Vodnik po Mokapenu

Organizacije in dostopi

V Mokapenu vedno delate znotraj organizacije: namenskega delovnega prostora za vašo ekipo, podjetje ali oddelek. Vsaka organizacija ima svoje podatke, uporabnike, nastavitve in dovoljenja, ločene od drugih. Vaš osebni račun (e-pošta in geslo) lahko pripada eni ali več organizacijam, vsaka z drugo vlogo. Ta vodnik pojasnjuje, kako delujejo organizacije, dostopi in izolacija podatkov.

Račun, organizacija in zaprt delovni prostor

Ključna razlika:

• Uporabniški račun — vaša identiteta za prijavo (e-pošta, osebni profil, jezikovne nastavitve). En račun, veljaven v vseh organizacijah, s katerimi ste povezani.
• Organizacija — delovno okolje s svojimi stiki, nalogami, posli, ticketi, uporabniki, ekipami, nastavitvami in Premium načrtom. To je zaprt delovni prostor: podatki ene organizacije niso vidni iz druge.
• Dostop — povezava med vašim računom in organizacijo, zabeležena z vlogo (Guest, User, Member, Owner…). Brez dostopa ne vstopite v to organizacijo.

Ko ste prijavljeni, Mokapen vedno prikaže eno aktivno organizacijo (organizacija seje). Vse, kar vidite — meniji, seznami, zapisi, poročila — pripada tej organizaciji. Ob menjavi organizacije se popolnoma spremeni kontekst: kot bi prešli iz enega podjetja v drugega, z neodvisnimi podatki in dovoljenji.

En uporabnik, več organizacij

Normalno je imeti hkrati dostop do več organizacij, na primer:

• vaše glavno podjetje (vloga Owner ali Member);
• projekt pri stranki, kjer ste Guest ali User na povabilo;
• drugi oddelek ali družba v skupini z drugo vlogo;
• okolje whitelabel ali partner z namensko blagovno znamko.

V vsaki organizaciji lahko imate drugačno vlogo: Owner v vašem podjetju in Guest pri dobavitelju, na primer. Dovoljenja veljajo samo za aktivno organizacijo, ne globalno na računu. Več v vodniku Uporabniške vloge in dovoljenja.

Menjava organizacije

Za prehod iz ene organizacije v drugo uporabite izbirnik na vrhu navigacijske vrstice (logotip in ime trenutne organizacije). Spustni meni našteje vse organizacije, do katerih imate dostop: kliknite vnos, da vstopite v ta delovni prostor.

Ob menjavi organizacije:

• se posodobijo meniji, podatki, nastavitve in vidni Premium načrt;
• se uporabita vaša vloga in dovoljenja te organizacije;
• ostanete v istem delu aplikacije, če je mogoče (npr. preidete iz Nalog Org A v Naloge Org B);
• se prikaže potrditveno sporočilo («Prešli ste v organizacijo…»).

Ne obstaja pogled «vse organizacije skupaj» za stike ali naloge: vedno delate v eni organizaciji naenkrat.

Prednostna organizacija

Lahko nastavite prednostno organizacijo (privzeto): ob vsaki prijavi Mokapen najprej odpre to. Koristno je, če večinoma delate v enem delovnem prostoru, občasno pa uporabljate druge.

V izbirniku organizacij je prednostna organizacija označena z ikono zvezdice. Spremenite jo lahko v nastavitvah profila ali organizacije. Če odstranite prednostno organizacijo, se predlaga druga med tistimi, ki vam pripadajo.

Povabila in vstop v organizacijo

Za vstop v organizacijo potrebujete povabilo uporabnika z dovoljenjem (običajno User ali višje) ali sami ustvarite novo organizacijo.

• Povabilo po e-pošti — prejmete povezavo, jo sprejmete in ste dodani z vlogo, ki jo določi povabitelj.
• Povezava za povabilo — nekatere organizacije delijo povezavo za registracijo (če je omogočeno).
• Nova organizacija — iz menija organizacij, «Nova organizacija»: ustvarite prazen delovni prostor in postanete Owner.

Po vstopu se organizacija prikaže v izbirniku. Vaša vloga določa, kaj lahko tam počnete (glejte vodnik Vloge). Dostop lahko odvzame administrator: v tem primeru organizacija izgine ali postane nedostopna.

Izolacija podatkov

Vsaka organizacija je zaprt najemnik. To pomeni:

• stiki, podjetja, naloge, posli, ticketi in dokumenti, ustvarjeni v Org A, niso vidni v Org B;
• uporabniki in ekipe so navedeni po organizaciji: kolega v Org A morda ne obstaja v Org B;
• integracije, polja po meri, pipeline-i in nastavitve aplikacije so konfigurirani ločeno za vsako org;
• obračunavanje in Premium načrt (Free, Small, Medium, Large…) veljata po organizaciji, ne po uporabniškem računu.

Tudi povezave med entitetami ostanejo v istem delovnem prostoru: ne morete povezati naloge iz Org A s stikom iz Org B. To zagotavlja zasebnost med strankami, podružnicami ali ločenimi projekti.

Ekipe in dodatna dovoljenja

Znotraj vsake organizacije obstajajo ekipe: skupine uporabnikov (Prodaja, Podpora, Management…). Poleg organizacijske vloge se dovoljenja lahko natančneje določijo na ravni ekipe za določene vire ali področja.

Limited User vidi samo ekipe, ki jim pripada; User ali višje upravlja ekipe in člane. Ekipe ne presegajo organizacij: «Ekipa Prodaja» v Org A je neodvisna od tiste v Org B.

Javna ali zasebna organizacija

Vsaka organizacija je lahko javna ali zasebna v Mokapen Network:

• Javna — ima stran v Network, koristno, da vas najdejo potencialne stranke ali partnerji.
• Zasebna — samo za interno uporabo; se ne prikaže v Network. To je najpogostejša izbira za zaprte poslovne delovne prostore.

Javna ali zasebna se nanaša na zunanjo vidnost v Network, ne na interna dovoljenja: v obeh primerih so podatki dostopni samo povabljenim uporabnikom.

Whitelabel in namenske domene

Nekatere organizacije uporabljajo whitelabel: prilagojeno domeno, logotip in komunikacijo (npr. CRM partnerja z lastno blagovno znamko). Ostanete v zaprtem delovnem prostoru kot druge org, vizualna izkušnja in nekatere funkcije pa se lahko razlikujejo. Dostopi in izolacija podatkov delujejo enako.

Status dostopa

V izbirniku organizacij ikona opozorila kaže prekinjen ali omejen dostop (npr. nedokončano povabilo, deaktivirana organizacija, presežena kvota). V tem primeru je organizacija lahko sivkasta: kontaktirajte Owner ali administratorja organizacije za obnovitev dostopa.

Praktični primeri

• Samostojni svetovalec — Owner lastne org; Guest ali User v org strank, kjer dela na dodeljenih nalogah. Zjutraj zamenja org v izbirniku.
• Skupina z dvema družbama — dve ločeni organizaciji (Org Holding, Org Podružnica). Isti managerji z enim računom, ločeni podatki in obračunavanje.
• Zunanji dobavitelj — povabljen kot Guest na projekt: vidi samo deljene naloge/projekte, ne celotnega imenika ali nastavitev.
• HR in prodaja — ista org, različni vlogi Member in User; ekipa HR in ekipa Prodaja z vidnostjo po oddelku.

Pogosta vprašanja

V: Ali se moji stiki sinhronizirajo med vsemi organizacijami?

O: Ne. Vsaka organizacija ima svoj imenik. Isti račun lahko ima različne stike v različnih org.

V: Ali lahko imam različne vloge v različnih organizacijah?

O: Da. Vloga je vezana na dostop v vsaki organizaciji, ne na globalni račun.

V: Kaj se zgodi, če me odstranijo iz organizacije?

O: Izgubite dostop do tega delovnega prostora in njegovih podatkov. Vaš račun in druge organizacije ostanejo aktivne.

V: Ali moram plačati Premium za vsako organizacijo?

O: Da, Premium načrt velja po organizaciji. Različne org lahko imajo različne načrte (Free, Small, Medium, Large…).

V: Kje izvem, kaj lahko počnem s svojo vlogo?

O: V vodniku Uporabniške vloge in dovoljenja, s primerjalno tabelo in FAQ za Guest, User, Member, Owner in Admin.