Lernen sie mokapen

Unternehmen-Leitfaden

Der Bereich Unternehmen ist das Verzeichnis der Organisationen, mit denen Sie arbeiten: Geschäftskunden, Lieferanten, Partner, Unternehmensgruppen. Jedes Unternehmen bündelt Kontakte, steuerliche und kommerzielle Daten, Verbindungen zu Deals/Tickets/Projekten und Beziehungshistorie. Im B2B-CRM ist das Unternehmen oft die Verkaufs- und Abrechnungseinheit; Kontakte repräsentieren die operativen Personen.

Zugriff über die Unternehmensliste (Schaltfläche Unternehmen von der Kontaktseite oder dem Menü). Für verknüpfte Personen siehe den Kontakte-Leitfaden.

Rolle im CRM und Prozesse

Das Unternehmen in Mokapen zentralisiert:

• Rechtliche/kommerzielle Identität: Firmenname, Logo, USt-IdNr./Steuernummer, Branche, Größe.
• Beziehungen: Tab Kontakte mit den Personen der Organisation; Verbindungen zu Deals, Projekten, Tickets, Dokumenten.
• Operativ: Kunden-Onboarding-Checkliste, geteilte E-Mails, Abrechnung (Sales).
• Segmentierung: Labels (Enterprise, Partner…), Filter nach Branche/individuellem Umsatz, Unternehmensberichte.

Typischer Ablauf: Unternehmens-Lead → Qualifizierung → Deal am Unternehmen → Rollenkontakte (Entscheider, technischer Ansprechpartner) mit Deal und Unternehmen verknüpft → Delivery im Projekt mit Verbindungen zum Unternehmen.

Seite Unternehmensliste

Tabelle mit Logo, Titel, E-Mail, Telefon, Labels, Datenschutz. Obere Leiste analog zu Kontakten:

• Kontakte: zurück zur Personenliste.
• Filter (Small-Plan): Modal für erweiterte Filter.
• Aktionen: Import/Export Unternehmen, Duplikate, Spalten, Archiv, Papierkorb.
• + Unternehmen: schnelle Erstellung.

Bei Zeilenauswahl erscheinen Massenaktionen: Neue E-Mail (bei aktiver Integration), Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen, Export (Org-Owner). Klick auf den Titel öffnet die Seitenkarte oder mit Small-Plan die company page.

Unternehmenskarte

Kopfzeile: Logo (Upload oder Gebäude-Platzhalter), bearbeitbarer Firmenname, Archiviert-Badge falls zutreffend. Wenn das Unternehmen im Papierkorb ist, Banner mit Wiederherstellen und Endgültig löschen (Medium-Plan).

Aktionsleiste:

• Datenschutz, Labels, Farbe, Anhänge, Haftnotizen (Small-Plan).
• Link kopieren, Vollseite (Small-Plan).
• + Erstellen und verbinden: Aufgabe, Ticket, Deal, Kontakt… bereits mit dem Unternehmen verknüpft.

Optionsmenü (drei Punkte)

• Klonen: Unternehmen duplizieren; im Modal Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare zum Kopieren wählen.
• Archivieren / Wiederherstellen (Medium-Plan): aus operativen Ansichten ausblenden oder zurück in die Liste.
• Karte bearbeiten (Admin): Layout-Designer für Unternehmensfelder.
• Löschen / Wiederherstellen (roter Eintrag): Soft Delete in Org-Papierkorb, Wiederherstellung oder endgültige Löschung.

Die Struktur spiegelt Kontakte/Aufgaben: gleiche UX-Muster zur Reduzierung der Lernkurve.

Tab Daten — Unternehmensfelder

• Typ, Branche (industry), Größe (Mitarbeiterzahl/Bereich).
• Stakeholder — interne Mokapen-Verantwortliche für die Beziehung.
• Herkunft, Beschreibung, Sales-Felder.
• Website, E-Mail, Telefon, Adresse (Hauptsitz), Social.
• Steuerdaten (USt-IdNr., Steuernummer…) im Tab Abrechnung oder Corporate je nach Layout und aktiven Modulen.

Bei Erstellung/Bearbeitung kann das System bei Eingabe von USt-IdNr. oder WebsiteErstellung aus Verzeichnis vorschlagen oder Duplikate erkennen (gleiche USt-IdNr. oder Domain), um doppelte Unternehmen zu vermeiden.

Mit benutzerdefinierten Feldern (Medium-Plan) und Regeln Pflichtfelder festlegen (z. B. USt-IdNr. für IT-Kunden).

Tab Kontakte des Unternehmens

Dedizierter Tab Kontakte (Zähler verknüpfter Personen): Lazy-Load-Liste aller Kontakte mit company_id = dieses Unternehmen. Von hier Kontaktkarten öffnen, neue vorverknüpfte Kontakte hinzufügen oder bestehende verknüpfen.

Das ist die «kommerzielle Organigramm»-Ansicht des Accounts: Entscheider, administrativer Ansprechpartner, Techniker. Für ABM-Prozesse diesen Tab vor jedem Besuch oder QBR aktuell halten.

Einen Kontakt vom Tab Kontakte des Unternehmens erstellen füllt das Feld Unternehmen im neuen Datensatz vor.

Weitere Kartenbereiche

• Checklist — Kunden-Onboarding, Rechtsdokumente (Checklist-Leitfaden).
• Verbindungen — Deals, Projekte, Tickets, Angebote (Verbindungen-Leitfaden).
• E-Mail: synchronisierter Nachrichtenverlauf mit dem Unternehmen verknüpft.
• Abrechnung (Sales): Zahlungsbedingungen, E-Rechnungsdaten.
• Corporate: erweiterte Unternehmensdaten (Rechtsform, REA, Kapital…).
• Marketing: Listen und Kampagnen auf Account-Ebene.
• Sync: externe Integrationen.
• Updates — Audit-Trail Änderungen, Kommentare und Kommunikation.

Unternehmen erstellen

1. Unternehmensliste → + Unternehmen (oder aus Unternehmensfeld in einem Kontakt mit «neu erstellen»).
2. Mindestens Firmenname eingeben; Website oder USt-IdNr. empfohlen zur Deduplizierung.
3. Optional: Logo, Branche, Owner-Stakeholder.
4. Speichern → sofort Kontakte im Tab Kontakte oder über Deal-Verbindungen verknüpfen.

CSV-Import und Enrichment (Discover companies) für Massenbefüllung aus Integrationen.

Unternehmen bearbeiten

Einzelbearbeitung (Karte)

1. Unternehmenskarte öffnen.
2. Inline bearbeiten: Firmenname in Kopfzeile, Logo, Felder im Tab Daten (Stift-Symbol).
3. Labels, Datenschutz, Mitarbeiter in der Aktionsleiste aktualisieren.
4. Automatisches Speichern in Seitenkarte oder Speichern-Schaltfläche in company page.

Massenbearbeitung (Liste)

1. In der Unternehmensliste Zeilen mit Checkboxen auswählen.
2. Bearbeiten in der Aktionsleiste klicken.
3. Im Modal Verantwortlichen, Labels, Branche, erlaubte Custom-Felder setzen.
4. Bestätigen, um auf alle ausgewählten Unternehmen anzuwenden.

Admin: Optionen → Karte bearbeiten für Feldlayout. USt-IdNr. bei bereits abgerechneten Datensätzen ändern erfordert Vorsicht: Auswirkungen auf verknüpfte Sales-Dokumente prüfen.

Unternehmen löschen

Unternehmen löschen, die irrtümlich erstellt oder Testduplikate sind. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn der Account Deal-, Ticket- oder Kontakthistorie hat und Sie die Spur im CRM nicht verlieren wollen.

Einzelnes Löschen

1. Karte öffnen → Optionen → Löschen (roter Eintrag).
2. Im Modal bestätigen.

Mit Advanced Premium geht das Unternehmen in den Papierkorb (Unternehmensliste → Aktionen → Unternehmens-Papierkorb). Von dort Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Bei Unternehmen im Papierkorb erscheint das Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Free-Plan (ohne Advanced Premium) ist die Löschung in der Regel endgültig direkt nach Bestätigung, ohne Papierkorb — Berechtigungen Ihrer Organisation prüfen.

Achtung: Löschen eines Unternehmens löscht verknüpfte Kontakte nicht automatisch — Beziehungen vor dem Vorgehen prüfen (oder Kontakte einem anderen Unternehmen zuweisen).

Mehrfaches Löschen

1. Unternehmensliste → auswählen → Löschen (rote Schaltfläche).
2. Bestätigen.

Unternehmen archivieren

Inaktive Accounts archivieren (verlorene Prospects, eingestellte Lieferanten) bei erhaltener Deal-, Ticket- und Kontakthistorie.

Einzelnen Datensatz archivieren

1. Karte → Optionen → Archivieren (Medium-Plan) → bestätigen.

Mehrere Unternehmen archivieren / Archiv einsehen

• Mehrfach: Liste → auswählen → Archivieren.
• Einsehen: Aktionen → Unternehmensarchiv.
• Wiederherstellen: aus Archiv oder Optionen → Wiederherstellen auf der Karte.

Archivierte Unternehmen erscheinen nicht in Standard-Operationsansichten, bleiben aber über Archiv, Verbindungen und historische Berichte erreichbar.

Unternehmensbericht

Der Bereich Unternehmensbericht (Premium) fasst Unternehmen zusammen, auf die Sie je nach Rolle und Organisationsberechtigungen Zugriff haben: Sie sehen nur autorisierte Datensätze und Felder. Dient zur Analyse nach Branche, Größe, Verantwortlichem und Export — zum Hinzufügen oder Korrigieren einzelner Accounts die Unternehmensliste verwenden.

• Dashboard: Diagramme nach Branche, Größe, Typ, Labels, Verantwortlichem, geografische Karte.
• Berichtsliste: filterbare analytische Tabelle mit CSV/Excel-Export — Basis für Account-Reviews und kommerzielle Segmentierung.

Bericht mit Listenfiltern und Tab Verbindungen kombinieren, um zu verstehen, welche Accounts offene Deals vs. nur Historie haben.

Unternehmen klonen

Nützlich für Account-Vorlagen (Partnertyp, standardmäßige Onboarding-Checklist-Struktur).

Einzelnes Klonen

1. Karte → Optionen → Klonen.
2. Im Modal auswählen: Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare.
3. Bestätigen und Firmenname / USt-IdNr. des neuen Datensatzes aktualisieren.

Mehrfaches Klonen

1. Liste → auswählen → Klonen → Optionen wählen → bestätigen.

Filter, Spalten und Duplikate

Erweiterte Filter nach Branche, Größe, Labels, Verbindungen (offener Deal, offenes Ticket…), Custom-Felder. Spalten bearbeiten in Aktionen, um die Tabelle an Ihre Branche anzupassen.

(Medium-Plan) Duplikate verwalten: Unternehmen mit gleicher USt-IdNr./Domain/ähnlichem Namen zusammenführen; Ignoriert-Seite für gültige Paare (Homonyme).

Import, Export und Metadaten

• Import/Export CSV (Org-Berechtigungen) mit Spaltenmapping.
• Metadata lookup: von Website oder Teildaten öffentliche Informationen abrufen zur Vorbefüllung der Karte (Branche, Adresse) — immer vor dem Speichern bestätigen.
• VIES (EU): innergemeinschaftliche USt-IdNr.-Validierung wo integriert.

Unternehmenseinstellungen

Unternehmenseinstellungen: Felder, Kartenlayout (fields_view), Listenspalten (columns_view). Branchen- und Größen-Nomenklatur an Ihr ICP vor Team-Rollout ausrichten.

Empfohlene Prozesse

• Account-based: ein Unternehmen = ein Account mit Deal-Pipeline; Rollenkontakte verknüpft; Label «Target Q3» am Unternehmen.
• Partner channel: Partnerunternehmen → Verbindungen zu indirekten Deals und Referenzkontakten.
• Renewal: Checkliste am Unternehmen 90 Tage vor Vertragsende; Filter «abschließender Deal + unvollständige Checkliste».
• Data quality: monatlich USt-IdNr.-Duplikate; Filter Unternehmen ohne Kontakte (zu vervollständigen); verlorene Prospects archivieren.
• CS → Sales Handoff: Projektverbindungen + Unternehmen + Entscheiderkontakt immer vor Go-live vorhanden.

Kombinieren Sie Unternehmen, Kontakte und Verbindungen für ein kohärentes B2B-CRM: das Unternehmen liefert Account-Kontext, Kontakte die Gespräche, Verbindungen den operativen Faden mit Vertrieb und Delivery.