Ръководството на Мокапен

Организации и достъп

В Mokapen винаги работите в рамките на организация: отделно работно пространство за екипа, компанията или отдела ви. Всяка организация има собствени данни, потребители, настройки и права, отделени от другите. Личният ви акаунт (имейл и парола) може да принадлежи на една или повече организации, всяка с различна роля. Това ръководство обяснява как работят организациите, достъпът и изолирането на данните.

Акаунт, организация и затворено работно пространство

Ключово разграничение:

• Потребителски акаунт — вашата идентичност за вход (имейл, личен профил, езикови предпочитания). Един акаунт, валиден за всички организации, към които сте свързани.
• Организация — работна среда със собствени контакти, задачи, сделки, тикети, потребители, екипи, настройки и Premium план. Това е затворено работно пространство: данните на една организация не се виждат от друга.
• Достъп — връзката между акаунта ви и организация, записана с роля (Guest, User, Member, Owner…). Без достъп не можете да влезете в тази организация.

Когато сте влезли, Mokapen винаги показва една активна организация (организация на сесията). Всичко, което виждате — менюта, списъци, записи, отчети — принадлежи на тази организация. Превключването на организация сменя контекста напълно: като преминаване от една компания в друга, с независими данни и права.

Един потребител, множество организации

Нормално е да имате достъп до няколко организации едновременно, например:

• вашата основна компания (роля Owner или Member);
• клиентски проект, където сте Guest или User по покана;
• втори отдел или групова компания с друга роля;
• whitelabel или партньорска среда с отделен брандинг.

Във всяка организация можете да имате различна роля: Owner във вашата компания и Guest при доставчик, например. Правата важат само за активната организация, не глобално за акаунта. Повече в ръководството за роли и права.

Превключване на организации

За преминаване от една организация в друга използвайте селектора отгоре на навигационната лента (лого и име на текущата организация). Падащото меню изброява всички организации, до които имате достъп: кликнете запис, за да влезете в това работно пространство.

Когато превключите организация:

• менютата, данните, настройките и видимият Premium план се актуализират;
• прилагат се ролята и правата ви за тази организация;
• оставате в същата област на приложението, когато е възможно (напр. от Задачи в Org A към Задачи в Org B);
• появява се потвърждаващо съобщение («Превключихте към организация…»).

Няма изглед «всички организации заедно» за контакти или задачи: винаги работите в една организация наведнъж.

Предпочитана организация

Можете да зададете предпочитана организация (по подразбиране): при всеки вход Mokapen отваря първо нея. Полезно, ако основно работите в едно работно пространство, но понякога използвате други.

В селектора на организация предпочитаната е маркирана с икона звезда. Можете да я смените от профила или настройките на организацията. Ако премахнете предпочитаната, се предлага друга, към която принадлежите.

Покани и присъединяване към организация

За да се присъедините към организация, ви трябва покана от потребител с право (обикновено User или по-високо) или да създадете нова организация сами.

• Покана по имейл — получавате връзка, приемате я и се добавяте с роля, зададена от поканилия.
• Връзка за покана — някои организации споделят регистрируема връзка (ако е включена).
• Нова организация — от менюто на организацията «Нова организация»: създавате празно работно пространство и ставате Owner.

След присъединяване организацията се появява в селектора. Ролята ви определя какво можете там (вижте ръководството за роли). Достъпът може да бъде отнет от администратор: тогава организацията изчезва или става недостъпна.

Изолиране на данните

Всяка организация е затворен tenant. Това означава, че:

• контакти, фирми, задачи, сделки, тикети и документи, създадени в Org A, не се виждат в Org B;
• потребителите и екипите се изброяват по организация: колега в Org A може да не съществува в Org B;
• интеграциите, персонализираните полета, pipeline-ите и предпочитанията за приложения се конфигурират отделно за всяка org;
• фактурирането и Premium планът (Free, Small, Medium, Large…) са по организация, не по потребителски акаунт.

Дори връзките между обекти остават в същото работно пространство: не можете да свържете задача в Org A с контакт в Org B. Това гарантира поверителност между клиенти, клонове или отделни проекти.

Екипи и допълнителни права

Във всяка организация има екипи: групи потребители (Продажби, Поддръжка, Мениджмънт…). Освен ролята в организацията, правата могат да се уточняват на ниво екип за конкретни ресурси или области.

Limited User вижда само екипите, към които принадлежи; User или по-високо управлява екипи и членове. Екипите не пресичат организации: «Екип Продажби» в Org A е независим от този в Org B.

Публична или частна организация

Всяка организация може да бъде публична или частна в Mokapen Network:

• Публична — има страница в Network, полезно да бъдете намерени от потенциални клиенти или партньори.
• Частна — само за вътрешна употреба; не се появява в Network. Това е най-честият избор за затворени фирмени работни пространства.

Публична или частна се отнася до външна видимост в Network, не до вътрешни права: и в двата случая данните остават достъпни само за поканени потребители.

Whitelabel и отделни домейни

Някои организации използват whitelabel: персонализиран домейн, лого и комуникации (напр. CRM на партньор с негов бранд). Оставате в затворено работно пространство като другите org, но визуалното изживяване и някои функции може да се различават. Достъпът и изолирането на данните работят по същия начин.

Статус на достъпа

В селектора на организация икона за предупреждение показва спряно или ограничено достъп (напр. незавършена покана, деактивирана организация, надхвърлена квота). Тогава организацията може да изглежда избледняла: свържете се с Owner или администратор на организацията, за да възстановите достъпа.

Практически примери

• Фрилансър консултант — Owner на собствена org; Guest или User в клиентски org, където работи по възложени задачи. Превключва org от селектора в началото на деня.
• Група с две компании — две отделни организации (Holding Org, Branch Org). Същите мениджъри с един акаунт, отделни данни и фактуриране.
• Външен доставчик — поканен като Guest по проект: вижда само споделени задачи/проекти, не пълната директория или настройки.
• HR и продажби — една org, различни роли Member и User; екип HR и екип Продажби с видимост на ниво отдел.

Често задавани въпроси

В: Синхронизират ли се контактите ми между всички организации?

О: Не. Всяка организация има собствена директория. Същият акаунт може да има различни контакти в различни org.

В: Мога ли да имам различни роли в различни организации?

О: Да. Ролята е свързана с достъпа във всяка организация, не с глобалния акаунт.

В: Какво става, ако ме премахнат от организация?

О: Губите достъп до това работно пространство и неговите данни. Акаунтът и другите организации остават активни.

В: Трябва ли да плащам Premium за всяка организация?

О: Да, Premium планът е по организация. Различните org могат да имат различни планове (Free, Small, Medium, Large…).

В: Къде да науча какво мога с моята роля?

О: В ръководството за роли и права, с таблица за сравнение и FAQ за Guest, User, Member, Owner и Admin.