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Guide des Devis

L'espace Devis est l'outil commercial pour formaliser une offre au client : liste d'articles (produits, services ou lignes libres), montants, TVA, conditions économiques et document prêt pour aperçu, téléchargement (PDF/Word) ou envoi par email. Il relie vente et administration : depuis une offre (deal) ou un contact/société, vous générez un devis numéroté (code devis, ex. 3-2026) traçable dans le CRM et, si besoin, le transformez en commande.

Accédez-y via le menu Ventes → Devis ou la page Devis. Fonctionnalité disponible avec le plan Large et l'application Ventes active. Nécessite des taux de taxe configurés dans l'organisation (Paramètres → Ventes → Taxes).

Rôle dans le CRM et les processus

Un devis dans Mokapen centralise :

• Offre économique : lignes du catalogue Produits / Services ou articles génériques ; remises ligne, remise client, remise manuelle document ; totaux nets/bruts.
• Document commercial : mise en page depuis modèle, émetteur/destinataire, conditions économiques (texte libre), signature ; sortie PDF ou DOCX.
• Identification : code devis progressif annuel (ex. 3-2026) visible dans l'en-tête et les PDF.
• Relations : lien vers contact, société, offre ; onglets Connexions et Synchronisation avec ERP/facturation (ex. Fatture in Cloud).

Flux typique : Offre → Devis → envoi au client → acceptation → Commande → facturation externe.

Cas d'usage

• Conseil : lignes service à l'heure/journée, conditions de paiement dans le bloc conditions économiques, PDF brandé avec modèle org.
• Revente produits : articles catalogue avec prix et TVA ; remise client automatique si configurée sur la société.
• Proposition mixte : mix produits + services + ligne remise en pourcentage (article générique (%)).
• Intégration fiscale : sync vers Fatture in Cloud pour aligner clients, catalogue et commandes vers facture électronique.

Page liste et Kanban

Les devis sont gérés en Kanban par phase de pipeline (Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé… — configurable) et en Liste tabulaire. Barre supérieure :

• Pipeline / Statut : filtre par phase commerciale du devis.
• Filtres (Premium) : client, montant, dates, responsable, étiquettes.
• + Devis : ouvre l'éditeur complet (page nouveau devis).
• Actions : archive devis, corbeille, export, modifier colonnes (vue Liste).

Avec sélection multiple en Liste : Modifier, Cloner, Archiver, Supprimer.

Panneau du devis

Ouvrez un devis depuis le Kanban ou la Liste : le panneau latéral (modale colonne) s'ouvre avec tous les blocs de l'offre. Avec Premium vous pouvez passer à la page complète (icône développer) pour travailler sur de longs documents.

En-tête :

• Code devis (ex. #3-2026) — clic pour modification manuelle si autorisé.
• Titre — nom descriptif (ex. « Proposition maintenance 2026 — Client X »).
• Badge Archivé si applicable ; bannière corbeille avec Restaurer / Supprimer définitivement.

Barre d'actions document (en haut à droite) :

• Aperçu — rendu du document tel que le client le verra.
• Téléchargement — menu : PDF ou Word (docx) ; le fichier utilise émetteur et code devis dans le nom lorsqu'ils sont présents.
• Envoyer email — modale avec destinataire, objet, corps ; PDF généré depuis le devis courant en pièce jointe.

Barre d'icônes comme les autres entités : Statut pipeline, Confidentialité, Étiquettes, Couleur, Pièces jointes, Notes, Copier lien, Options (Cloner, Archiver, Supprimer), + Créer et connecter.

Code devis

Le code devis identifie uniquement le devis dans l'organisation et apparaît dans l'en-tête (ex. #3-2026), les listes, les connexions et le nom du fichier PDF.

Génération automatique : à la création ou à la sauvegarde, si le code est vide, Mokapen attribue le numéro progressif annuel au format NUMÉRO-ANNÉE (ex. 1-2026, 2-2026…). Le compteur repart chaque année civile et ne considère que les codes au format standard (codes personnalisés avec suffixes supplémentaires n'altèrent pas la numérotation).

Modification manuelle : clic sur le code dans l'en-tête → champ éditable → sauvegarder le panneau. Utile pour s'aligner sur une numérotation legacy ou un ERP externe ; éviter les doublons dans la même org.

Date document : si vous définissez une date devis différente de l'année courante, le système peut régénérer le code cohérent avec cette année à la sauvegarde.

Articles (lignes devis)

Le bloc Articles est le cœur économique du devis. Chaque ligne a quantité, prix unitaire, TVA, remises et total ligne.

Ajouter un article — bouton + Article :

1. Choisissez le type : Service (catalogue services), Produit (catalogue produits), Article générique (texte et prix libres), Article générique (%) (remise ou majoration en pourcentage sur le document).
2. Pour service/produit : sélectionnez une entrée du catalogue — prix, TVA et description sont proposés depuis l'enregistrement lié (modifiables sur la ligne).
3. Remplissez quantité, prix, remise ligne optionnelle ; confirmez.

Prix bruts/nets : interrupteur « Utiliser prix bruts » — calcul TVA cohérent sur chaque ligne et totaux document.

Remise manuelle document : pourcentage supplémentaire sur l'ensemble du devis (en plus de la remise client et des remises ligne).

Remise client : si la société/contact a une remise par défaut dans l'annuaire, elle s'applique automatiquement sur les lignes.

Modifiez ou supprimez les lignes depuis la carte article ; réordonnez si le layout le permet. Totaux mis à jour en temps réel au bas du bloc.

Modèles et mise en page document

L'apparence du PDF/Word est définie par le modèle choisi dans le bloc Design.

• Modèles système (Standard 1, Standard 2…) : mises en page Mokapen par défaut avec blocs émetteur/destinataire, tableau articles, conditions économiques, signature.
• Modèles personnalisés org : créés dans Modèles (menu org) — type Devis ; apparaissent dans le menu déroulant avec préfixe custom (c123).
• Modèle par défaut org : dans la liste modèles vous pouvez marquer un modèle comme défaut — il est proposé sur les nouveaux devis.

Chaque mise en page définit les blocs à afficher (colonnes tableau, thème tableau, position logo, signature). En changeant de modèle et en sauvegardant, aperçu et téléchargement utilisent le nouveau design.

Blocs liés au modèle dans le devis :

• Émetteur / Destinataire — données org et client (contact/société liés ; champs fiscaux si remplis).
• Conditions économiques — éditeur rich text (CKEditor) pour paiement, validité offre, clauses ; héritées du modèle par défaut si vides à la création.
• Tableau articles — généré depuis les lignes du bloc Articles.

Aperçu, téléchargement et envoi

Avant d'envoyer au client, utilisez toujours Aperçu : Mokapen compose HTML/PDF depuis modèle + données formulaire courantes (incluant textes CKEditor synchronisés).

Téléchargement :

• PDF — document imprimable ; nom de fichier typique : Émetteur - code devis.pdf.
• Word (docx) — pour révisions hors ligne ou envoi via d'autres canaux.

Envoyer email : ouvre modale avec destinataire (email contact/société), objet et corps ; PDF généré en pièce jointe. L'envoi passe par l'intégration email configurée (SMTP/IMAP org). Après envoi, suivi dans l'onglet Mises à jour si enregistré.

Sauvegardez le devis avant aperçu/téléchargement si vous avez modifié articles ou textes — le document reflète l'état sauvegardé + champs formulaire ouverts.

Synchronisation et logiciel de facturation

Dans l'onglet Synchronisation du panneau devis (et dans les Intégrations org) vous gérez le lien avec les ERP externes — principalement Fatture in Cloud.

Ce que permet l'intégration (quand active et configurée) :

• Alignement sociétés/clients, produits, services entre Mokapen et Fatture in Cloud (direction configurable : vers FIC, vers Mokapen, bidirectionnelle).
• Sync commandes avec articles vers le flux fiscal (devis → commande → facture électronique côté FIC).
• Mapping taux TVA, filtres sur les annuaires à synchroniser, anti-doublons n° TVA.
• Statut sync par enregistrement : dernière opération réussie, erreurs, déconnexion.

Configuration : Intégrations → Fatture in Cloud — autoriser compte, choisir direction sync, activer entités (sociétés, produits/services, commandes), mapper taux. Sur devis/commande individuel l'onglet Synchronisation indique si l'enregistrement est aligné ou en erreur.

Mokapen ne remplace pas l'ERP fiscal : il centralise CRM, offre et transfert de données ; la facture électronique reste sur le logiciel connecté sauf intégration différente.

Sections liées (communes)

• Connexions — offres, commandes, tâches, tickets liés au devis.
• Pièces jointes — cahiers des charges, spécifications techniques attachées à l'enregistrement.
• Mises à jour — historique modifications, envois, commentaires.
• Étiquettes — classification et filtres.

Créer un devis

1. Allez à Ventes → Devis → + Devis (ou depuis offre/contact avec « Créer et connecter »).
2. Remplissez titre, client (contact/société), pipeline/statut initial, dates de validité.
3. Section Design : choisissez le modèle.
4. Ajoutez des articles depuis catalogue ou génériques.
5. Complétez conditions économiques et émetteur/destinataire si nécessaire.
6. Sauvegardez : le code devis est attribué s'il est absent.
7. Aperçu → Envoyer email ou Télécharger PDF au client.

Modifier un devis

Modification unique (panneau)

1. Ouvrez le panneau du devis (clic depuis Kanban ou Liste).
2. Modifiez inline titre, code devis, champs données, lignes articles et textes conditions économiques (icône crayon où disponible).
3. Mettez à jour statut pipeline, étiquettes, confidentialité et pièces jointes depuis la barre d'actions.
4. Sauvegardez : automatique champ par champ dans le panneau latéral ; aperçu et téléchargement nécessitent sauvegarde si vous avez changé articles, modèle ou textes CKEditor.

Avancer depuis le Kanban

Glissez la carte entre colonnes Kanban : le statut pipeline se met à jour automatiquement. Utile en réunions commerciales et revues d'offres.

Modification en masse (vue Liste, Premium)

1. Passez à la vue Liste sur la page Devis.
2. Sélectionnez les devis avec les cases à cocher.
3. Clic Modifier dans la barre d'actions : responsable, statut, étiquettes, champs personnalisés autorisés en masse.
4. Confirmez pour appliquer à toutes les sélectionnées.

Barre d'actions groupées également disponible : Cloner, Archiver, Supprimer.

Supprimer un devis

Supprimez les devis créés par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si l'offre a un historique utile (envoyée, acceptée, connexions avec client ou offre) et vous ne voulez pas perdre la trace sur contact ou société.

Suppression unique

1. Ouvrez le panneau → Options (trois points) → Supprimer (élément rouge).
2. Confirmez dans la modale.

Avec Advanced Premium le devis va dans la corbeille (page Devis → Actions → Corbeille devis). De là vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez un devis déjà en corbeille, une bannière Restaurer / Supprimer définitivement apparaît.

Sur le plan Free (sans Advanced Premium) la suppression est en général définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression multiple

1. Vue Liste → sélectionnez → Supprimer (bouton rouge) → confirmez.

Archiver un devis

L'archive masque les devis conclus (acceptés, refusés, expirés ou plus actifs) du Kanban et des vues opérationnelles, sans les supprimer : connexions, montants et onglet Mises à jour restent consultables sur contact et société. Utile pour une pipeline propre tout en gardant l'historique commercial.

Archiver un seul devis

1. Ouvrez le panneau → Options → Archiver (plan Medium) → confirmez.

Archiver plusieurs devis / consulter l'archive

• Multiple : vue Liste → sélectionnez → Archiver dans la barre d'actions.
• Consulter : Devis → Actions → Archive devis.
• Restaurer : depuis l'archive ou Options → Restaurer sur le panneau.

Les devis archivés n'apparaissent pas dans le Kanban opérationnel mais restent accessibles depuis archive, connexions et rapports historiques.

Cloner un devis

Dupliquez une offre type (mêmes articles, pièces jointes et conditions) pour variantes, renouvellements ou nouvelles négociations avec le même client.

Clonage unique

1. Panneau → Options → Cloner.
2. Modale : sélectionnez articles, pièces jointes, connexions, commentaires à copier.
3. Confirmez ; mettez à jour titre, dates et code devis sur le nouvel enregistrement.

Clonage multiple

1. Liste → sélectionnez → Cloner → options → confirmez.

Du devis à la commande

Quand le client accepte, créez une commande liée : depuis offre gagnée, depuis devis (action « Créer commande » / préparation commande depuis devis) ou manuellement en liant le même client et articles. La commande reçoit son propre code commande (voir guide Commandes). Gardez le devis dans les connexions pour l'historique commercial.

Vues

• Kanban — par phase pipeline ; glisser-déposer.
• Liste — colonnes configurables, tri, export, actions groupées.

Paramètres Devis

Depuis Paramètres → Ventes → Devis (admin) : pipeline et statuts, champs personnalisés, mise en page panneau, colonnes liste, remises. Depuis Modèles org : modèles document personnalisés. Depuis Taxes org : taux TVA utilisés sur les articles.

Rapports Devis

Section Rapports Devis (Premium) : tableau de bord par statut, pipeline, montants, marges, articles les plus cités, clients. Respecte les permissions org — vous ne voyez que les enregistrements autorisés. Pour l'opération quotidienne utilisez Kanban/Liste ; pour l'analyse périodique utilisez rapports et export.