Mokapenguiden

Organisationer och tillgång

I Mokapen jobbar man alltid inom en organisation: en dedikerad arbetsyta för ditt team, företag eller avdelning. Varje organisation har sin egen data, användare, inställningar och behörigheter, separat från de andra. Ditt personliga konto (e-post och lösenord) kan tillhöra en eller flera organisationer, alla med olika roller. Den här guiden förklarar hur organisationer, åtkomst och dataisolering fungerar.

Konto, organisation och stängd arbetsyta

Nyckelskillnad:

• Användarkonto — din inloggningsidentitet (e-post, personlig profil, språkinställningar). Ett konto, giltigt för alla organisationer du är ansluten till.
• Organisation — en arbetsmiljö med sina egna kontakter, uppgifter, erbjudanden, biljetter, användare, team, inställningar och Premium-plan. Det är en stängd arbetsyta: en organisations data är inte synlig från en annan.
• Tillträde — länken mellan ditt konto och en organisation, registrerad med en roll (Gäst, användare, medlem, ägare...). Utan åtkomst kan du inte komma in i den organisationen.

När du är inloggad visar Mokapen alltid en aktiv organisation (sessionsorganisation). Allt du ser - menyer, listor, poster, rapporter - tillhör den organisationen. Att byta organisation förändrar sammanhanget totalt: det är som att flytta från ett företag till ett annat, med oberoende data och behörigheter.

En användare, flera organisationer

Det är normalt att ha tillgång till flera organisationer samtidigt, till exempel:

• din huvudföretag (Ägare eller medlemsroll);
• a kundprojekt där du är gäst eller användare genom inbjudan;
• a andra avdelningen eller koncernföretaget med en annan roll;
• a whitelabel eller partnermiljö med dedikerat varumärke.

I varje organisation kan du ha en annan roll: Ägare i ditt företag och Gäst i en leverantörs till exempel. Tillstånd gäller endast till den aktiva organisationen, inte globalt på ditt konto. Läs mer i Roll- och behörighetsguide.

Byter organisation

För att flytta från en organisation till en annan, använd väljare överst i navigeringsfältet (logotyp och namn på den aktuella organisationen). Rullgardinsmenyn listar alla organisationer som du har åtkomst till: klicka på en post för att gå till den arbetsytan.

När du byter organisation:

• menyer, data, inställningar och den synliga Premium-planen uppdateras;
• din roll och behörigheter för den organisationen tillämpas;
• du stannar i samma område av appen när det är möjligt (t.ex. går du från uppgifter i org A till uppgifter i org B);
• ett bekräftelsemeddelande visas («Du har bytt till organisationen...»).

Det finns ingen "alla organisationer tillsammans"-vy för kontakter eller uppgifter: du arbetar alltid i en organisation i taget.

Föredragen organisation

Du kan ställa in en föredragen organisation (standard): varje gång du loggar in, öppnar Mokapen den först. Detta är användbart om du huvudsakligen arbetar i en arbetsyta men ibland använder andra.

I organisationsväljaren är den föredragna organisationen markerad med en stjärnikon. Du kan ändra det från profil- eller organisationsinställningar. Om du tar bort den föredragna organisationen föreslås en annan du tillhör.

Inbjudningar och gå med i en organisation

För att gå med i en organisation behöver du en inbjudan från en användare med behörighet (vanligtvis Användare eller högre) eller att själv skapa en ny organisation.

• E-postinbjudan — du får en länk, accepterar den och läggs till med en roll som tilldelas av inbjudaren.
• Inbjudningslänk — vissa organisationer delar en registreringsbar länk (om aktiverad).
• Ny organisation — från organisationsmenyn, «Ny organisation»: du skapar en tom arbetsyta och blir Ägare.

Efter att ha gått med visas organisationen i väljaren. Din roll avgör vad du kan göra där (se rollguiden). Tillgång kan vara återkallas av en administratör: i så fall försvinner organisationen eller blir otillgänglig.

Dataisolering

Varje organisation är en stängd hyresgäst. Detta betyder att:

• kontakter, företag, uppgifter, erbjudanden, biljetter och dokument skapade i Org A inte synlig i Org B;
• användare och team listas per organisation: en kollega i Org A kanske inte finns i Org B;
• integrationer, anpassade fält, pipelines och appinställningar konfigureras separat för varje org;
• fakturering och Premium-planen (gratis, liten, medium, stor...) är per organisation, inte per användarkonto.

Även anslutningar mellan enheter stannar inom samma arbetsyta: du kan inte länka en uppgift i organisation A till en kontakt i organisation B. Detta säkerställer integritet mellan klienter, filialer eller separata projekt.

Team och ytterligare behörigheter

Inom varje organisation finns lag: grupper av användare (försäljning, support, ledning...). Utöver organisationsrollen kan behörigheter förfinas på teamnivå för specifika resurser eller områden.

En begränsad användare ser bara de lag de tillhör; en användare eller högre hanterar team och medlemmar. Team korsar inte organisationer: «Säljteamet» i Org A är oberoende från det i Org B.

Offentlig eller privat organisation

Varje organisation kan vara offentlig eller privat på Mokapen Network:

• Offentlig — har en sida i nätverket, användbar för att hittas av potentiella kunder eller partners.
• Privat — Endast för internt bruk. visas inte på nätverket. Detta är det vanligaste valet för slutna företagsarbetsplatser.

Offentlig eller privat avser yttre synlighet på nätverket, inte interna behörigheter: i båda fallen förblir data endast tillgängliga för inbjudna användare.

Whitelabel och dedikerade domäner

Vissa organisationer använder whitelabel: anpassad domän, logotyp och kommunikation (t.ex. en partners CRM med eget varumärke). Du förblir på en stängd arbetsyta som andra organisationer, men den visuella upplevelsen och vissa funktioner kan skilja sig åt. Åtkomst och dataisolering fungerar på samma sätt.

Åtkomststatus

I organisationsväljaren indikerar en varningsikon tillfälligt eller begränsat åtkomst (t.ex. ofullständig inbjudan, inaktiverad organisation, kvot överskriden). I så fall kan organisationen visas nedtonad: kontakta ägaren eller organisationsadministratören för att återställa åtkomsten.

Praktiska exempel

• Frilansande konsult — Ägare av sin egen org; Gäst eller användare i klientorganisationer där de arbetar med tilldelade uppgifter. Byter org från väljaren i början av dagen.
• Grupp med två företag — två separata organisationer (Holding Org, Branch Org). Samma förvaltare med ett konto, separat data och fakturering.
• Extern leverantör — bjuden in som gäst på ett projekt: ser bara delade uppgifter/projekt, inte hela katalogen eller inställningarna.
• HR och försäljning — samma organisation, olika medlems- och användarroller; HR-team och säljteam med synlighet på avdelningsnivå.

Vanliga frågor

F: Synkroniseras mina kontakter mellan alla organisationer?

S: Nej. Varje organisation har sin egen katalog. Samma konto kan ha olika kontakter i olika organisationer.

F: Kan jag ha olika roller i olika organisationer?

A: Ja. Rollen är knuten till åtkomst i varje organisation, inte till ditt globala konto.

F: Vad händer om jag tas bort från en organisation?

S: Du förlorar åtkomst till den arbetsytan och dess data. Ditt konto och andra organisationer förblir aktiva.

F: Behöver jag betala Premium för varje organisation?

S: Ja, Premium-planen är per organisation. Olika organisationer kan ha olika planer (gratis, liten, medium, stor...).

F: Var kan jag lära mig vad jag kan göra med min roll?

A: I Roll- och behörighetsguide, med en jämförelsetabell och FAQ för Gäst, Användare, Medlem, Ägare och Admin.