Przewodnik po Mokapen

Organizacje i dostępy

W Mokapen zawsze pracujesz wewnątrz organizacji: dedykowanego workspace dla zespołu, firmy lub działu. Każda organizacja ma własne dane, użytkowników, ustawienia i uprawnienia, oddzielone od innych. Twoje konto osobiste (e-mail i hasło) może należeć do jednej lub wielu organizacji, każda z inną rolą. Ten przewodnik wyjaśnia, jak działają organizacje, dostępy i izolacja danych.

Konto, organizacja i zamknięty workspace

Kluczowe rozróżnienie:

• Konto użytkownika — Twoja tożsamość logowania (e-mail, profil osobisty, preferencje językowe). Jedno konto, ważne we wszystkich organizacjach, do których jesteś podłączony.
• Organizacja — środowisko pracy z własnymi kontaktami, zadaniami, dealami, ticketami, użytkownikami, zespołami, ustawieniami i planem Premium. To zamknięty workspace: dane jednej organizacji nie są widoczne z innej.
• Dostęp — powiązanie między Twoim kontem a organizacją, rejestrowane z rolą (Guest, User, Member, Owner…). Bez dostępu nie wejdziesz do tej organizacji.

Gdy jesteś zalogowany, Mokapen zawsze pokazuje jedną aktywną organizację (organizacja sesji). Wszystko, co widzisz — menu, listy, rekordy, raporty — należy do tej organizacji. Zmiana organizacji całkowicie zmienia kontekst: to jak przejście z jednej firmy do drugiej, z niezależnymi danymi i uprawnieniami.

Jeden użytkownik, wiele organizacji

Normalne jest posiadanie dostępu do wielu organizacji jednocześnie, na przykład:

• Twoja główna firma (rola Owner lub Member);
• projekt u klienta, gdzie jesteś Guest lub User na zaproszenie;
• drugi dział lub spółka grupy z inną rolą;
• środowisko whitelabel lub partnerskie z dedykowanym brandingiem.

W każdej organizacji możesz mieć inną rolę: Owner w swojej firmie i Guest u dostawcy, na przykład. Uprawnienia obowiązują tylko w aktywnej organizacji, nie globalnie na koncie. Więcej w przewodniku Role i uprawnienia.

Zmiana organizacji

Aby przejść z jednej organizacji do drugiej, użyj selektora u góry paska nawigacji (logo i nazwa bieżącej organizacji). Menu rozwijane wymienia wszystkie organizacje, do których masz dostęp: kliknij pozycję, aby wejść do tego workspace.

Przy zmianie organizacji:

• aktualizują się menu, dane, ustawienia i widoczny plan Premium;
• stosowana jest Twoja rola i uprawnienia tej organizacji;
• pozostajesz w tym samym obszarze aplikacji, jeśli to możliwe (np. przechodzisz z Zadań Org A do Zadań Org B);
• pojawia się komunikat potwierdzenia («Przeszedłeś do organizacji…»).

Nie ma widoku «wszystkie organizacje razem» dla kontaktów lub zadań: zawsze pracujesz w jednej organizacji na raz.

Preferowana organizacja

Możesz ustawić preferowaną organizację (domyślną): przy każdym logowaniu Mokapen otwiera ją jako pierwszą. To przydatne, gdy głównie pracujesz w jednym workspace, ale masz inne okazjonalnie.

W selektorze organizacji preferowana organizacja jest oznaczona ikoną gwiazdki. Możesz ją zmienić w ustawieniach profilu lub organizacji. Jeśli usuniesz preferowaną organizację, proponowana jest inna spośród tych, do których należysz.

Zaproszenia i dołączenie do organizacji

Aby wejść do organizacji, potrzebujesz zaproszenia od użytkownika z uprawnieniami (zwykle User lub wyżej) albo samodzielnie tworzysz nową organizację.

• Zaproszenie e-mail — otrzymujesz link, akceptujesz i zostajesz dodany z rolą przypisaną przez zapraszającego.
• Link zaproszenia — niektóre organizacje udostępniają link do rejestracji (jeśli włączony).
• Nowa organizacja — z menu organizacji, «Nowa organizacja»: tworzysz pusty workspace i stajesz się Owner.

Po dołączeniu organizacja pojawia się w selektorze. Twoja rola określa, co możesz tam robić (zob. przewodnik Role). Dostęp może zostać odebrany przez administratora: wtedy organizacja znika lub jest niedostępna.

Izolacja danych

Każda organizacja to zamknięty tenant. Oznacza to, że:

• kontakty, firmy, zadania, deale, tickety i dokumenty utworzone w Org A nie są widoczne w Org B;
• użytkownicy i zespoły są wymieniani per organizacja: kolega w Org A może nie istnieć w Org B;
• integracje, pola niestandardowe, pipeline'y i preferencje aplikacji są konfigurowane osobno dla każdej org;
• rozliczenia i plan Premium (Free, Small, Medium, Large…) obowiązują per organizacja, nie per konto użytkownika.

Nawet powiązania między encjami pozostają w tym samym workspace: nie możesz połączyć zadania z Org A z kontaktem z Org B. To zapewnia prywatność między klientami, oddziałami lub odrębnymi projektami.

Zespoły i dodatkowe uprawnienia

W każdej organizacji istnieją zespoły: grupy użytkowników (Sprzedaż, Wsparcie, Management…). Oprócz roli organizacyjnej uprawnienia mogą być doprecyzowane na poziomie zespołu dla konkretnych zasobów lub obszarów.

Limited User widzi tylko zespoły, do których należy; User lub wyżej zarządza zespołami i członkami. Zespoły nie przekraczają granic organizacji: «Zespół Sprzedaży» w Org A jest niezależny od tego w Org B.

Organizacja publiczna lub prywatna

Każda organizacja może być publiczna lub prywatna w Mokapen Network:

• Publiczna — ma stronę w Network, przydatne, by potencjalni klienci lub partnerzy mogli Cię znaleźć.
• Prywatna — tylko do użytku wewnętrznego; nie pojawia się w Network. To najczęstszy wybór dla zamkniętych workspace firmowych.

Publiczna lub prywatna dotyczy widoczności zewnętrznej w Network, nie uprawnień wewnętrznych: w obu przypadkach dane są dostępne tylko zaproszonym użytkownikom.

Whitelabel i dedykowane domeny

Niektóre organizacje używają whitelabel: spersonalizowanej domeny, logo i komunikacji (np. CRM partnera z własną marką). Pozostajesz w zamkniętym workspace jak inne org, ale doświadczenie wizualne i niektóre funkcje mogą się różnić. Dostępy i izolacja danych działają tak samo.

Status dostępu

W selektorze organizacji ikona ostrzeżenia wskazuje dostęp zawieszony lub ograniczony (np. nieukończone zaproszenie, dezaktywowana organizacja, przekroczony limit). Wtedy organizacja może być wyszarzona: skontaktuj się z Owner lub administratorem organizacji, aby przywrócić dostęp.

Praktyczne przykłady

• Konsultant freelance — Owner własnej org; Guest lub User w org klientów, gdzie pracuje nad przypisanymi zadaniami. Rano zmienia org w selektorze.
• Grupa z dwoma spółkami — dwie oddzielne organizacje (Org Holding, Org Oddział). Ci sami managerowie z jednym kontem, oddzielne dane i rozliczenia.
• Zewnętrzny dostawca — zaproszony jako Guest do projektu: widzi tylko współdzielone zadania/projekty, nie pełny katalog ani ustawienia.
• HR i handlowy — ta sama org, różne role Member i User; zespół HR i zespół Sprzedaży z widocznością per dział.

Często zadawane pytania

P: Czy moje kontakty synchronizują się między wszystkimi organizacjami?

O: Nie. Każda organizacja ma własny katalog. To samo konto może mieć różne kontakty w różnych org.

P: Czy mogę mieć różne role w różnych organizacjach?

O: Tak. Rola jest powiązana z dostępem w każdej organizacji, nie z globalnym kontem.

P: Co się stanie, jeśli usuną mnie z organizacji?

O: Tracisz dostęp do tego workspace i jego danych. Twoje konto i inne organizacje pozostają aktywne.

P: Czy muszę płacić Premium za każdą organizację?

O: Tak, plan Premium obowiązuje per organizacja. Różne org mogą mieć różne plany (Free, Small, Medium, Large…).

P: Gdzie dowiem się, co mogę robić z moją rolą?

O: W przewodniku Role i uprawnienia, z tabelą porównawczą i FAQ dla Guest, User, Member, Owner i Admin.