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Organizaciones y accesos

En Mokapen siempre trabajas dentro de una organización: un espacio de trabajo dedicado a tu equipo, tu empresa o tu departamento. Cada organización tiene sus propios datos, usuarios, ajustes y permisos, separados de las demás. Tu cuenta personal (correo electrónico y contraseña) puede pertenecer a una o más organizaciones, cada una con un rol distinto. Esta guía explica cómo funcionan las organizaciones, los accesos y el aislamiento de datos.

Cuenta, organización y espacio de trabajo cerrado

Distinción fundamental:

• Cuenta de usuario — tu identidad de acceso (correo, perfil personal, preferencias de idioma). Una sola cuenta, válida en todas las organizaciones a las que estás vinculado.
• Organización — un entorno de trabajo con sus contactos, tareas, deals, tickets, usuarios, equipos, ajustes y plan Premium. Es un espacio de trabajo cerrado: los datos de una organización no son visibles desde otra.
• Acceso — el vínculo entre tu cuenta y una organización, registrado con un rol (Guest, User, Member, Owner…). Sin acceso no entras en esa organización.

Cuando estás conectado, Mokapen muestra siempre una sola organización activa (organización de sesión). Todo lo que ves — menús, listas, fichas, informes — pertenece a esa organización. Al cambiar de organización cambias por completo de contexto: es como pasar de una empresa a otra, con datos y permisos independientes.

Un usuario, varias organizaciones

Es normal tener acceso a varias organizaciones a la vez, por ejemplo:

• tu empresa principal (rol Owner o Member);
• un proyecto con un cliente donde eres Guest o User por invitación;
• un segundo departamento o sociedad del grupo con otro rol;
• un entorno whitelabel o de partner con branding dedicado.

En cada organización puedes tener un rol distinto: Owner en tu empresa y Guest en la de un proveedor, por ejemplo. Los permisos se aplican solo a la organización activa, no de forma global en la cuenta. Profundiza en la guía Roles y permisos.

Cambiar de organización

Para pasar de una organización a otra, usa el selector superior de la barra de navegación (logo y nombre de la organización actual). El menú desplegable enumera todas las organizaciones a las que tienes acceso: haz clic en una entrada para entrar en ese espacio de trabajo.

Al cambiar de organización:

• se actualizan menús, datos, ajustes y el plan Premium visible;
• se aplican tu rol y los permisos de esa organización;
• permaneces en la misma zona de la app si es posible (p. ej. pasas de Tareas de Org A a Tareas de Org B);
• aparece un mensaje de confirmación («Has cambiado a la organización…»).

No existe una vista «todas las organizaciones juntas» para contactos o tareas: siempre trabajas en una organización a la vez.

Organización preferida

Puedes establecer una organización preferida (predeterminada): en cada acceso Mokapen abre esa primero. Es útil si trabajas principalmente en un solo espacio de trabajo pero tienes otros ocasionales.

En el selector de organizaciones, la organización preferida está marcada con un icono de estrella. Puedes cambiarla desde los ajustes del perfil o de la organización. Si eliminas la organización preferida, se propone otra entre las que te pertenecen.

Invitaciones y entrada en una organización

Para entrar en una organización necesitas una invitación de un usuario con permiso (normalmente User o superior) o crear tú una nueva organización.

• Invitación por correo — recibes un enlace, lo aceptas y se te añade con un rol asignado por quien invita.
• Enlace de invitación — algunas organizaciones comparten un enlace registrable (si está habilitado).
• Nueva organización — desde el menú de organizaciones, «Nueva organización»: creas un espacio de trabajo vacío y eres Owner.

Tras la entrada, la organización aparece en el selector. Tu rol determina qué puedes hacer allí (consulta la guía Roles). El acceso puede ser revocado por un administrador: en ese caso la organización desaparece o queda no disponible.

Aislamiento de datos

Cada organización es un tenant cerrado. Esto significa que:

• contactos, empresas, tareas, deals, tickets y documentos creados en Org A no son visibles en Org B;
• usuarios y equipos se listan por organización: un compañero en Org A puede no existir en Org B;
• integraciones, campos personalizados, pipelines y preferencias de la app se configuran por separado para cada org;
• facturación y plan Premium (Free, Small, Medium, Large…) son por organización, no por cuenta de usuario.

Incluso las conexiones entre entidades permanecen en el mismo espacio de trabajo: no puedes vincular una tarea de Org A con un contacto de Org B. Esto garantiza privacidad entre clientes, filiales o proyectos distintos.

Equipos y permisos adicionales

Dentro de cada organización existen los equipos: grupos de usuarios (Ventas, Soporte, Management…). Además del rol organizativo, los permisos pueden refinarse a nivel de equipo sobre recursos o áreas específicas.

Un Limited User ve solo los equipos de los que forma parte; un User o superior gestiona equipos y miembros. Los equipos no cruzan organizaciones: «Equipo Ventas» en Org A es independiente del de Org B.

Organización pública o privada

Cada organización puede ser pública o privada en el Mokapen Network:

• Pública — tiene una página en el Network, útil para que te encuentren clientes o partners potenciales.
• Privada — solo para uso interno; no aparece en el Network. Es la opción más habitual para espacios de trabajo empresariales cerrados.

Público o privado se refiere a la visibilidad externa en el Network, no a los permisos internos: en ambos casos los datos solo son accesibles para usuarios invitados.

Whitelabel y dominios dedicados

Algunas organizaciones usan whitelabel: dominio, logo y comunicaciones personalizados (p. ej. CRM del partner con su propia marca). Sigues en un espacio de trabajo cerrado como otras orgs, pero la experiencia visual y algunas funciones pueden diferir. Los accesos y el aislamiento de datos funcionan igual.

Estado del acceso

En el selector de organizaciones, un icono de aviso indica acceso suspendido o limitado (p. ej. invitación incompleta, organización desactivada, cuota superada). En ese caso la organización puede aparecer en gris: contacta con el Owner o el administrador de la organización para restablecer el acceso.

Ejemplos prácticos

• Consultor freelance — Owner de su propia org; Guest o User en las orgs de clientes donde trabaja en tareas asignadas. Cambia de org desde el selector al inicio del día.
• Grupo con dos sociedades — dos organizaciones separadas (Org Holding, Org Filial). Mismos managers con una sola cuenta, datos y facturación distintos.
• Proveedor externo — invitado como Guest en un proyecto: ve solo tareas/proyectos compartidos, no el directorio completo ni los ajustes.
• RR. HH. y comercial — misma org, roles Member y User distintos; equipo RR. HH. y equipo Ventas con visibilidad por departamento.

Preguntas frecuentes

P: ¿Se sincronizan mis contactos entre todas las organizaciones?

R: No. Cada organización tiene su propio directorio. La misma cuenta puede tener contactos distintos en orgs diferentes.

P: ¿Puedo tener roles distintos en organizaciones diferentes?

R: Sí. El rol está vinculado al acceso en cada organización, no a tu cuenta global.

P: ¿Qué ocurre si me eliminan de una organización?

R: Pierdes acceso a ese espacio de trabajo y a sus datos. Tu cuenta y las demás organizaciones siguen activas.

P: ¿Debo pagar Premium por cada organización?

R: Sí, el plan Premium es por organización. Distintas orgs pueden tener planes diferentes (Free, Small, Medium, Large…).

P: ¿Dónde aprendo qué puedo hacer con mi rol?

R: En la guía Roles y permisos, con tabla comparativa y FAQ para Guest, User, Member, Owner y Admin.