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Organisationen und Zugriffe

In Mokapen arbeiten Sie immer innerhalb einer Organisation: ein dedizierter Workspace für Ihr Team, Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung. Jede Organisation hat eigene Daten, Benutzer, Einstellungen und Berechtigungen, getrennt von den anderen. Ihr persönliches Konto (E-Mail und Passwort) kann zu einer oder mehreren Organisationen gehören, jeweils mit einer anderen Rolle. Dieser Leitfaden erklärt, wie Organisationen, Zugriffe und Datenisolation funktionieren.

Konto, Organisation und geschlossener Workspace

Grundlegende Unterscheidung:

• Benutzerkonto — Ihre Anmeldeidentität (E-Mail, persönliches Profil, Spracheinstellungen). Ein Konto, gültig für alle Organisationen, mit denen Sie verbunden sind.
• Organisation — eine Arbeitsumgebung mit eigenen Kontakten, Tasks, Deals, Tickets, Benutzern, Teams, Einstellungen und Premium-Plan. Es ist ein geschlossener Workspace: Die Daten einer Organisation sind von anderen nicht sichtbar.
• Zugriff — die Verbindung zwischen Ihrem Konto und einer Organisation, erfasst mit einer Rolle (Guest, User, Member, Owner…). Ohne Zugriff gelangen Sie nicht in diese Organisation.

Wenn Sie angemeldet sind, zeigt Mokapen immer eine aktive Organisation (Sitzungsorganisation). Alles, was Sie sehen — Menüs, Listen, Datensätze, Berichte — gehört zu dieser Organisation. Beim Wechsel der Organisation ändert sich der Kontext vollständig: Es ist, als würden Sie von einem Unternehmen zum anderen wechseln, mit unabhängigen Daten und Berechtigungen.

Ein Benutzer, mehrere Organisationen

Es ist normal, gleichzeitig Zugriff auf mehrere Organisationen zu haben, zum Beispiel:

• Ihr Hauptunternehmen (Rolle Owner oder Member);
• ein Kundenprojekt, in dem Sie auf Einladung Guest oder User sind;
• eine zweite Abteilung oder Konzerngesellschaft mit einer anderen Rolle;
• eine Whitelabel- oder Partnerumgebung mit eigenem Branding.

In jeder Organisation können Sie eine andere Rolle haben: Owner in Ihrem Unternehmen und Guest beim Lieferanten, zum Beispiel. Berechtigungen gelten nur für die aktive Organisation, nicht global für Ihr Konto. Mehr dazu im Leitfaden Rollen und Berechtigungen.

Organisation wechseln

Um von einer Organisation zur anderen zu wechseln, nutzen Sie den Selektor oben in der Navigationsleiste (Logo und Name der aktuellen Organisation). Das Dropdown listet alle Organisationen auf, auf die Sie Zugriff haben: Klicken Sie auf einen Eintrag, um in diesen Workspace zu wechseln.

Beim Organisationswechsel:

• werden Menüs, Daten, Einstellungen und der sichtbare Premium-Plan aktualisiert;
• werden Ihre Rolle und Berechtigungen für diese Organisation angewendet;
• bleiben Sie wenn möglich im gleichen App-Bereich (z. B. von Tasks in Org A zu Tasks in Org B);
• erscheint eine Bestätigungsmeldung («Sie sind zur Organisation … gewechselt»).

Es gibt keine Ansicht «alle Organisationen zusammen» für Kontakte oder Tasks: Sie arbeiten immer in jeweils einer Organisation.

Bevorzugte Organisation

Sie können eine bevorzugte Organisation (Standard) festlegen: Bei jeder Anmeldung öffnet Mokapen diese zuerst. Das ist nützlich, wenn Sie hauptsächlich in einem Workspace arbeiten, aber gelegentlich andere nutzen.

Im Organisationsselektor ist die bevorzugte Organisation mit einem Sternsymbol markiert. Sie können sie in den Profil- oder Organisationseinstellungen ändern. Wenn Sie die bevorzugte Organisation entfernen, wird eine andere aus Ihren Organisationen vorgeschlagen.

Einladungen und Beitritt zu einer Organisation

Um einer Organisation beizutreten, benötigen Sie eine Einladung von einem berechtigten Benutzer (in der Regel User oder höher) oder Sie erstellen selbst eine neue Organisation.

• E-Mail-Einladung — Sie erhalten einen Link, nehmen an und werden mit einer vom Einladenden zugewiesenen Rolle hinzugefügt.
• Einladungslink — manche Organisationen teilen einen registrierbaren Link (falls aktiviert).
• Neue Organisation — über das Organisationsmenü «Neue Organisation»: Sie erstellen einen leeren Workspace und werden Owner.

Nach dem Beitritt erscheint die Organisation im Selektor. Ihre Rolle bestimmt, was Sie dort tun können (siehe Leitfaden Rollen). Der Zugriff kann von einem Administrator widerrufen werden: In diesem Fall verschwindet die Organisation oder ist nicht verfügbar.

Datenisolation

Jede Organisation ist ein geschlossener Mandant. Das bedeutet:

• Kontakte, Unternehmen, Tasks, Deals, Tickets und Dokumente, die in Org A erstellt wurden, sind in Org B nicht sichtbar;
• Benutzer und Teams werden pro Organisation geführt: Ein Kollege in Org A existiert in Org B möglicherweise nicht;
• Integrationen, benutzerdefinierte Felder, Pipelines und App-Einstellungen werden getrennt für jede Org konfiguriert;
• Abrechnung und Premium-Plan (Free, Small, Medium, Large…) gelten pro Organisation, nicht pro Benutzerkonto.

Auch Verknüpfungen zwischen Entitäten bleiben im gleichen Workspace: Sie können keinen Task in Org A mit einem Kontakt in Org B verknüpfen. Das gewährleistet Datenschutz zwischen Kunden, Niederlassungen oder getrennten Projekten.

Teams und zusätzliche Berechtigungen

Innerhalb jeder Organisation gibt es Teams: Benutzergruppen (Vertrieb, Support, Management…). Zusätzlich zur Organisationsrolle können Berechtigungen auf Team-Ebene für bestimmte Ressourcen oder Bereiche verfeinert werden.

Ein Limited User sieht nur die Teams, denen er angehört; ein User oder höher verwaltet Teams und Mitglieder. Teams überschreiten keine Organisationsgrenzen: «Vertriebsteam» in Org A ist unabhängig von dem in Org B.

Öffentliche oder private Organisation

Jede Organisation kann im Mokapen Network öffentlich oder privat sein:

• Öffentlich — hat eine Seite im Network, nützlich, um von potenziellen Kunden oder Partnern gefunden zu werden.
• Privat — nur für internen Gebrauch; erscheint nicht im Network. Das ist die häufigste Wahl für geschlossene Unternehmens-Workspaces.

Öffentlich oder privat betrifft die externe Sichtbarkeit im Network, nicht interne Berechtigungen: In beiden Fällen sind Daten nur für eingeladene Benutzer zugänglich.

Whitelabel und dedizierte Domains

Manche Organisationen nutzen Whitelabel: personalisierte Domain, Logo und Kommunikation (z. B. CRM eines Partners mit eigener Marke). Sie bleiben in einem geschlossenen Workspace wie andere Orgs, aber das visuelle Erlebnis und einige Funktionen können abweichen. Zugriffe und Datenisolation funktionieren gleich.

Zugriffsstatus

Im Organisationsselektor zeigt ein Warnsymbol einen ausgesetzten oder eingeschränkten Zugriff an (z. B. unvollständige Einladung, deaktivierte Organisation, überschrittenes Kontingent). In diesem Fall kann die Organisation ausgegraut erscheinen: Wenden Sie sich an den Owner oder Administrator der Organisation, um den Zugriff wiederherzustellen.

Praktische Beispiele

• Freiberuflicher Berater — Owner der eigenen Org; Guest oder User in Kunden-Orgs, wo er zugewiesene Tasks bearbeitet. Wechselt morgens über den Selektor die Org.
• Gruppe mit zwei Gesellschaften — zwei getrennte Organisationen (Holding-Org, Filial-Org). Gleiche Manager mit einem Konto, getrennte Daten und Abrechnung.
• Externer Lieferant — als Guest zu einem Projekt eingeladen: sieht nur geteilte Tasks/Projekte, nicht das vollständige Verzeichnis oder Einstellungen.
• HR und Vertrieb — gleiche Org, unterschiedliche Member- und User-Rollen; HR-Team und Vertriebsteam mit Sichtbarkeit nach Abteilung.

Häufig gestellte Fragen

F: Werden meine Kontakte über alle Organisationen synchronisiert?

A: Nein. Jede Organisation hat ihr eigenes Verzeichnis. Dasselbe Konto kann in verschiedenen Orgs unterschiedliche Kontakte haben.

F: Kann ich in verschiedenen Organisationen unterschiedliche Rollen haben?

A: Ja. Die Rolle ist an den Zugriff in jeder Organisation gebunden, nicht an Ihr globales Konto.

F: Was passiert, wenn ich aus einer Organisation entfernt werde?

A: Sie verlieren den Zugriff auf diesen Workspace und dessen Daten. Ihr Konto und andere Organisationen bleiben aktiv.

F: Muss ich für jede Organisation Premium bezahlen?

A: Ja, der Premium-Plan gilt pro Organisation. Verschiedene Orgs können unterschiedliche Pläne haben (Free, Small, Medium, Large…).

F: Wo erfahre ich, was ich mit meiner Rolle tun kann?

A: Im Leitfaden Rollen und Berechtigungen, mit Vergleichstabelle und FAQ für Guest, User, Member, Owner und Admin.