Ghidul Mokapen

Organizații și accese

În Mokapen lucrezi mereu în cadrul unei organizații: un workspace dedicat echipei, companiei sau departamentului tău. Fiecare organizație are propriile date, utilizatori, setări și permisiuni, separate de celelalte. Contul tău personal (e-mail și parolă) poate aparține unei sau mai multor organizații, fiecare cu un rol diferit. Acest ghid explică cum funcționează organizațiile, accesele și izolarea datelor.

Cont, organizație și workspace închis

Distincție fundamentală:

• Cont utilizator — identitatea ta de autentificare (e-mail, profil personal, preferințe de limbă). Un singur cont, valabil în toate organizațiile la care ești conectat.
• Organizație — un mediu de lucru cu contactele, task-urile, deal-urile, ticketele, utilizatorii, echipele, setările și planul Premium proprii. Este un workspace închis: datele unei organizații nu sunt vizibile din alta.
• Acces — legătura dintre contul tău și o organizație, înregistrată cu un rol (Guest, User, Member, Owner…). Fără acces nu intri în acea organizație.

Când ești conectat, Mokapen afișează mereu o singură organizație activă (organizația de sesiune). Tot ce vezi — meniuri, liste, fișe, rapoarte — aparține acelei organizații. Schimbarea organizației schimbă complet contextul: este ca și cum ai trece de la o companie la alta, cu date și permisiuni independente.

Un utilizator, mai multe organizații

Este normal să ai acces la mai multe organizații simultan, de exemplu:

• compania ta principală (rol Owner sau Member);
• un proiect cu un client unde ești Guest sau User pe invitație;
• un al doilea departament sau societate din grup cu alt rol;
• un mediu whitelabel sau partener cu branding dedicat.

În fiecare organizație poți avea un rol diferit: Owner în compania ta și Guest la un furnizor, de exemplu. Permisiunile se aplică doar organizației active, nu global pe cont. Aprofundează în ghidul Roluri și permisiuni utilizator.

Schimbarea organizației

Pentru a trece de la o organizație la alta, folosește selectorul de sus din bara de navigare (logo și numele organizației curente). Meniul derulant listează toate organizațiile la care ai acces: clic pe o intrare pentru a intra în acel workspace.

La schimbarea organizației:

• se actualizează meniurile, datele, setările și planul Premium vizibil;
• se aplică rolul și permisiunile tale din acea organizație;
• rămâi în aceeași zonă a aplicației dacă este posibil (ex. treci de la Task-uri Org A la Task-uri Org B);
• apare un mesaj de confirmare («Ai trecut la organizația…»).

Nu există o vedere «toate organizațiile împreună» pentru contacte sau task-uri: lucrezi mereu într-o organizație la un moment dat.

Organizație preferată

Poți seta o organizație preferată (implicită): la fiecare autentificare Mokapen o deschide pe aceea prima. Este util dacă lucrezi în principal într-un singur workspace, dar ai și altele ocazional.

În selectorul de organizații, organizația preferată este marcată cu o iconiță stea. O poți schimba din setările profilului sau ale organizației. Dacă elimini organizația preferată, se propune alta dintre cele la care aparții.

Invitații și intrarea într-o organizație

Pentru a intra într-o organizație ai nevoie de o invitație de la un utilizator cu permisiune (de obicei User sau superior) sau creezi tu o organizație nouă.

• Invitație e-mail — primești un link, îl accepți și ești adăugat cu un rol atribuit de invitant.
• Link de invitație — unele organizații partajează un link de înregistrare (dacă este activat).
• Organizație nouă — din meniul organizațiilor, «Organizație nouă»: creezi un workspace gol și devii Owner.

După intrare, organizația apare în selector. Rolul tău determină ce poți face acolo (vezi ghidul Roluri). Accesul poate fi revocat de un administrator: în acest caz organizația dispare sau devine indisponibilă.

Izolarea datelor

Fiecare organizație este un tenant închis. Aceasta înseamnă că:

• contactele, companiile, task-urile, deal-urile, ticketele și documentele create în Org A nu sunt vizibile în Org B;
• utilizatorii și echipele sunt listate per organizație: un coleg din Org A poate să nu existe în Org B;
• integrările, câmpurile personalizate, pipeline-urile și preferințele aplicației sunt configurate separat pentru fiecare org;
• facturarea și planul Premium (Free, Small, Medium, Large…) sunt per organizație, nu per cont utilizator.

Chiar și conexiunile dintre entități rămân în același workspace: nu poți lega un task din Org A de un contact din Org B. Acest lucru garantează confidențialitatea între clienți, filiale sau proiecte distincte.

Echipe și permisiuni suplimentare

În cadrul fiecărei organizații există echipe: grupuri de utilizatori (Vânzări, Suport, Management…). Pe lângă rolul organizațional, permisiunile pot fi rafinate la nivel de echipă pe resurse sau zone specifice.

Un Limited User vede doar echipele din care face parte; un User sau superior gestionează echipele și membrii. Echipele nu traversează organizațiile: «Echipa Vânzări» din Org A este independentă de cea din Org B.

Organizație publică sau privată

Fiecare organizație poate fi publică sau privată pe Mokapen Network:

• Publică — are o pagină pe Network, utilă pentru a fi găsit de clienți sau parteneri potențiali.
• Privată — doar pentru uz intern; nu apare pe Network. Este cea mai frecventă alegere pentru workspace-uri de companie închise.

Public sau privat se referă la vizibilitatea externă pe Network, nu la permisiunile interne: în ambele cazuri datele rămân accesibile doar utilizatorilor invitați.

Whitelabel și domenii dedicate

Unele organizații folosesc whitelabel: domeniu, logo și comunicări personalizate (ex. CRM-ul partenerului cu propriul brand). Rămâi pe un workspace închis ca alte org, dar experiența vizuală și unele funcții pot diferi. Accesele și izolarea datelor funcționează la fel.

Starea accesului

În selectorul de organizații, o iconiță de avertizare indică acces suspendat sau limitat (ex. invitație nefinalizată, organizație dezactivată, cotă depășită). În acest caz organizația poate apărea gri: contactează Owner sau administratorul organizației pentru a restabili accesul.

Exemple practice

• Consultant freelance — Owner al propriei org; Guest sau User în org-urile clienților unde lucrează la task-uri atribuite. Schimbă org din selector la începutul zilei.
• Grup cu două societăți — două organizații separate (Org Holding, Org Filială). Aceiași manageri cu un singur cont, date și facturare distincte.
• Furnizor extern — invitat ca Guest pe un proiect: vede doar task-uri/proiecte partajate, nu agenda completă sau setările.
• HR și comercial — aceeași org, roluri Member și User diferite; echipa HR și echipa Vânzări cu vizibilitate pe departament.

Întrebări frecvente

Î: Contactele mele se sincronizează între toate organizațiile?

R: Nu. Fiecare organizație are propria agendă. Același cont poate avea contacte diferite în org-uri diferite.

Î: Pot avea roluri diferite în organizații diferite?

R: Da. Rolul este legat de accesul din fiecare organizație, nu de contul tău global.

Î: Ce se întâmplă dacă sunt eliminat dintr-o organizație?

R: Pierzi accesul la acel workspace și la datele sale. Contul tău și celelalte organizații rămân active.

Î: Trebuie să plătesc Premium pentru fiecare organizație?

R: Da, planul Premium este per organizație. Org-uri diferite pot avea planuri diferite (Free, Small, Medium, Large…).

Î: Unde aflu ce pot face cu rolul meu?

R: În ghidul Roluri și permisiuni utilizator, cu tabel comparativ și FAQ pentru Guest, User, Member, Owner și Admin.