Aprenda Mokapen.

Organizações e acessos

No Mokapen trabalha sempre dentro de uma organização: um workspace dedicado à sua equipa, empresa ou departamento. Cada organização tem os seus próprios dados, utilizadores, definições e permissões, separados das outras. A sua conta pessoal (e-mail e palavra-passe) pode pertencer a uma ou mais organizações, cada uma com um papel diferente. Este guia explica como funcionam organizações, acessos e isolamento de dados.

Conta, organização e workspace fechado

Distinção fundamental:

• Conta de utilizador — a sua identidade de login (e-mail, perfil pessoal, preferências de idioma). Uma única conta, válida em todas as organizações a que está ligado.
• Organização — um ambiente de trabalho com os seus contactos, tarefas, deals, tickets, utilizadores, equipas, definições e plano Premium. É um workspace fechado: os dados de uma organização não são visíveis noutra.
• Acesso — a ligação entre a sua conta e uma organização, registada com um papel (Guest, User, Member, Owner…). Sem acesso não entra nessa organização.

Quando está ligado, o Mokapen mostra sempre uma única organização ativa (organização de sessão). Tudo o que vê — menus, listas, fichas, relatórios — pertence a essa organização. Ao mudar de organização muda completamente de contexto: é como passar de uma empresa para outra, com dados e permissões independentes.

Um utilizador, várias organizações

É normal ter acesso a várias organizações em simultâneo, por exemplo:

• a sua empresa principal (papel Owner ou Member);
• um projeto com um cliente onde é Guest ou User por convite;
• um segundo departamento ou sociedade do grupo com outro papel;
• um ambiente whitelabel ou de parceiro com branding dedicado.

Em cada organização pode ter um papel diferente: Owner na sua empresa e Guest na de um fornecedor, por exemplo. As permissões aplicam-se apenas à organização ativa, não globalmente na conta. Saiba mais no guia Funções e permissões.

Mudar de organização

Para passar de uma organização para outra, use o seletor no topo da barra de navegação (logótipo e nome da organização atual). O menu pendente lista todas as organizações a que tem acesso: clique numa entrada para entrar nesse workspace.

Ao mudar de organização:

• atualizam-se menus, dados, definições e o plano Premium visível;
• aplicam-se o seu papel e as permissões dessa organização;
• permanece na mesma área da app se possível (ex.: passa de Tarefas da Org A para Tarefas da Org B);
• aparece uma mensagem de confirmação («Mudou para a organização…»).

Não existe uma vista «todas as organizações juntas» para contactos ou tarefas: trabalha sempre numa organização de cada vez.

Organização preferida

Pode definir uma organização preferida (predefinida): em cada acesso o Mokapen abre essa primeiro. É útil se trabalha principalmente num único workspace mas tem outros ocasionais.

No seletor de organizações, a organização preferida está assinalada com um ícone de estrela. Pode alterá-la nas definições do perfil ou da organização. Se remover a organização preferida, é sugerida outra entre as que lhe pertencem.

Convites e entrada numa organização

Para entrar numa organização precisa de um convite de um utilizador com permissão (normalmente User ou superior) ou de criar uma nova organização.

• Convite por e-mail — recebe um link, aceita e é adicionado com um papel atribuído por quem convida.
• Link de convite — algumas organizações partilham um link registável (se ativado).
• Nova organização — no menu de organizações, «Nova organização»: cria um workspace vazio e torna-se Owner.

Após a entrada, a organização aparece no seletor. O seu papel determina o que pode fazer aí (consulte o guia Funções). O acesso pode ser revogado por um administrador: nesse caso a organização desaparece ou fica indisponível.

Isolamento de dados

Cada organização é um tenant fechado. Isto significa que:

• contactos, empresas, tarefas, deals, tickets e documentos criados na Org A não são visíveis na Org B;
• utilizadores e equipas são listados por organização: um colega na Org A pode não existir na Org B;
• integrações, campos personalizados, pipelines e preferências da app são configurados separadamente para cada org;
• faturação e plano Premium (Free, Small, Medium, Large…) são por organização, não por conta de utilizador.

Até as ligações entre entidades permanecem no mesmo workspace: não pode ligar uma tarefa da Org A a um contacto da Org B. Isto garante privacidade entre clientes, filiais ou projetos distintos.

Equipas e permissões adicionais

Dentro de cada organização existem equipas: grupos de utilizadores (Vendas, Suporte, Management…). Além do papel organizacional, as permissões podem ser refinadas ao nível da equipa em recursos ou áreas específicas.

Um Limited User vê apenas as equipas a que pertence; um User ou superior gere equipas e membros. As equipas não atravessam organizações: «Equipa Vendas» na Org A é independente da da Org B.

Organização pública ou privada

Cada organização pode ser pública ou privada no Mokapen Network:

• Pública — tem uma página no Network, útil para ser encontrado por clientes ou parceiros potenciais.
• Privada — apenas para uso interno; não aparece no Network. É a escolha mais comum para workspaces empresariais fechados.

Público ou privado diz respeito à visibilidade externa no Network, não às permissões internas: em ambos os casos os dados permanecem acessíveis apenas a utilizadores convidados.

Whitelabel e domínios dedicados

Algumas organizações usam whitelabel: domínio, logótipo e comunicações personalizados (ex.: CRM do parceiro com a sua própria marca). Permanece num workspace fechado como outras orgs, mas a experiência visual e algumas funções podem diferir. Acessos e isolamento de dados funcionam da mesma forma.

Estado do acesso

No seletor de organizações, um ícone de aviso indica acesso suspenso ou limitado (ex.: convite incompleto, organização desativada, quota excedida). Nesse caso a organização pode aparecer a cinzento: contacte o Owner ou o administrador da organização para repor o acesso.

Exemplos práticos

• Consultor freelance — Owner da sua própria org; Guest ou User nas orgs de clientes onde trabalha em tarefas atribuídas. Muda de org no seletor no início do dia.
• Grupo com duas sociedades — duas organizações separadas (Org Holding, Org Filial). Mesmos gestores com uma conta única, dados e faturação distintos.
• Fornecedor externo — convidado como Guest num projeto: vê apenas tarefas/projetos partilhados, não o diretório completo nem as definições.
• RR. HH. e comercial — mesma org, papéis Member e User diferentes; equipa RR. HH. e equipa Vendas com visibilidade por departamento.

Perguntas frequentes

P: Os meus contactos sincronizam-se entre todas as organizações?

R: Não. Cada organização tem o seu próprio diretório. A mesma conta pode ter contactos diferentes em orgs distintas.

P: Posso ter papéis diferentes em organizações diferentes?

R: Sim. O papel está ligado ao acesso em cada organização, não à sua conta global.

P: O que acontece se me removerem de uma organização?

R: Perde acesso a esse workspace e aos seus dados. A sua conta e as outras organizações permanecem ativas.

P: Tenho de pagar Premium por cada organização?

R: Sim, o plano Premium é por organização. Orgs diferentes podem ter planos diferentes (Free, Small, Medium, Large…).

P: Onde aprendo o que posso fazer com o meu papel?

R: No guia Funções e permissões, com tabela comparativa e FAQ para Guest, User, Member, Owner e Admin.