Panduan Mokapen

Organisasi dan akses

Di Mokapen kamu selalu bekerja di dalam suatu organisasi: ruang kerja khusus untuk tim, perusahaan, atau departemen Anda. Setiap organisasi memiliki organisasinya sendiri data, pengguna, pengaturan, dan izin, terpisah dari yang lain. Akun pribadi Anda (email dan kata sandi) dapat dimiliki satu atau lebih organisasi, masing-masing dengan peran berbeda. Panduan ini menjelaskan cara kerja organisasi, akses, dan isolasi data.

Akun, organisasi, dan ruang kerja tertutup

Perbedaan utama:

• Akun pengguna — identitas login Anda (email, profil pribadi, preferensi bahasa). Satu akun, valid di semua organisasi yang terhubung dengan Anda.
• Organisasi — lingkungan kerja dengan kontak, tugas, penawaran, tiket, pengguna, tim, pengaturan, dan paket Premiumnya sendiri. Ini adalah sebuah ruang kerja tertutup: data satu organisasi tidak terlihat di organisasi lain.
• Mengakses — tautan antara akun Anda dan organisasi, dicatat dengan a peran (Tamu, Pengguna, Anggota, Pemilik…). Tanpa akses Anda tidak dapat memasuki organisasi itu.

Saat Anda login, Mokapen selalu muncul satu organisasi yang aktif (organisasi sesi). Segala sesuatu yang Anda lihat — menu, daftar, catatan, laporan — adalah milik organisasi tersebut. Peralihan organisasi mengubah konteks sepenuhnya: seperti berpindah dari satu perusahaan ke perusahaan lain, dengan data dan izin independen.

Satu pengguna, banyak organisasi

Memiliki akses ke beberapa organisasi secara bersamaan adalah hal yang wajar, misalnya:

• milikmu perusahaan utama (Peran Pemilik atau Anggota);
• A proyek klien di mana Anda menjadi Tamu atau Pengguna berdasarkan undangan;
• A departemen kedua atau perusahaan grup dengan peran lain;
• A label putih atau lingkungan mitra dengan branding khusus.

Di setiap organisasi Anda dapat memiliki a peran yang berbeda: Pemilik di perusahaan Anda dan Tamu di pemasok, misalnya. Izin berlaku hanya untuk organisasi yang aktif, tidak secara global di seluruh akun Anda. Pelajari lebih lanjut di Panduan peran dan izin.

Beralih organisasi

Untuk berpindah dari satu organisasi ke organisasi lain, gunakan pemilih di bagian atas bilah navigasi (logo dan nama organisasi saat ini). Dropdown mencantumkan semua organisasi yang dapat Anda akses: klik entri untuk masuk ke ruang kerja tersebut.

Saat Anda berpindah organisasi:

• menu, data, pengaturan, dan paket Premium yang terlihat diperbarui;
• peran dan izin Anda untuk organisasi tersebut diterapkan;
• Anda tetap berada di area aplikasi yang sama bila memungkinkan (misalnya, Anda beralih dari Tugas di Organisasi A ke Tugas di Organisasi B);
• pesan konfirmasi muncul (“Anda telah beralih ke organisasi…”).

Tidak ada tampilan «semua organisasi bersama-sama» untuk kontak atau tugas: Anda selalu bekerja dalam satu organisasi pada suatu waktu.

Organisasi yang disukai

Anda dapat mengatur a organisasi pilihan (default): setiap kali Anda login, Mokapen akan membukanya terlebih dahulu. Ini berguna jika Anda terutama bekerja di satu ruang kerja tetapi kadang-kadang menggunakan ruang kerja lain.

Di pemilih organisasi, organisasi pilihan ditandai dengan ikon bintang. Anda dapat mengubahnya dari pengaturan profil atau organisasi. Jika Anda menghapus organisasi pilihan, organisasi lain yang Anda ikuti akan disarankan.

Undangan dan bergabung dengan suatu organisasi

Untuk bergabung dengan suatu organisasi, Anda memerlukan undangan dari pengguna dengan izin (biasanya Pengguna atau lebih tinggi) atau untuk membuat organisasi baru sendiri.

• undangan email — Anda menerima tautan, menerimanya, dan ditambahkan dengan peran yang diberikan oleh pengundang.
• Tautan undangan — beberapa organisasi membagikan tautan yang dapat didaftarkan (jika diaktifkan).
• Organisasi baru — dari menu organisasi, «Organisasi baru»: Anda membuat ruang kerja kosong dan menjadi Pemilik.

Setelah bergabung, organisasi muncul di pemilih. Peran Anda menentukan apa yang dapat Anda lakukan di sana (lihat panduan Peran). Akses bisa dicabut oleh administrator: dalam hal ini organisasi menghilang atau tidak tersedia.

Isolasi data

Setiap organisasi adalah a penyewa tertutup. Artinya:

• kontak, perusahaan, tugas, kesepakatan, tiket, dan dokumen yang dibuat di Org A adalah tidak terlihat di Organisasi B;
• pengguna dan tim terdaftar per organisasi: kolega di Org A mungkin tidak ada di Org B;
• integrasi, bidang khusus, saluran pipa, dan preferensi aplikasi dikonfigurasi secara terpisah untuk setiap organisasi;
• penagihan dan paket Premium (Gratis, Kecil, Sedang, Besar…) adalah per organisasi, bukan per akun pengguna.

Bahkan koneksi antar entitas tetap berada dalam ruang kerja yang sama: Anda tidak dapat menautkan tugas di Org A ke kontak di Org B. Hal ini memastikan privasi antar klien, cabang, atau proyek terpisah.

Tim dan izin tambahan

Dalam setiap organisasi ada tim: kelompok pengguna (Penjualan, Dukungan, Manajemen…). Selain peran organisasi, izin dapat disempurnakan di tingkat tim pada sumber daya atau area tertentu.

Pengguna Terbatas hanya melihat tim yang mereka ikuti; Pengguna atau lebih tinggi mengelola tim dan anggota. Tim tidak bersifat lintas organisasi: «Tim Penjualan» di Org A independen dari tim di Org B.

Organisasi publik atau swasta

Setiap organisasi bisa publik atau pribadi di Jaringan Mokapen:

• Publik — memiliki halaman di Jaringan, berguna untuk ditemukan oleh calon klien atau mitra.
• Pribadi — hanya untuk penggunaan internal; tidak muncul di Jaringan. Ini adalah pilihan paling umum untuk ruang kerja perusahaan yang tertutup.

Publik atau swasta mengacu pada visibilitas eksternal di Jaringan, bukan izin internal: dalam kedua kasus, data tetap hanya dapat diakses oleh pengguna yang diundang.

Label putih dan domain khusus

Beberapa organisasi menggunakan label putih: domain, logo, dan komunikasi yang disesuaikan (misalnya CRM mitra dengan mereknya sendiri). Anda tetap berada di ruang kerja tertutup seperti organisasi lain, namun pengalaman visual dan beberapa fitur mungkin berbeda. Akses dan isolasi data bekerja dengan cara yang sama.

Status akses

Di pemilih organisasi, ikon peringatan menunjukkan ditangguhkan atau dibatasi akses (misalnya undangan tidak lengkap, organisasi dinonaktifkan, kuota terlampaui). Dalam hal ini organisasi mungkin tampak berwarna abu-abu: hubungi Pemilik atau administrator organisasi untuk memulihkan akses.

Contoh praktis

• Konsultan lepas — Pemilik organisasinya sendiri; Tamu atau Pengguna di organisasi klien tempat mereka mengerjakan tugas yang diberikan. Mengalihkan organisasi dari pemilih pada awal hari.
• Grup dengan dua perusahaan — dua organisasi terpisah (Holding Org, Branch Org). Pengelola yang sama dengan satu akun, data dan penagihan terpisah.
• Pemasok eksternal — diundang sebagai Tamu di suatu proyek: hanya melihat tugas/proyek bersama, bukan direktori atau pengaturan lengkap.
• SDM dan penjualan — organisasi yang sama, peran Anggota dan Pengguna berbeda; Tim SDM dan tim Penjualan dengan visibilitas tingkat departemen.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Apakah kontak saya disinkronkan di semua organisasi?

J: Tidak. Setiap organisasi mempunyai direktori sendiri. Akun yang sama dapat memiliki kontak berbeda di organisasi berbeda.

T: Bolehkah saya mempunyai peran berbeda di organisasi berbeda?

J: Ya. Peran tersebut terikat pada akses di setiap organisasi, bukan pada akun global Anda.

T: Apa yang terjadi jika saya dikeluarkan dari suatu organisasi?

J: Anda kehilangan akses ke ruang kerja tersebut dan datanya. Akun Anda dan organisasi lain tetap aktif.

T: Apakah saya perlu membayar Premium untuk setiap organisasi?

J: Ya, paket Premium berlaku untuk setiap organisasi. Organisasi yang berbeda dapat memiliki paket yang berbeda (Gratis, Kecil, Sedang, Besar…).

T: Di mana saya dapat mempelajari apa yang dapat saya lakukan dengan peran saya?

J: Di Panduan peran dan izin, dengan tabel perbandingan dan FAQ untuk Tamu, Pengguna, Anggota, Pemilik, dan Admin.