La Guida di Mokapen

Organizzazioni e accessi

In Mokapen lavori sempre dentro un'organizzazione: un workspace dedicato al tuo team, alla tua azienda o al tuo reparto. Ogni organizzazione ha dati, utenti, impostazioni e permessi propri, separati dalle altre. Il tuo account personale (email e password) può invece appartenere a una o più organizzazioni, ciascuna con un ruolo diverso. Questa guida spiega come funzionano organizzazioni, accessi e isolamento dei dati.

Account, organizzazione e workspace chiuso

Distinzione fondamentale:

• Account utente — la tua identità di login (email, profilo personale, preferenze lingua). Un solo account, valido su tutte le organizzazioni a cui sei collegato.
• Organizzazione — un ambiente di lavoro con i suoi contatti, task, deal, ticket, utenti, team, impostazioni e piano Premium. È un workspace chiuso: i dati di un'organizzazione non sono visibili dalle altre.
• Accesso — il legame tra il tuo account e un'organizzazione, registrato con un ruolo (Guest, User, Member, Owner…). Senza accesso non entri in quell'organizzazione.

Quando sei connesso, Mokapen mostra sempre una sola organizzazione attiva (organizzazione di sessione). Tutto ciò che vedi — menu, elenchi, schede, report — appartiene a quell'organizzazione. Cambiando organizzazione cambi completamente contesto: è come passare da un'azienda all'altra, con dati e permessi indipendenti.

Un utente, più organizzazioni

È normale avere accesso a più organizzazioni contemporaneamente, ad esempio:

• la tua azienda principale (ruolo Owner o Member);
• un progetto con un cliente dove sei Guest o User su invito;
• un secondo reparto o società del gruppo con un altro ruolo;
• un ambiente whitelabel o partner con branding dedicato.

In ogni organizzazione puoi avere un ruolo diverso: Owner nella tua azienda e Guest in quella di un fornitore, per esempio. I permessi si applicano solo all'organizzazione attiva, non globalmente sull'account. Approfondisci nella guida Ruoli e permessi.

Cambiare organizzazione

Per passare da un'organizzazione all'altra usa il selettore in alto nella barra di navigazione (logo e nome dell'organizzazione corrente). Il menu a tendina elenca tutte le organizzazioni a cui hai accesso: clicca su una voce per entrare in quel workspace.

Al cambio organizzazione:

• si aggiornano menu, dati, impostazioni e piano Premium visibili;
• si applicano il tuo ruolo e i permessi di quell'organizzazione;
• resti sulla stessa area dell'app se possibile (es. passi da Task di Org A a Task di Org B);
• compare un messaggio di conferma del passaggio («Sei passato all'organizzazione…»).

Non esiste una vista «tutte le organizzazioni insieme» per contatti o task: devi sempre lavorare in una organizzazione alla volta.

Organizzazione preferita

Puoi impostare un'organizzazione preferita (default): ad ogni accesso Mokapen apre quella per prima. È utile se lavori principalmente in un solo workspace ma ne hai altri occasionali.

Nel selettore organizzazioni, l'organizzazione preferita è contrassegnata con un'icona stella. Puoi cambiarla dalle impostazioni del profilo o dell'organizzazione. Se elimini l'organizzazione preferita, ne viene proposta un'altra tra quelle a cui appartieni.

Inviti e ingresso in un'organizzazione

Per entrare in un'organizzazione serve un invito da un utente con permesso (di solito User o superiore) oppure la creazione di una nuova organizzazione da parte tua.

• Invito email — ricevi un link, accetti e vieni aggiunto con un ruolo assegnato dall'invitante.
• Link di invito — alcune organizzazioni condividono un link registrabile (se abilitato).
• Nuova organizzazione — dal menu organizzazioni, «Nuova organizzazione»: crei un workspace vuoto e sei Owner.

Dopo l'ingresso l'organizzazione compare nel selettore. Il tuo ruolo determina cosa puoi fare lì dentro (vedi guida Ruoli). L'accesso può essere revocato da un amministratore: in quel caso l'organizzazione scompare o risulta non disponibile.

Isolamento dei dati

Ogni organizzazione è un tenant chiuso. Significa che:

• contatti, aziende, task, deal, ticket e documenti creati in Org A non sono visibili in Org B;
• utenti e team sono elencati per organizzazione: un collega in Org A può non esistere in Org B;
• integrazioni, campi personalizzati, pipeline e preferenze app sono configurati separatamente per ogni org;
• fatturazione e piano Premium (Gratuito, Small, Medium, Large…) sono per organizzazione, non per account utente.

Anche le connessioni tra entità restano dentro lo stesso workspace: non puoi collegare un task di Org A a un contatto di Org B. Questo garantisce privacy tra clienti, filiali o progetti distinti.

Team e permessi aggiuntivi

All'interno di ogni organizzazione esistono i team: gruppi di utenti (Vendite, Supporto, Management…). Oltre al ruolo organizzativo, i permessi possono essere raffinati a livello team su specifiche risorse o aree.

Un Limited User vede solo i team di cui fa parte; un User o superiore gestisce team e membri. I team non attraversano le organizzazioni: «Team Vendite» in Org A è indipendente da quello in Org B.

Organizzazione pubblica o privata

Ogni organizzazione può essere pubblica o privata rispetto al Mokapen Network:

• Pubblica — ha una pagina nel Network, utile per farsi trovare da potenziali clienti o partner.
• Privata — solo per uso interno; non compare nel Network. È la scelta più comune per workspace aziendali chiusi.

Pubblico o privato riguarda la visibilità esterna sul Network, non i permessi interni: in entrambi i casi i dati restano accessibili solo agli utenti invitati.

Whitelabel e domini dedicati

Alcune organizzazioni usano un whitelabel: dominio, logo e comunicazioni personalizzati (es. CRM del partner con il suo brand). Resti su un workspace chiuso come le altre org, ma l'esperienza visiva e alcune funzioni possono differire. Gli accessi e l'isolamento dati funzionano allo stesso modo.

Stato dell'accesso

Nel selettore organizzazioni, un'icona di avviso indica accesso sospeso o limitato (es. invito non completato, organizzazione disattivata, quota superata). In quel caso l'organizzazione può apparire in grigio: contatta l'Owner o l'amministratore dell'organizzazione per ripristinare l'accesso.

Esempi pratici

• Consulente freelance — Owner della propria org; Guest o User nelle org dei clienti dove lavora su task assegnati. Cambia org dal selettore a inizio giornata.
• Gruppo con due società — due organizzazioni separate (Org Holding, Org Filiale). Stessi manager con account unico, dati e fatturazione distinti.
• Fornitore esterno — invitato come Guest su un progetto: vede solo task/progetti condivisi, niente rubrica completa né impostazioni.
• HR e commerciale — stessa org, ruoli Member e User diversi; team HR e team Vendite con visibilità per reparto.

Domande frequenti

Q: I miei contatti si sincronizzano tra tutte le organizzazioni?

A: No. Ogni organizzazione ha la propria rubrica. Lo stesso account può avere contatti diversi in org diverse.

Q: Posso avere ruoli diversi in organizzazioni diverse?

A: Sì. Il ruolo è legato all'accesso in ciascuna organizzazione, non al tuo account globale.

Q: Cosa succede se mi rimuovono da un'organizzazione?

A: Perdi accesso a quel workspace e ai suoi dati. Il tuo account e le altre organizzazioni restano attivi.

Q: Devo pagare Premium per ogni organizzazione?

A: Sì, il piano Premium è per organizzazione. Org diverse possono avere piani diversi (Free, Small, Medium, Large…).

Q: Dove imparo cosa posso fare con il mio ruolo?

A: Nella guida Ruoli e permessi, con tabella comparativa e FAQ per Guest, User, Member, Owner e Admin.