Ομάδα ανθρώπινου δυναμικού και ομάδα πωλήσεων με ορατότητα σε επίπεδο τμήματος.
⟦233 ⟧

 

Συχνές ερωτήσεις

Q: Συγχρονίζονται οι επαφές μου σε όλους τους οργανισμούς;

A: Όχι. Κάθε οργανισμός έχει τον δικό του κατάλογο. Ο ίδιος λογαριασμός μπορεί να έχει διαφορετικές επαφές σε διαφορετικούς οργανισμούς.

Q: Μπορώ να έχω διαφορετικούς ρόλους σε διαφορετικούς οργανισμούς;

Ε: Τι θα συμβεί αν απομακρυνθώ από έναν οργανισμό;

A: Χάνετε την πρόσβαση σε αυτόν τον χώρο εργασίας και τα δεδομένα του.Ο λογαριασμός σας και άλλοι οργανισμοί παραμένουν ενεργοί.

Q: Πρέπει να πληρώσω Premium για κάθε οργανισμό;

A: Ναι, το πρόγραμμα Premium είναι ανά οργανισμό. Διαφορετικά όργανα μπορεί να έχουν διαφορετικά σχέδια (Δωρεάν, Μικρά, Μεσαία, Μεγάλα…).

Ε: Πού μπορώ να μάθω τι μπορώ να κάνω με τον ρόλο μου;

Α: Στον οδηγό Ρόλοι και δικαιώματα, με πίνακα σύγκρισης και Συνήθεις Ερωτήσεις για Επισκέπτη, Χρήστη, Μέλος, Κάτοχο και Διαχειριστή.