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Guide Commandes

L'espace Commandes formalise l'acceptation commerciale : même modèle que le devis (articles, modèles, PDF, e-mail) mais représente l'engagement de vente ou de livraison envers le client. Chaque commande a un code commande (ex. ORD-3-2026), un document téléchargeable ou envoyable, et peut se synchroniser avec un logiciel de facturation comme Fatture in Cloud pour le passage commande → facture électronique.

Accédez-y depuis le menu Ventes → Commandes ou depuis la page Commandes. Fonctionnalité disponible avec le plan Large et l'application Ventes active. Nécessite des taux de taxe configurés dans l'organisation (Paramètres → Ventes → Taxes).

Rôle dans le CRM et les processus

Une commande dans Mokapen :

• Confirmation économique — lignes articles (produits, services, génériques) avec TVA, remises et totaux ; base pour production, expédition ou facturation.
• Document — modèle commande, aperçu, téléchargement PDF/DOCX, envoi e-mail avec pièce jointe.
• Traçabilité — code commande, statut pipeline commande, liens vers devis source, opportunité, contact, entreprise.
• Intégration fiscale — sync vers logiciel de gestion (Fatture in Cloud : commandes avec articles vers facturation).

Flux : Opportunité gagnée ou Devis accepté → Commande → sync facturation → Projet / tâches de livraison.

Cas d'usage

• Contrat B2B signé — commande avec lignes service récurrent + conditions de paiement dans le document.
• E-commerce / vente directe — commande depuis devis accepté ou opportunité gagnée avec articles catalogue.
• Administration — export/sync commande vers Fatture in Cloud ; comptabilité émet la facture sans resaisir les lignes.
• Operations — commande liée au projet et aux tâches d'exécution ; connexions aux tickets SAV.

Page liste et Kanban

Les commandes se gèrent en Kanban par statut de pipeline (configurable) et en vue Liste tabulaire. Barre supérieure :

• Pipeline / Statut : filtre par phase de la commande.
• Filtres (plan Large) : client, montant, dates, responsable, étiquettes.
• + Commande : ouvre l'éditeur complet (page nouvelle commande).
• Actions : archive commandes, corbeille, export, modification colonnes (vue Liste).

Avec sélection multiple en Liste : Modifier, Cloner, Archiver, Supprimer.

Panneau commande

Ouvrez une commande depuis le Kanban ou la Liste : le panneau latéral s'ouvre avec tous les blocs du document. Avec le plan Small, vous pouvez passer à la page entière (icône agrandir) pour travailler sur des commandes longues ou avec de nombreuses lignes.

En-tête :

• Code commande (ex. #ORD-3-2026) — clic pour modification manuelle si autorisé.
• Titre — nom descriptif (ex. « Commande maintenance 2026 — Client X »).
• Badge Archivé si applicable ; bannière corbeille avec Restaurer / Supprimer définitivement.

Barre actions document (en haut à droite) :

• Aperçu — rendu du document tel que le client le verra.
• Télécharger — menu : PDF ou Word (docx) ; le fichier utilise l'expéditeur et le code commande dans le nom lorsqu'ils sont présents.
• Envoyer e-mail — modale avec destinataire, objet, corps ; pièce jointe PDF générée depuis la commande courante.

Barre icônes comme les autres entités : Statut pipeline, Confidentialité, Étiquettes, Couleur, Pièces jointes, Notes, Copier lien, Options (Cloner, Archiver, Supprimer), + Créer et connecter.

Blocs principaux : Expéditeur/Destinataire, Design (modèle), Articles, Conditions économiques, champs données commande (dates, références, notes).

Code commande

Le code commande identifie de manière unique la commande dans l'organisation et apparaît dans l'en-tête (ex. #ORD-3-2026), dans les listes, connexions et noms de fichiers PDF.

Génération automatique : à la création ou à l'enregistrement, si le code est vide, Mokapen attribue le numéro annuel au format ORD-NUMERO-ANNEE (ex. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). Le compteur repart à chaque année civile ; les codes personnalisés hors format standard n'altèrent pas la numérotation.

Modification manuelle : clic sur le code dans l'en-tête → champ éditable → enregistrer le panneau. Utile pour s'aligner sur une numérotation ERP ou gestion externe ; évitez les doublons dans la même org.

Date document : si vous définissez une date commande différente de l'année en cours, le système peut régénérer le code cohérent avec cette année à l'enregistrement.

Dans les PDF/e-mails le nom de fichier peut être Expéditeur - code commande.pdf.

Articles (lignes commande)

Le bloc Articles est le cœur économique de la commande. Chaque ligne a quantité, prix unitaire, TVA, remises et total ligne.

Ajouter un article — bouton + Article :

1. Choisissez le type : Service, Produit, Article générique, Article générique (%).
2. Pour service/produit : sélectionnez une entrée du catalogue — prix, TVA et description sont proposés depuis l'enregistrement lié.
3. Renseignez quantité, prix, éventuelle remise ligne ; confirmez.

Prix TTC/HT, remise manuelle document et remise client depuis l'annuaire : même logique que le devis.

En créant une commande depuis un devis accepté ou une opportunité gagnée, Mokapen peut préremplir les lignes — vérifiez et adaptez avant envoi au client ou sync fiscale.

Modèle commande

Bloc Design : modèles système (mise en page commande) ou modèles personnalisés org (menu Modèles → type Commande). Ils définissent la mise en page tableau articles, blocs expéditeur/destinataire, conditions, signature. Modèle par défaut org proposé sur les nouvelles commandes.

Conditions économiques : texte libre (paiement, délais livraison, garanties) — héritées du modèle si vides à la création.

Aperçu, téléchargement et envoi

Avant d'envoyer au client, utilisez toujours Aperçu : Mokapen compose le document depuis modèle + données enregistrées.

Télécharger — PDF ou DOCX depuis le menu Télécharger.

Envoyer e-mail — modale avec pièce jointe PDF commande ; nécessite e-mail client et intégration messagerie org.

Enregistrez avant de générer le document si vous avez modifié articles ou textes.

Synchronisation et facturation électronique

Onglet Synchronisation sur la commande + configuration Intégrations → Fatture in Cloud.

Avec intégration active :

• Export/sync commandes avec articles vers Fatture in Cloud (direction sortante ou bidirectionnelle).
• Alignement annuaires et catalogue évite la resaisie en phase facture.
• Mapping TVA et filtres sync configurables par org.
• Statut par enregistrement : synchronisé, en attente, erreur — consultable sur l'onglet.

Mokapen gère le CRM et le document commande ; la facture électronique et l'obligation fiscale restent sur le logiciel de gestion connecté, avec données alignées via sync.

Sections liées

• Connexions — devis source, opportunité, projet, ticket.
• Pièces jointes — bons de livraison, contrats signés.
• Mises à jour — historique modifications, envois, sync.
• Étiquettes — classification et filtres.

Créer une commande

1. Allez à Ventes → Commandes → + Commande (ou depuis opportunité gagnée / devis accepté avec lignes préremplies).
2. Renseignez titre, client (contact/entreprise), pipeline/statut initial, dates.
3. Section Design : choisissez le modèle.
4. Ajoutez des articles depuis le catalogue ou génériques.
5. Complétez conditions économiques et expéditeur/destinataire si nécessaire.
6. Enregistrez : le code commande est attribué s'il est absent.
7. Aperçu → Envoyer e-mail, Télécharger PDF ou sync vers logiciel fiscal.

Modifier une commande

Modification unique (panneau)

1. Ouvrez le panneau commande (clic depuis Kanban ou Liste).
2. Modifiez en ligne titre, code commande, champs données, lignes articles et textes conditions économiques (icône crayon où prévu).
3. Mettez à jour statut pipeline, étiquettes, confidentialité et pièces jointes depuis la barre actions.
4. Enregistrez : automatique champ par champ dans le panneau latéral ; aperçu et téléchargement nécessitent enregistrement si vous avez changé articles, modèle ou textes. Après sync vers Fatture in Cloud, les modifications dans Mokapen peuvent nécessiter une nouvelle synchronisation.

Avancer depuis le Kanban

Glissez la carte entre les colonnes Kanban : le statut pipeline se met à jour automatiquement.

Modification groupée (vue Liste, plan Large)

1. Passez à la vue Liste sur la page Commandes.
2. Sélectionnez les commandes avec cases à cocher.
3. Cliquez Modifier dans la barre actions : responsable, statut, étiquettes, champs personnalisés autorisés en masse.
4. Confirmez pour appliquer à toutes les sélectionnées.

Barre actions groupées également disponible : Cloner, Archiver, Supprimer.

Supprimer une commande

Supprimez les commandes créées par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si la commande a un historique utile (exécutée, facturée, connexions avec client ou projet) et que vous ne voulez pas perdre la trace. Évaluez l'impact sur sync et facturation déjà lancée avant suppression définitive.

Suppression unique

1. Ouvrez le panneau → Options (trois points) → Supprimer (entrée rouge).
2. Confirmez dans la modale.

Avec le plan Large, la commande va dans la corbeille (page Commandes → Actions → Corbeille commandes). De là vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez une commande déjà dans la corbeille, une bannière Restaurer / Supprimer définitivement apparaît.

Sur le plan Free (sans plan Large) la suppression est en général définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression multiple

1. Vue Liste → sélectionnez → Supprimer (bouton rouge) → confirmez.

Archiver une commande

L'archive masque les commandes exécutées, clôturées ou historiques du Kanban et des vues opérationnelles, sans les supprimer : connexions, montants et onglet Mises à jour restent consultables sur le contact et l'entreprise. Utile pour une pipeline propre tout en conservant l'historique commercial et l'audit sync/facturation.

Archiver une commande unique

1. Ouvrez le panneau → Options → Archiver (plan Medium) → confirmez.

Archiver plusieurs commandes / consulter l'archive

• Multiple : vue Liste → sélectionnez → Archiver dans la barre actions.
• Consulter : Commandes → Actions → Archive commandes.
• Restaurer : depuis l'archive ou Options → Restaurer sur le panneau.

Les commandes archivées n'apparaissent pas dans le Kanban opérationnel mais restent accessibles depuis l'archive, les connexions et les rapports historiques.

Cloner une commande

Dupliquez une commande type (mêmes articles, pièces jointes et conditions) pour commandes récurrentes, variantes ou renouvellements contractuels.

Clonage unique

1. Panneau → Options → Cloner.
2. Modale : sélectionnez articles, pièces jointes, connexions, commentaires à copier.
3. Confirmez ; mettez à jour titre, dates et code commande sur le nouvel enregistrement.

Clonage multiple

1. Liste → sélectionnez → Cloner → options → confirmez.

Depuis devis ou opportunité gagnée

Depuis devis accepté : action prépare/crée commande — copie articles et données client. Depuis opportunité gagnée : modale nouvelle commande depuis l'opportunité — lien automatique dans Connexions. Conservez la trace du devis ou de l'opportunité pour reporting et audit.

Vues

• Kanban — statuts commande ; glisser-déposer.
• Liste — colonnes configurables, tri, export, actions groupées.

Paramètres Commandes

Depuis Paramètres → Ventes → Commandes (admin) : pipeline et statuts, champs personnalisés, mise en page panneau, colonnes liste, remises. Depuis Modèles org : modèles document commande. Depuis Taxes org : taux TVA utilisés sur les articles.

Rapports Commandes

Section Rapports Commandes (plan Large) : volumes, statuts, marges, articles, clients — uniquement les données autorisées par votre rôle. Utilisez avec les rapports Devis et Opportunités pour une vue ventes de bout en bout.