Lernen sie mokapen

Produkte-Leitfaden

Der Bereich Produkte ist der Artikelkatalog von Mokapen: alles, was Sie als physisches oder digitales Gut mit Code, Preis, Bild und Beschreibung verkaufen. Jedes Produkt speist Angebote, Aufträge, Buchungen, E-Commerce und Verbindungen zu Opportunities, Kontakten und Projekten. Es ist keine einfache Preisliste: es ist das technische und kommerzielle Datenblatt, das das Team teilt.

Erreichbar über das Menü Vertrieb → Produkte oder über die Produkteseite. Der Katalog wird hauptsächlich als Tabellenliste verwaltet, mit Filtern, Gruppen und Mehrfachaktionen. Für Verbrauchs- oder zeitbasierte Dienstleistungen siehe den Dienstleistungen-Leitfaden.

Rolle im CRM und in Prozessen

Der Produktkatalog bündelt:

• Kommerzielle Identität: Name, Bild, Code, Barcode, Kategorie, Typ, Gruppen.
• Preis und Steuern: Listenpreis, MwSt., optional dedizierter E-Commerce-Preis.
• Logistik: Lagerverwaltung (Menge, Schwellen, Bewegungen), wenn am einzelnen Produkt aktiviert.
• Verknüpfungen: Verbindungen zu Opportunities, Aufträgen, Kontakten, Aufgaben; Tabs Buchung, E-Commerce, Portal, Produktion wo zutreffend.

Praktische Regel: Ein verkaufbares Produkt verdient einen eindeutigen Code, aktuellen Preis und Status Aktiv. Inaktive Produkte bleiben im historischen Archiv, erscheinen aber nicht in operativen Auswahlen (Angebote, Aufträge, Buchungen).

Anwendungsfälle

• Handel / Retail: SKU-Katalog mit Lager und Bewegungen; Verknüpfung zu Aufträgen und Lieferanten.
• Software / Lizenzen: digitales Produkt ohne Lager; Preis und Beschreibung für wiederkehrende Angebote.
• E-Commerce: E-Commerce-Tab mit Gewicht, Versand, Shop-Kategorien und Online-Sichtbarkeit.
• Buchungen: buchbares Produkt (z. B. Gerätevermietung) mit Slots und Regeln im Tab Buchung.
• Produktion: Produktion-Tab verknüpft mit Herstellern und produzierten Mengen (Produktionsmodul aktiv).

Produktlistenseite

Die Hauptseite zeigt eine Tabelle mit konfigurierbaren Spalten (Name, Status, Preis, Kategorie, Labels…). Obere Leiste:

• Filter (plan Large): einschränken nach Kategorie, Typ, Labels, Verantwortlichem, benutzerdefinierten Feldern.
• Gruppen: nach Kataloggruppe filtern (Produktfamilien).
• Aktionen: Produkte exportieren, Archiv öffnen, Papierkorb, Listenspalten bearbeiten.
• + Produkt: neuen Artikel im Katalog anlegen.

Bei Auswahl von Zeilen per Checkbox erscheint die Aktionsleiste: Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen. Klick auf den Namen öffnet das Seitenpanel; mit plan Small können Sie es als Vollseite öffnen.

Produktpanel

Klick auf den Namen in der Liste öffnet das Seitenpanel. Dort verwalten Sie Identität, Preis, Lager und Verknüpfungen des Produkts. Mit plan Small können Sie dasselbe Panel als Vollseite öffnen (Erweiterungspfeile → page product): identisches Layout, mehr Platz für Beschreibungen, Tabs Lager/E-Commerce und fester Speichern-Button oben — ideal für Katalogüberprüfungen mit vielen Feldern oder Bildern.

Haupttabs bleiben in der Leiste; Lager, Produktion, Portal, Synchronisation und Updates erscheinen im Dropdown-Menü (Pfeil), wenn vom Plan und den Produkteinstellungen vorgesehen.

Panel-Kopfzeile

• Titel: inline bearbeitbar.
• Badge Archiviert falls zutreffend.
• Speichern (nur page product, plan Small): speichert alle Änderungen zusammen.
• Papierkorb-Banner mit Wiederherstellen / Endgültig löschen, wenn das Produkt gelöscht ist (plan Medium).

Panel-Aktionsleiste

Unter der Kopfzeile, Schnellaktionen ohne Tab-Wechsel:

• Status: Aktiv oder Inaktiv — auswählbar in Vertrieb, Aufträgen und Buchungen.
• Datenschutz, Labels (Labels-Leitfaden), Farbe, Anhänge (Anhänge-Leitfaden), Haftnotizen (plan Small).
• Link kopieren, Vollseite (plan Small → page product).
• Optionen (drei Punkte) und + Erstellen und verbinden: siehe unten.

Optionen-Menü (drei Punkte)

Produktpanel → drei Punkte oben rechts:

• Klonen: Artikel duplizieren; Anhänge, Verbindungen, Kommentare zum Kopieren wählen — nützlich für ähnliche SKUs oder Farbvarianten.
• Archivieren / Wiederherstellen (plan Medium).
• Panel bearbeiten (berechtigte Mitglieder): Produktfeld-Layout.
• Löschen / Wiederherstellen (roter Eintrag).

Panel-Tabs

Tab-Übersicht in Produktpanel-Tabs; gemeinsame Funktionen in Verknüpfte Bereiche.

Verknüpfte Bereiche (mehreren Entitäten gemeinsam)

• Verbindungen — Opportunities, Aufträge, Kontakte, andere Produkte.
• Updates — Historie von Preis-/Bestandsänderungen, Kommentare, Sync, erstellte Verbindungen.
• Labels und Anhänge.

Produktpanel-Tabs

Tab Daten

Herz des Katalogs — Hauptfelder (Inline-Bearbeitung mit Stiftsymbol wo verfügbar):

• Bild: Produktfoto oder Logo.
• Preis und MwSt.-Satz.
• Produktcode und Barcode: eindeutige Identifikation in Lager und Aufträgen.
• Gruppen, Typ, Kategorie: Katalogorganisation und Filter.
• Lagerverwaltung (Schalter im Tab Daten): wenn aktiv, aktiviert Menge, Schwellenwert und Tab Lager mit Bewegungshistorie.
• Kurzbeschreibung und vollständige Beschreibung (formatierter Text).
• Verknüpfter Lieferant (Kontakt oder Unternehmen).
• Verantwortlicher und Mitarbeiter: Sichtbarkeit und Benachrichtigungen zum Produkt.
• Anhänge und Kommentare am Ende des Tabs.

Tab Verbindungen

Verknüpft das Produkt mit anderen CRM-Entitäten (Opportunities, Aufträge, Kontakte, Aufgaben, andere Produkte…). Vom verknüpften Panel sehen Sie das Produkt im Kontext des Deals oder Auftrags. Siehe den Verbindungen-Leitfaden.

Tab Buchung

Macht das Produkt über das Buchungsmodul buchbar: Schalter aktivieren, Slot-Typ definieren (einzelnes Datum/Uhrzeit oder Intervall), Dauer, Regeln und Verfügbarkeit. Nützlich für Vermietungen, gemeinsame Ressourcen oder Dienstleistungen an physischen Gütern.

Tab E-Commerce

Konfiguriert den Online-Verkauf des Produkts: E-Commerce aktivieren, Shop-Kategorie, dedizierter Preis, Gewicht und Versandeinheit, Sichtbarkeit nach Land. Erfordert Vertriebsmodul und aktive E-Commerce-Integration in der Organisation.

Tab Lager

Nur sichtbar, wenn Sie Lagerverwaltung im Tab Daten aktiviert haben. Zeigt die Bewegungshistorie (Zugänge, Abgänge, Korrekturen) chronologisch — wesentlich für Audit und Bestandsabgleich.

Tab Produktion

Wenn das Modul Produktion aktiv ist, verknüpft das Produkt mit Herstellern und erfasst produzierte Mengen nach Datum. Schalter im Tab aktivieren und Hersteller, Aktionen und Menge ausfüllen.

Tab Portal

Legt fest, ob das Produkt auf den in der Organisation konfigurierten Kundenportalen sichtbar ist: pro Portal aktivieren oder deaktivieren Sie die Veröffentlichung per Schalter.

Tab Synchronisation

Integrationsstatus mit Shop, ERP oder anderen Kanälen: Abgleich von Preis, SKU und Bestand zwischen Mokapen und externen Systemen prüfen.

Tab Updates

Produkthistorie: wer Preis, Code, Lagermenge oder Status Aktiv/Inaktiv geändert hat; Teamkommentare; als Verbindungen oder E-Mails erfasste Bewegungen. Filtern über das obere Menü (nur Änderungen, nur Kommentare…). Vollständiger Leitfaden: Updates.

Produkt anlegen

1. Öffnen Sie die Produkteseite.
2. Klicken Sie + Produkt.
3. Geben Sie den Namen ein (Pflichtfeld).
4. Tab Daten: Preis, Code, Kategorie, Bild, Lager falls nötig.
5. Optional: Tabs Verbindungen, Buchung, E-Commerce für erweiterte Konfiguration.
6. Speichern. Setzen Sie Aktiv, wenn das Produkt verkaufsbereit ist.

Sie können Produkte per Massenimport aus Listenaktionen importieren (Organisationsinhaber) oder aus Verbindungen auf Aufträgen und Opportunities anlegen.

Produkt bearbeiten

Einzelbearbeitung

1. Öffnen Sie das Produktpanel (Klick auf den Namen in der Liste).
2. Inline bearbeiten im Tab Daten oder anderen Tabs (Stiftsymbol auf Feldern): Preis, Code, Beschreibung, Bestand, E-Commerce-Regeln.
3. Aktualisieren Sie Status Aktiv/Inaktiv, Labels, Datenschutz und Anhänge über die Aktionsleiste.
4. Speichern: automatisch Feld für Feld im Seitenpanel oder Speichern-Button in page product.

Massenbearbeitung (Liste, plan Small)

1. Öffnen Sie die Produkteseite.
2. Wählen Sie Produkte mit den Checkboxen links aus.
3. Klicken Sie Bearbeiten in der Aktionsleiste über der Tabelle.
4. Im Modal Felder zum Aktualisieren hinzufügen (Kategorie, Typ, Verantwortlicher, Preis, MwSt., erlaubte benutzerdefinierte Felder…) und Werte setzen.
5. Bestätigen: Werte gelten für alle ausgewählten Produkte.

Ideal für Preislistenüberprüfungen (z. B. MwSt.- oder Preisaktualisierung nach Kategorie), ohne jedes Panel einzeln zu öffnen.

Produkt löschen

Löschen Sie fälschlich angelegte Produkte oder Testduplikate. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn das Produkt Auftragshistorie, Lagerbewegungen oder Verbindungen hat und Sie deren Spur im CRM nicht verlieren möchten.

Einzellöschung

1. Öffnen Sie das Produktpanel.
2. Menü Optionen (drei Punkte) → Löschen (roter Eintrag).
3. Im Modal bestätigen.

Mit plan Large landet das Produkt im Papierkorb (Produkteseite → Aktionen → Produkt-Papierkorb). Von dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Wenn Sie ein bereits im Papierkorb befindliches Produkt öffnen, erscheint ein Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Plan Free (ohne plan Large) ist die Löschung in der Regel endgültig unmittelbar nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Mehrfachlöschung

1. Auf der Produkteseite Produkte per Checkbox auswählen.
2. Löschen klicken (roter Button über der Tabelle).
3. Bestätigen.

Produkt archivieren

Das Archiv blendet nicht mehr im Katalog befindliche Produkte (eingestellt, außerhalb der Saison, durch neue SKU ersetzt) aus operativen Auswahlen in Angeboten, Aufträgen und E-Commerce aus, ohne sie zu löschen: Verbindungen, vergangene Aufträge und Tab Updates bleiben einsehbar. Nützlich, um den sichtbaren Katalog zu bereinigen, ohne kommerzielle Historie und Lagerbewegungen zu verlieren.

Einzelnes Produkt archivieren

1. Panel öffnen → Optionen → Archivieren (plan Medium).
2. Im Modal bestätigen. Badge Archiviert erscheint in der Kopfzeile.

Mehrere Produkte archivieren / Archiv ansehen

• Mehrfach: Produkteseite → per Checkbox auswählen → Archivieren in der Aktionsleiste.
• Ansehen: Produkteseite → Aktionen → Produktarchiv.
• Wiederherstellen: aus dem Archiv auswählen und Wiederherstellen klicken, oder Optionen → Aus Archiv wiederherstellen im Einzelpanel.

Archivierte Produkte erscheinen nicht in aktiven Verkaufsauswahlen, bleiben aber über Archiv, Verbindungen und historische Berichte erreichbar.

Produkt klonen

Erstellen Sie schnell SKU-Varianten (Größe, Farbe, Bundle) oder duplizieren Sie einen Pilotartikel für neue Märkte unter Beibehaltung von Beschreibung, Anhängen und E-Commerce-Regeln.

Einzelklon

1. Panel → Optionen → Klonen.
2. Modal: neuer Titel, Checkboxen Anhänge, Verbindungen, Kommentare, Updates.
3. Bestätigen; Produktcode, Preis und Barcode am Duplikat aktualisieren.

Mehrfachklon

1. Liste → auswählen → Klonen → Optionen → bestätigen.

Produkteinstellungen

Unter Produkteinstellungen (berechtigte Mitglieder):

• Felder: Standard- und benutzerdefinierte Felder (plan Medium) — z. B. «Nettogewicht», «Zertifizierung» — zur Erweiterung des Katalogpanels.
• Panel: Feldreihenfolge und -sichtbarkeit in Panel und Modal + Produkt; weniger Rauschen für Nutzer, die nur Basis-SKUs eingeben.
• Liste und Spalten: Standardlistenspalten (Preis, Kategorie, Bestand…); Konsistenz mit Export und Preislistenüberprüfungen.

Layout und Pflichtfelder vor CSV-Import oder Massenklonung konfigurieren. Aus der Liste: Aktionen → Spalten bearbeiten für schnelle Anpassungen.

Produktberichte

Der Bereich Produktberichte (plan Large) fasst Katalogprodukte zusammen, auf die Sie gemäß Rolle und Berechtigungen Zugriff haben: Sie sehen nur autorisierte Datensätze und Felder. Nutzen Sie ihn für Preislistenüberprüfungen, Analysen nach Kategorie/Verantwortlichem, Bestände und Export — zum Hinzufügen oder Korrigieren einzelner Einträge die Produktliste verwenden.

• Dashboard: Diagramme nach Kategorie, Status Aktiv/Inaktiv, Verantwortlichem, Labels, Lieferant, Lagerbewegungen.
• Berichtsliste: filterbare analytische Tabelle mit CSV/Excel-Export — Basis für Katalogaudit und kommerzielle Abstimmung.

Kombinieren Sie Berichte mit Listenfiltern und Tab Lager, um zu erkennen, welche SKUs noch verkauft vs. nur historisch sind.

Empfohlene Prozesse

• Katalog-Onboarding: Kategorien und Gruppen in Einstellungen definieren → Pilotprodukte anlegen → mit Test-Opportunities verknüpfen.
• Preisüberprüfung: nach Kategorie filtern → Massenbearbeitung Preis/MwSt. → Tab E-Commerce abgleichen.
• Lager: Verwaltung nur bei physischen SKUs aktivieren; Tab Lager wöchentlich überwachen.
• Jährliche Bereinigung: inaktive Produkte archivieren; Duplikate nach Verbindungsprüfung löschen.

Kombinieren Sie Produkte mit Opportunities, Angeboten/Aufträgen (wenn aktiv) und Verbindungen für einen kohärenten Vertriebsfluss.